Software para gimnasios y academias: lo que tiene que resolver de verdad
Un centro con cien socios se gestiona con una hoja de cálculo. A partir de ahí, la hoja decide cosas por ti: quién ha pagado, quién se ha dado de baja y qué clase está llena. Este es el trabajo que un software para gimnasios o academias tiene que resolver, y que las cuotas lleguen a la contabilidad sin volver a escribirlas, con el ERP y la gestoría desde 149 €/mes.
En dos frases. El software de una academia o un gimnasio tiene que resolver cuatro trabajos: cobrar la cuota de cada socio por domiciliación, dar de alta y de baja sin perder el histórico, gestionar clases con reservas y lista de espera, y controlar quién entra por la puerta con la cuota al día. Y tiene que dejar esos datos donde está la contabilidad, porque si el programa de socios y el de las facturas no se hablan, acabas reescribiendo lo mismo dos veces al mes.
Para quién es. Y para quién no.
Es para ti si
Cobras cuotas mensuales y haces remesa al banco.
Los socios viven en un Excel que solo maneja una persona.
¿Qué tiene que hacer un software para gimnasios que no haga un Excel?
Cuatro cosas que una hoja de cálculo no hace sola: cobrar la cuota de cada socio por domiciliación y saber quién ha pagado, dar de alta y de baja socios sin perder el histórico, gestionar clases con reservas y lista de espera, y controlar el acceso con la cuota al día. Si el programa que miras no resuelve las cuatro, seguirás apuntando algo a mano.
¿Puedo cobrar las domiciliaciones desde el mismo programa?
Es uno de los trabajos que tiene que hacer sí o sí: generar la remesa del mes con las cuotas de todos los socios, enviarla al banco y recibir de vuelta los recibos devueltos para reclamarlos. Si el programa no cierra ese círculo, el ingreso que llega al banco no cuadra con tu listado y acabas revisando socio por socio.
Tengo 200 socios en una hoja de cálculo. ¿Cuándo doy el paso?
El momento no lo marca el número de socios, sino que la gestión dependa de una sola persona y de un fichero que vive en un ordenador. Cuando cambias tarifas, cuando tienes dos formas de cobro o cuando una baja tarda más en apuntarse que en hacerse, ya estás pagando el Excel con horas. Mirado en frío: si te cuesta más de una tarde al mes, el software se paga solo.
¿Cómo paso del Excel al programa sin liarla?
Con un mes de solape: cierra el mes en el Excel, saca la lista de socios con cuota, fecha de alta y forma de cobro, monta las tarifas en el programa, haz una remesa de prueba con la cuota del mes y cuadra ese primer mes con las dos fuentes antes de retirar la hoja. Sin solape, el primer cierre de mes se convierte en una tarde de dudas.
¿El software incluye la contabilidad de las cuotas?
En Contaes sí: las cuotas, los cobros y los gastos viven en el mismo ERP que la contabilidad, y esa contabilidad la lleva el equipo que presenta tus impuestos. No hay que pasar nada a mano a la gestoría. Los planes y su precio están en los planes de Contaes, desde 149 €/mes si eres sociedad y 45 €/mes si eres autónomo.
Socios, cuotas y contabilidad en el mismo sistema
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