CAC y LTV de una academia: cuánto puedes pagar por un alumno
Lo que decides cada mañana en una academia no es el precio de la cuota: es cuánto puedes gastar en traer a un alumno. Si ese número es mayor que lo que deja el alumno, crecer es la forma más rápida de perder dinero. Esta calculadora te da el coste de captación, el valor del alumno, el ratio entre los dos y los meses que tarda en devolvértelo.
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Calcula lo que vale un alumno y lo que cuesta traerlo
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Cálculo orientativo con tus datos. El coste directo es un porcentaje que pones tú, no una media del sector.
Esta herramienta calcula con tus datos; no es asesoramiento fiscal individual. El resultado depende sobre todo de los meses que se queda un alumno: si ese número es una estimación, la lectura también lo es.
Cómo se calcula
Dos números que se leen juntos: lo que cuesta traer a un alumno y lo que deja mientras se queda. El ejemplo es el de los campos de arriba.
El CAC
La inversión del mes entre los alumnos nuevos. Ejemplo: 2.400 € entre 12 son 200 € por alumno.
El LTV
La cuota de 89 € menos el 25 % de coste directo: 66,75 € al mes. Por 9 meses de permanencia, 600,75 €.
El ratio
El LTV entre el CAC. Ejemplo: 600,75 € entre 200 € dan 3,0. Referencia de sector, no norma.
El payback
El CAC entre el margen mensual. Ejemplo: 200 € entre 66,75 € son 3 meses. Desde el cuarto, solo suma.
Qué significa para ti
Un canal con CAC bajo y alumnos que se quedan es donde va el presupuesto. Uno con CAC alto y bajas rápidas no se arregla subiendo la inversión: se arregla mirando por qué se van.
Si el payback pasa del año, el problema es de caja aunque el ratio salga bonito: estás financiando tú la captación de cada alumno nuevo. El dato más frágil son los meses de permanencia, y si los pones a ojo el LTV es decorativo: se cuentan las bajas del último año y se recalcula cada trimestre.
Para que estas cuentas dejen de ser una foto anual, la cuota, el alta y la baja de cada alumno tienen que estar donde están las facturas y los gastos. Es lo que resuelve un software para academias y gimnasios con la ficha del alumno dentro del ERP, la misma idea que el CAC y LTV de una academia. La caja real de cada mes es otra cuenta, la de tesorería de una academia. Los precios están en los planes de Contaes y el resto de calculadoras en las herramientas de Contaes.
Tres palancas, y solo una se trabaja
El LTV se mueve subiendo la cuota, bajando el CAC o bajando las bajas. Las dos primeras son decisiones de precio y de marketing y se notan rápido; la tercera es la que alarga la vida de cada alumno y la que casi nadie toca.
La caja de la academia, mes a mes
La otra mitad de la foto: qué meses aprietan y con cuánto colchón cuentas.
Fuentes oficiales
Las referencias de ratio que se citan en esta página son práctica de sector, no normativa. Lo que sí tiene norma detrás es lo que cuesta el alumno y lo que facturas: el gasto que deduces y la obligación de facturar cada cuota.
Lo que tienes que recordar
- Al CAC entra todo lo que desaparecería si dejaras de captar alumnos nuevos.
- El payback manda sobre el ratio: es dinero de tu cuenta, no de un año futuro.
- Los meses de permanencia se miden con las bajas reales, no se estiman.
Preguntas que nos hacen sobre el CAC y el LTV de una academia
¿Qué inversión en captación meto?
Todo lo que gastas en traer alumnos nuevos cada mes: anuncios, cartelería, buzoneo, comisiones por recomendación, la parte de tu tiempo comercial y el coste de las clases de prueba que no acaban en matrícula. La regla es simple: si el gasto desaparecería si no captaras alumnos nuevos, entra en la cuenta. El alquiler del aula y las nóminas del profesorado no entran, porque se pagan igual con alumnos nuevos o sin ellos.
¿Cuántos meses se queda un alumno?
Es el dato que más gente se inventa y el que más cambia el resultado, así que mídelo en lugar de estimarlo. Con tu software, cuenta las bajas de un mes y divide: si cada mes se te dan de baja 4 de cada 100 alumnos, la vida media sale de dividir 100 entre 4, unos 25 meses. Esa cuenta funciona igual con el año entero. Si no tienes el dato, coge el grupo de alumnos más antiguo que siga activo y usa su antigüedad media como suelo.
¿Qué ratio LTV/CAC es bueno?
En negocios de suscripción se repite mucho la referencia del 3 a 1: cada euro invertido en captar debería traer tres de valor del alumno. Tómalo como referencia, no como norma, porque depende de tu margen y de tu caja: con márgenes ajustados, un 3 a 1 puede seguir dejándote sin dinero si el payback es largo. Si sales muy por encima del 3, en muchos casos lo que pasa es que estás captando poco: podrías invertir más y crecer al mismo ritmo de rentabilidad.
¿Qué es el payback y por qué importa más que el ratio?
El payback son los meses que tarda un alumno en devolverte por completo lo que costó captarlo. Importa más que el ratio porque es dinero de tu cuenta: un alumno excelente a cinco años no paga las nóminas de este trimestre. Si el payback se acerca al año, estás financiando tú la captación y lo vas a notar en caja antes que en la cuenta de resultados.
¿Esto sustituye a mi asesor?
No. La calculadora mide la rentabilidad de captar alumnos con los datos que le metas; no revisa tus cuentas ni decide cuánto puedes gastar. Si la inversión en captación la quieres cuadrar con la caja del trimestre, esa conversación se tiene con los gastos reales delante, no con una estimación.
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