Tesorería de una academia: la caja mes a mes
Una academia puede ser rentable y quedarse sin dinero en septiembre. Los ingresos llegan en los meses fuertes y las nóminas salen todos los meses; la caja no entiende de márgenes. Esta herramienta construye la previsión de 12 meses con tus meses fuertes y flojos, y te dice cómo acaba el año y cuál es tu mes más bajo.
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Prevé la caja de los próximos 12 meses
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Previsión orientativa con tus datos. No incluye financiación, aplazamientos ni retrasos de cobro.
Esta herramienta calcula con tus datos; no es asesoramiento fiscal individual. Mueve el número de meses fuertes y el pago trimestral: son los dos campos que más cambian el resultado.
Cómo se calcula esta previsión
A la caja de hoy se le suma lo que entra y se le resta lo que sale, mes a mes, en los 12 meses siguientes. No es un beneficio: es el dinero que decide si pagas la nómina del día 30. El ejemplo es el de los campos de arriba.
Los ingresos
Los meses fuertes se reparten por igual. Ejemplo: 4 meses a 24.000 € y 8 a 15.000 € suman 216.000 €.
Los gastos
Fijos todo el año más el extra trimestral. Ejemplo: 16.000 € por 12 y 4.000 € por 4 son 208.000 €.
La caja acumulada
Con 8.000 € de partida, el primer mes flojo la deja en 7.000 € y el año cierra en 16.000 €.
La cifra que hay que mirar
- La caja mínima: aguanta el mes flojo con el pago trimestral encima.
- Es la que decide si contratas un profesor más ahora.
La cifra que engaña
- La caja final del año, que esconde el mes en el que aprietas.
- Los meses en negativo: caja bajo cero, no resultado malo.
Qué significa para ti
Si el año acaba en positivo y el mínimo no baja de cero, la academia aguanta su calendario. El mínimo es un colchón: un mes fuerte que se retrase o una avería del aula se lo comen.
Si el mínimo está por debajo de cero, mira en qué mes cae. Casi siempre es el trimestre de impuestos sobre un mes flojo, matrículas que llegan tarde o gastos fijos demasiado grandes. Las dos primeras se arreglan con calendario; la tercera toca precios o estructura. Es la otra mitad de la cuenta del CAC y LTV de una academia.
Para que no sea un ejercicio de una tarde, los cobros, los pagos y la previsión van en el mismo sitio: la tesorería de una academia dentro de un ERP y la previsión de tesorería. Los planes están en los planes de Contaes y el resto de herramientas del sector en las herramientas de Contaes.
Los fijos no se mueven, el trimestral sí
Cuando el mes más bajo cae en el trimestre de impuestos, hay margen para negociar la fecha o adelantar cobros.
Cada alumno, en euros
Lo que cuesta traerlo, lo que deja y en cuántos meses lo recuperas.
Fuentes oficiales
Esta previsión no calcula impuestos: resta el pago trimestral que tú le indiques. Si ese pago es un impuesto, aquí tienes dónde comprobar el modelo y su plazo antes de poner una cifra a ojo.
Lo que tienes que recordar
- Lo que decide no es la caja final, es la caja mínima del ejercicio.
- El pago trimestral se resta aparte de los gastos fijos, para ver el mes que aprieta.
- El IVA que cobras a los alumnos no es tuyo: no lo cuentes como caja disponible.
Preguntas que nos hacen sobre la tesorería de una academia
¿Por qué los meses fuertes se reparten cada tres meses?
Porque la herramienta no conoce tu calendario real y prefiere no inventárselo. Si dices que tienes cuatro meses fuertes, los coloca repartidos: uno cada tres meses. La previsión sirve para ver el suelo de caja, y el suelo no cambia mucho si mueves el mes fuerte de septiembre a octubre. Lo que sí cambia el resultado es cuántos meses fuertes tienes, y eso es lo que te pedimos.
¿Meto el IVA en los ingresos?
No. Mete lo que de verdad entra en tu cuenta y lo que de verdad sale de ella, sin IVA cuando lo puedas separar: el IVA que cobras a los alumnos no es tuyo, es un dinero que está de paso hasta que lo ingresas. Si tu flujo de caja vive de ese dinero durante el trimestre, ahí tienes tu primer problema: el modelo 303 devuelve lo que no es tuyo en la fecha que toca, y la ficha oficial está en las fuentes de esta página.
¿Qué pongo en el pago extra trimestral?
Lo que te llega cada tres meses y no todos los meses: IVA del trimestre, pagos fraccionados del Impuesto sobre Sociedades, el recibo del seguro, la tasa del ayuntamiento o la revisión de la póliza de responsabilidad. Si te sale un pago extra distinto cada trimestre, mete el más alto: la caja se prevé con el escenario malo, no con el bueno.
La caja mínima me sale negativa. ¿Qué hago?
Lo primero, saber dónde está el agujero: mira el mes del mínimo en el detalle de abajo. Si cae en un mes flojo justo después de un pago trimestral, el problema es de calendario y se arregla adelantando cobros o moviendo el pago. Si la caja está en negativo casi todo el año, el problema es de margen y no se arregla moviendo fechas: hay que tocar precios o gastos fijos.
¿Esto sustituye a mi asesor?
No. La previsión es tuya y de tus números: la herramienta ordena lo que le metes, pero no revisa tu contabilidad ni te dice cómo financiar un mes malo. Si la caja no aguanta, con los libros delante se ve si el problema es el calendario de cobros, el margen o la estructura de gastos, y esa conversación se tiene mejor con números reales que con estimaciones.
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