Tesorería de una academia: la caja mágica de octubre y el agujero de junio
Una academia puede tener un año bueno y quedarse sin dinero en junio. No es mala gestión de los cursos: los ingresos entran casi todos al principio del curso y los gastos salen los doce meses igual. Aquí tienes cómo se prevé esa estacionalidad y cómo se planifican los pagos por trimestres, con la caja y la contabilidad en la misma suscripción desde 149 €/mes.
En dos frases. El problema de caja de una academia no es ganar poco, es que cobra casi todo en dos meses y paga todo el año: la matrícula de septiembre hincha la cuenta y en junio los ingresos son los más bajos del año, con los mismos gastos fijos. La solución no es apretar en junio, es prever doce meses por adelantado y apartar el dinero de los cursos cobrados por adelantado según se va prestando la formación.
Para quién es. Y para quién no.
Es para ti si
Cobras matrículas al empezar el curso y cuotas después.
Tienes profesorado y alquiler todo el año, también en agosto.
Cada primavera pasas apuros y cada otoño te sobra dinero.
¿Cómo preveo la caja si casi todo entra en tres meses?
Trabajando con el calendario, no con el mes. Escribe los compromisos fijos de los doce meses (alquiler, nóminas, seguros, suministros, cuotas), pon encima los cobros que ya conoces por contrato o por domiciliación y mira cuál es tu mes más flojo y cuánto dinero hace falta para llegar a él. Esa cifra es tu objetivo de colchón, y no hay una cifra universal: sale de tus propios números.
¿Las matrículas del curso son ingreso del mes en que las cobro?
En caja sí, en resultado no. El dinero entra el día que se cobra, pero el ingreso se imputa al periodo en el que se presta la formación, así que una matrícula de curso anual cobrada en septiembre no es toda beneficio de septiembre. Confundir las dos cosas es lo que convierte una caja buena en un problema del año siguiente. En la práctica: el dinero que no es de este mes se aparta y no se gasta.
¿Qué hago si en junio no llego a pagar las nóminas?
Primero, mirar la previsión con meses de antelación: si el problema se ve en enero, tiene solución; si se ve en junio, es una urgencia. Las salidas habituales son adelantar cobros del curso siguiente, pactar el calendario de pagos con proveedores y con el arrendador y hablar con el banco antes de necesitarlo. Las retenciones y los seguros sociales no son una buena partida para retrasar.
¿Cuánto colchón necesito tener?
El que cubra tu mes más flojo: la diferencia entre los pagos fijos de ese mes y lo que entra de verdad. Es una cifra que sale de tu previsión y cambia si abres un grupo nuevo o contratas a alguien. Cualquier número redondo que te den sin mirar tus datos es una cifra de ningún sitio.
¿Puedo retrasar los impuestos si el trimestre sale malo?
Los plazos de presentación e ingreso son los que son, y presentar tarde tiene recargos e intereses según la Ley General Tributaria. Existe la posibilidad de solicitar un aplazamiento o fraccionamiento, con sus requisitos y sus intereses, y se pide antes del plazo, no después. Es una decisión que se toma con la previsión delante y no con el aviso ya encima.
Llega a junio con la caja prevista, no con la sorpresa
30 minutos con alguien que entiende de centros de formación y de números. Te decimos qué necesitas, aunque no sea con nosotros.
