Modelo 111: retenciones de trabajo, plazos y cómo se hace

Por el equipo de Contaes · Publicado el 20 de septiembre de 2026 · Última revisión: 20 de septiembre de 2026

Qué es el modelo 111 y por qué existe

El IRPF no se paga de golpe una vez al año. Hacienda lo cobra a cuenta: cada vez que una empresa paga una nómina o una factura de un profesional, retiene una parte de ese dinero y la ingresa en nombre de la persona que lo cobra. El modelo 111 es la autoliquidación con la que se ingresan esas retenciones, trimestre a trimestre, sobre tres tipos de renta: los rendimientos del trabajo (tus nóminas), los de actividades profesionales (las facturas de quien trabaja por cuenta propia para ti) y otras figuras como los premios.

La clave está en entender de quién es el dinero. Lo que ingresas con el 111 no es un impuesto tuyo: es un anticipo de tu empleado, que él recuperará o compensará cuando haga su declaración. Tú eres el recaudador y el responsable de que ese ingreso llegue a tiempo. Por eso el 111 es una autoliquidación y no un simple resumen informativo: si la retención no se ingresa, el trabajador ha cobrado su nómina completa y Hacienda no ha visto el anticipo.

Ese mecanismo se llama pago a cuenta. La retención que la empresa ingresa cada trimestre se le imputa al trabajador y se descuenta de la cuota que le sale al presentar su declaración anual: bien declarada no le cuesta nada de más, y sin declarar le falta un anticipo que sí le descontaron de la nómina.

Ese desfase no se queda escondido en un cajón. Se detecta con dos cruces que Hacienda hace sola: por un lado, las nóminas que declaras y las retenciones que figuran en el borrador de IRPF de cada trabajador; por otro, el resumen anual, el modelo 190. Un trimestre sin presentar es una deuda que aparece en el segundo cruce, y cuanto más tarde, más caro sale resolverla.

Quién está obligado a presentar el modelo 111

La obligación no depende del tamaño de la empresa ni de la cifra de negocio. Depende de si pagas rentas sujetas a retención. Estos son los tres casos que la activan:

• Cualquier sociedad con empleados, aunque sea uno solo. En el momento en que existe una nómina, existe la obligación de declarar la retención de ese mes. Da igual que el empleado esté a media jornada o que la nómina sea de dos socios: lo que cuenta es que se paga un rendimiento del trabajo.
• Quien paga facturas de actividades profesionales. Si contratas a un diseñador, a un arquitecto o a un consultor que factura como profesional, la retención va en el 111 igual que una nómina. Es el mismo formulario con dos bloques de perceptores.
• Quien paga otras rentas sujetas. Los premios y otras figuras que llevan retención entran también en este modelo, con su propio apartado.

Una SL sin ninguna nómina y sin ninguna factura de profesional no presenta 111: no hay retención que ingresar. Pero esa situación dura poco en una empresa que arranca: el primer empleado convierte la gestión laboral en una obligación fiscal recurrente, con cuatro presentaciones al año que no se pueden saltar.

El calendario del modelo 111: cuándo se presenta

El plazo general es del 1 al 20 del mes siguiente a cada trimestre natural. Son cuatro presentaciones al año, y no cambian si tienes un empleado o veinte: el mismo formulario, el mismo día, la misma responsabilidad.

Periodo declarado	Plazo de presentación (modelo 111)
Primer trimestre (enero–marzo)	Del 1 al 20 de abril
Segundo trimestre (abril–junio)	Del 1 al 20 de julio
Tercer trimestre (julio–septiembre)	Del 1 al 20 de octubre
Cuarto trimestre (octubre–diciembre)	Del 1 al 20 de enero
Resumen anual de esas retenciones (modelo 190)	Enero, referido al año anterior

Enero es el mes que se atasca. En el mismo plazo coinciden dos cosas: la declaración del cuarto trimestre y el resumen anual del año completo. Si la nómina de diciembre se cierra tarde —regalos, bonus, finiquitos— el 111 de ese trimestre y el 190 del año se preparan casi a la vez, y ninguno de los dos admite una prisa de última hora.

