Rentabilidad de un curso: cuántos alumnos necesitas
Un curso se llena y aun así puede salir a deber dinero. La causa casi siempre es la misma: se mira el precio del alumno y no lo que cuesta ponerlo ahí. Esta calculadora resta a los ingresos los cuatro bloques de coste de un curso y te devuelve el margen, lo que deja cada alumno y los alumnos que necesitas para cubrir costes.
En dos frases. Esta calculadora multiplica el precio por alumno por los alumnos que vas a tener y le resta el profesorado, la plataforma y los materiales, la captación y los costes fijos que le tocan al curso. Te devuelve el margen en euros y en porcentaje, lo que deja cada alumno y los alumnos mínimos que necesitas para no perder dinero.
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Calcula si este curso te deja dinero
Lo que paga cada alumno por la edición completa, sin IVA. Valor de ejemplo, edítalo con el tuyo.
Plazas que vas a llenar en esta edición, no el aforo máximo. Valor de ejemplo, edítalo con el tuyo.
Lo que pagas por impartir el curso entero: horas de clase por lo que cuesta la hora. Valor de ejemplo, edítalo con el tuyo.
Cuota de la plataforma, licencias, temario impreso y material del aula. Valor de ejemplo, edítalo con el tuyo.
Anuncios, cartelería, comisiones de venta y lo que inviertes en llenar esta edición. Valor de ejemplo, edítalo con el tuyo.
La parte de alquiler, luz, gestoría y administración que le toca a este curso. Valor de ejemplo, edítalo con el tuyo.
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Ingresos del curso0 €
Costes totales0 €
Margen del curso0 €
Margen sobre ingresos0 %
Margen por alumno0 €
Alumnos mínimos para cubrir costes0
Cálculo orientativo con tus datos. Los costes son los que has introducido, no una media del sector.
Esta herramienta calcula con tus datos; no es asesoramiento fiscal individual. Va sin impuestos: mete lo que cobras y lo que pagas sin IVA.
Cómo se calcula
Cuatro cuentas encadenadas, todas con los números que trae la calculadora.
Ingresos
Precio por alumno por plazas vendidas: 480 € por 25 son 12.000 €.
Costes, en cuatro bloques
Profesorado, plataforma y materiales, captación y fijos imputados: 6.900 €.
Margen
5.100 €: un 42,5 % sobre ingresos y 204 € por alumno.
Alumnos mínimos
Coste total entre precio: 6.900 € entre 480 € dan 14,4, así que 15 plazas.
El profesorado pesa más que ningún otro, y el cuarto bloque es el que suele quedarse fuera:
Profesorado
4.000 €
Inversión en captación
1.200 €
Costes fijos imputados
900 €
Plataforma y materiales
800 €
12.000 €Ingresos del curso en el ejemplo.
6.900 €Costes totales: los cuatro bloques sumados.
204 €Margen por alumno, el dato que comparas con lo que cuesta captarlo.
El margen por alumno es la cifra que más se usa, porque es la única que se puede comparar con el coste de captar a un alumno: si captarlo cuesta más de 204 €, el curso no aguanta por bueno que sea el margen total. Esa cuenta se hace con el CAC y LTV de una academia.
El umbral de alumnos es un suelo, no un techo: la división solo es exacta si los costes no crecen al vender plazas.
Qué significa para ti
Con el margen delante, abrir la edición deja de ser una corazonada:
Margen negativo
El curso pierde dinero con estos números. Antes de abrirlo: precio, captación o plataforma.
Entre el 0 % y el 15 %
Cubres costes y vives al límite: una plaza que se cae se lleva el beneficio del curso.
Por encima del 15 %
Tiene aire para aguantar una edición peor. Pasado el 30 %, margen para llenar más ediciones.
Y dos cosas para cerrar la cuenta. Un curso rentable no arregla un mes de caja malo: eso se mira con la tesorería de una academia. Y para ver juntos el margen por alumno y el de la edición, las plazas, las facturas y los gastos tienen que estar en el mismo sitio, con un software para academias y gimnasios y el precio de cada plan en los planes de Contaes.
Lo que tienes que recordar
Los fijos imputados convierten un curso rentable en uno que solo pagaba el alquiler.
Si tú das clase y no te pones sueldo, el margen que ves está pagado con tu tiempo.
El umbral de alumnos es el suelo para abrir la edición, no el techo del curso.
El margen por alumno se compara con lo que cuesta captarlo, no con el precio que pagas.
El IVA del curso, según a quién lo vendas
Exenciones y tipos de la formación en la herramienta hermana.
Esta calculadora no aplica ningún tipo fiscal: tú metes los importes y ella hace la resta. Estas son las referencias públicas que sí afectan a los cursos y a su facturación, para que no te fíes de lo que diga una web comercial.
Preguntas que nos hacen sobre la rentabilidad de un curso
¿Qué meto en costes fijos imputados?
La parte de tus gastos de estructura que le toca a este curso: alquiler del aula, luz, internet, gestoría, software de gestión y las horas de administración que te lleva. La forma fácil de repartirlo es por horas o por plazas: si tu curso ocupa el 20 % de la actividad del mes, imputa el 20 % de esos gastos fijos. Si no los imputas, el margen que verás será más bonito de lo real, porque alguien tiene que pagar la luz.
¿Cuento mi tiempo como coste del curso?
Sí, y en dos sitios distintos según lo que hagas. Si tú das las clases, tu coste va en el campo del profesorado con el importe que te pagarías a ti mismo por esas horas. Y las horas que dedicas a preparar, vender y administrar el curso van dentro de los costes fijos imputados. Un curso que sale rentable solo porque tus horas valen cero no es rentable: es un trabajo que no te estás pagando.
¿Y si el coste del profesorado depende del número de alumnos?
Entonces el umbral que te da la calculadora se queda un poco corto. La cuenta divide todos los costes entre el precio del alumno, y eso solo es exacto si los costes no crecen al vender más plazas. Si pagas por alumno (profesor por hora y grupo, material por plaza, comisión por venta), el número real de alumnos para cubrir costes es algo más alto que el que ves. Úsalo como suelo, no como techo.
¿Sirve esta calculadora para un curso bonificado para empresas?
Sirve para la parte de negocio, no para la de gestión de la bonificación. Si tus cursos los paga una empresa y se bonifican, quien tiene que estar al corriente de pagos y confirmar el crédito antes de empezar es la empresa cliente, no tú. Quien encarga y bonifica la formación es la empresa, y la referencia oficial para eso es Fundae, enlazada en las fuentes de esta página.
¿Esto sustituye a mi asesor?
No. La calculadora ordena los números de una edición de tu curso con los datos que tú pongas, pero no revisa tu contabilidad ni decide por ti si un curso se abre. Si el resultado te deja dudas sobre el precio, sobre el IVA del curso o sobre cómo imputar los gastos, eso se mira con tus números delante.
Sabes cuántos alumnos necesitas. Ahora, que la caja lo aguante
30 minutos con alguien que mira tus números y te dice qué tocar antes de abrir la próxima edición, aunque no sea con nosotros.