La consecuencia práctica del calendario es sencilla: con nóminas en marcha, el día 20 aparece cuatro veces al año. Ese ritmo es el que hace que la gestión laboral no se pueda llevar en diferido, ni siquiera en una empresa de tres personas.

Modelo 111 y modelo 190: el trimestral y el resumen anual

Los dos formularios recogen las mismas retenciones, pero con dos niveles de detalle distintos. El 111 es trimestral: cuatro presentaciones al año, con el total de retenciones del periodo. El modelo 190 es anual y se presenta en enero: resume, perceptor a perceptor y con nombre y NIF, todo lo que ya declaraste en los 111 del año anterior.

Que se presente dos veces el mismo dato no es una manía administrativa: es un control cruzado. El 111 dice cuánto has ingresado cada trimestre; el 190 dice a quién se lo has ingresado. Si la suma de los cuatro 111 no cuadra con el 190, la diferencia aparece sin que nadie tenga que ir a buscarla.

Lo importante para ti es el orden. Si los cuatro 111 del año están bien hechos, el 190 es casi un trámite de cierre. Si alguno se presentó mal, el 190 no lo arregla: lo deja por escrito, con nombres y apellidos, y con la firma de la empresa.

El 190 es además el documento que un empleado puede pedirte si necesita justificar las retenciones que le practicaste durante el año, por ejemplo al revisar su declaración. Prepararlo bien no es solo un trámite fiscal: es la prueba que puedes entregar a quien ha trabajado contigo.

En qué se diferencia del 115 y del 123

El IRPF no se declara en un único modelo, sino por tipos de renta. El 111 cubre el trabajo y las actividades profesionales; el modelo 115 es el equivalente para los alquileres, cuando pagas el alquiler de una oficina o un local y retienes la parte correspondiente al arrendador; y el modelo 123 es el de los dividendos, las retenciones sobre los rendimientos del capital mobiliario que reparte la sociedad.

Modelo	Qué retienes	Quién lo presenta
111	Nóminas y facturas de profesionales, y otras rentas como los premios	La empresa que paga esas rentas
115	Alquileres de locales y oficinas	El inquilino que paga la renta
123	Dividendos y otros rendimientos del capital mobiliario	La sociedad que reparte

Los tres son trimestrales y con la misma lógica de plazos. Lo que cambia es el sujeto que retiene y el tipo de renta. En una startup pequeña lo normal es tener solo el 111 activo hasta que se firma el primer alquiler de oficina, y añadir el 115 sin darse cuenta de que es otro formulario con otro plazo que cumplir.

El resumen anual de todo eso también se junta: el modelo 190 recoge lo declarado en el 111, en el 115 y en el 123. Por eso, si pagas nóminas y además alquilas oficina, enero te llega con más de un frente abierto a la vez.

Qué pasa si el 111 se presenta tarde o mal

Presentar fuera de plazo conlleva recargos e intereses de demora, y la situación se agrava si Hacienda ya te ha reclamado antes de que presentes la autoliquidación. No es una multa por descuido aislado: es el precio de haber dejado un dinero que no era tuyo fuera del circuito.

Lo que sorprende a los fundadores es la velocidad con la que se detecta. Los datos del 111 se cruzan con las nóminas que la empresa declara y con los borradores de IRPF de los trabajadores: el empleado abre su borrador, ve que la retención que figura no coincide con lo que le descontaron, y pregunta. El aviso no llega desde Hacienda, llega desde tu propia plantilla, y eso es mucho más incómodo de explicar.

Presentar mal tiene otro efecto silencioso: arrastra el error al 190, a las cuentas anuales y a la nómina del año siguiente. Un dato mal metido en el segundo trimestre se convierte en una corrección en enero, con el resumen anual ya preparado y la contabilidad cerrada.

Qué tiene que estar al día para que el 111 salga bien

Este modelo casi nunca falla en el formulario. Falla antes, en la información que alimenta el cálculo. Lo que tiene que estar cuadrado durante el trimestre es esto:

• Las nóminas del trimestre, emitidas y pagadas en las fechas que corresponden y con la retención aplicada.
• Los contratos y sus modificaciones, registrados, con la jornada y las condiciones reales de cada persona.
• Las altas, bajas y variaciones en Seguridad Social, comunicadas en plazo: una variación sin tramitar descuadra la nómina del mes siguiente.
• Los datos de cada perceptor, con su NIF correcto y su situación personal actualizada: es lo que después se repite en el 190 y en el borrador del trabajador.
• Las facturas de profesionales, identificadas como tales y con la retención separada de la base.

Con eso al día, el 111 es media hora de revisión. Sin eso, es el modelo que más se repite al año y el que más veces se corrige. La diferencia no está en saber fiscalidad: está en tener la nómina y la contabilidad en el mismo sitio, con los mismos números.

Los errores que más se repiten con el 111

Ninguno de estos fallos viene de no saber fiscalidad. Vienen de trabajar con la información repartida en tres sitios distintos:

• Dejar la nómina de diciembre para enero. El cierre del año se junta con el 111 del cuarto trimestre y con el 190, y la última nómina es la que más cosas raras lleva: bonus, finiquitos, atrasos.
• No declarar a los profesionales. Contratas a un autónomo que factura como profesional, entra en el circuito de gastos y nadie lo trata como perceptor con retención. Es el error que más veces aparece al revisar un año entero.
• Mezclar 111 y 115. Si la empresa paga el alquiler de la oficina, ese pago también lleva retención y va en otro modelo. Se olvida porque nadie lo piensa como una nómina.
• Corregir una nómina sin tocar el modelo. Un finiquito mal calculado en mayo se corrige en la nómina de junio, pero el 111 del segundo trimestre ya está presentado.
• Presentar el cuarto trimestre sin mirar el año completo. El 190 va a comparar los cuatro trimestres entre sí, así que un arreglo hecho solo en el último no cuela.

La consecuencia de todos ellos es la misma: el problema no aparece en el trimestre, aparece en enero, cuando el resumen anual pone los cuatro trimestres uno al lado del otro y con nombres. Y en enero no se arregla rápido, porque la corrección obliga a mirar atrás nómina por nómina.

Quién presenta el 111 en tu empresa

En una empresa pequeña, la nómina y las retenciones no se separan: quien hace las nóminas tiene los datos del 111, y repartir esas dos tareas entre dos proveedores distintos es la forma más rápida de generar un descuadre que aparece en enero.

Lo que cuesta el servicio suelto da la medida del problema. El servicio laboral contratado aparte vale de mercado 125 €/mes, una gestoría tradicional cobra entre 80 y 200 €/mes por la gestión de una sociedad, y las gestorías low-cost de autónomos se mueven entre 24 y 50 €/mes sin nóminas incluidas. Y a eso hay que sumarle el coste real de la alternativa: una corrección en enero, un recargo por presentar tarde o una nómina mal calculada cuestan más que cualquiera de esas tres cuotas.

En Contaes las nóminas y el laboral van dentro del programa de nóminas del plan: el plan Startup son 249 €/mes con las nóminas y la gestión laboral incluidas hasta 5 empleados, y el plan Scale cubre hasta 20 empleados por 449 €/mes. Si tu plan no incluye nóminas, se añaden como add-on a 5 €/empleado/mes. Y si vienes de otra gestoría, el traspaso lo hacemos nosotros y no te cuesta nada: cómo funciona el cambio de gestoría.

Preguntas frecuentes sobre el modelo 111

Fuentes oficiales

• Agencia Tributaria — Modelo 111. Retenciones e ingresos a cuenta del IRPF
• Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas
• Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, Estatuto de los Trabajadores

Contenido informativo, no asesoramiento fiscal individual. Los plazos y los modelos pueden cambiar: confirma siempre en la sede electrónica de la Agencia Tributaria antes de presentar. Si quieres que lo miremos con tus nóminas, reserva una llamada de 30 minutos.