Contrato de alquiler de un local comercial: las cláusulas que llegan a tus cuentas
Un contrato de local no se firma solo para fijar la renta. Cada cláusula decide después cómo se contabiliza un gasto, si una obra es de este año o de los próximos diez, y quién ingresa el IVA y la retención cada trimestre. No es una plantilla ni un dictamen jurídico: es lo que conviene tener claro antes de firmar, y después la facturación y los modelos de ese local los llevamos desde 149 €/mes con el ERP dentro.
En dos frases. Las cláusulas que de verdad tocan tu contabilidad son las que reparten dinero y obligaciones: cuánto dura el contrato, cómo se actualiza la renta, quién paga los gastos y el IBI, qué fianza y garantías se entregan, quién paga las obras y qué pasa si hay traspaso. Cada una cambia un gasto del año, un ingreso futuro o el calendario de un impuesto, así que decidirlas con el asesor delante sale más barato que arreglarlas después.
Este texto no es un contrato tipo ni un dictamen jurídico: el marco lo fija la Ley de Arrendamientos Urbanos y lo que negociéis. Aquí traducimos cada cláusula a su efecto en las cuentas.
Las siete cláusulas que acaban en tus cuentas
Ten esta tabla al lado mientras se negocia el contrato: si una cláusula no se dice, se aplica la regla general.
Cláusula
Qué se decide
Efecto en tus cuentas
Duración y prórroga
Cuántos años y con qué prórroga. En un local lo pactáis libremente: lo que no esté escrito no existe.
Marca tu previsión de ingresos y en cuántos años repartes el coste de una obra.
Actualización de la renta
Con qué referencia y cada cuánto se revisa.
Cambia el ingreso del año, el IVA repercutido y la retención desde la siguiente factura.
Gastos y derramas
Quién paga comunidad, seguros, mantenimiento y derramas.
Es gasto del año para quien los paga, y solo con factura a su nombre.
IBI
Quién lo soporta, aunque el recibo vaya a nombre del propietario.
Si lo asume el inquilino hay que decidir cómo se le pasa, no basta con pagarlo.
Fianza y garantías
Cuánto se entrega y en qué forma, además de la fianza legal.
No es ingreso ni gasto: es dinero garantizando un contrato, con efecto en la tesorería de los dos.
Obras y mejoras
Quién las hace, quién las paga y qué queda en el local al terminar.
Una reparación es gasto del año; una mejora se suma al valor y se reparte en varios ejercicios.
Traspaso
Si se puede traspasar, a quién y con qué condiciones.
Para quien traspasa es una transmisión con su resultado; para el propietario, un cambio de inquilino que documentar.
IVA y retención
Si la renta lleva IVA y si lleva retención, más el importe de la fianza fuera de todo eso.
Decide qué facturas, qué ingresa cada parte y qué modelos se presentan cada trimestre.
Obras y mejoras reparación es gasto del año y mejora se amortiza.Gastos e IBI solo son gasto con factura a tu nombre.El 115 y el 303 entran en el calendario de cada trimestre.
Dos de las ocho generan la mayoría de los líos: la de gastos e IBI y la de obras.
Gastos e IBI: quién paga y, sobre todo, cómo se documenta
El IBI es un impuesto del propietario: el recibo llega a nombre de quien figura en el catastro, y que el contrato diga que lo paga el inquilino no cambia el nombre.
Comunidad y derramas
La cuota mensual va con la renta o se paga aparte. La derrama de una obra grande hay que ver si se pactó.
Consumos y suministros
Luz, agua y basura: si van a nombre del inquilino son su gasto; si van a nombre del propietario, los repercute.
Seguros
El del edificio es del propietario y el de la actividad, del inquilino.
Un gasto sin factura a tu nombre no es deducible, y uno que pagas por el otro sin documento no es tu gasto. La renta y la fianza no se mezclan: el detalle está en la calculadora de IVA y retención del alquiler.
Fianza y garantías: dinero que no es un ingreso
La fianza no es una renta cobrada por adelantado: es una garantía que se devuelve cuando el contrato termina sin incidencias. Es normal pedir, además de la fianza legal, un aval o un depósito mayor.
Tratada como garantía
Importe, entrega y devolución por escrito.
Se controla aparte, porque se mueve de tesorería.
Mezclada con la renta
Te sale un ingreso que no es tuyo.
Y un gasto que no existe. Para el inquilino son recursos inmovilizados durante años.
Obras y mejoras: la diferencia entre un gasto del año y diez años
Una reparación que deja el local como estaba es gasto del ejercicio. Una obra que añade algo o alarga la vida útil se suma al valor y se reparte entre varios años: eso es amortizar (rentabilidad neta del alquiler).
Obras del propietario
Reparar la persiana es gasto; rehacer el local antes de alquilarlo se recupera año a año.
Obras del inquilino
Hay que decidir si el acondicionamiento queda para el local: si se queda, es mejora del inmueble.
Obras con licencia
Las que exigen licencia municipal llevan un trámite que cambia la fecha de las facturas y el trimestre en que se imputan.
Calcula la renta, el IVA y la retención
Los tres importes separados, como van en la factura.
El traspaso es el negocio que hay dentro del local: el derecho a ocuparlo y, normalmente, su acondicionamiento y su clientela.
Para quien traspasa es una transmisión con su resultado; para el propietario, un cambio de inquilino que hay que revisar en el contrato: quién responde de la renta y qué pasa con la fianza. Se decide mejor al principio que el día que aparece un interesado con prisa.
Qué comprobar antes de firmar
El arrendador fiscal
Quién es y si la renta lleva IVA y retención: la primera factura depende de esto.
La fianza
Importe, entrega y devolución, aparte de la renta.
Los gastos
Qué asume cada parte y cómo se pasan los que van a nombre del otro.
Las obras
Qué se hace con ellas y con lo que quede instalado al terminar.
Y cómo y cuándo se actualiza la renta, para meterlo en tu previsión sin sorpresas. Los rangos de mercado para tenerlo al día, con la asesoría tradicional entre 80 y 200 €/mes, están en cuánto cuesta una gestoría.
Qué significa para ti
Lo que tienes que recordar
Cada cláusula mueve un gasto del año, un ingreso o un trimestre de impuestos.
Lo que no se pacta por escrito se decide por defecto.
Separa renta, IVA, retención y fianza: son cuatro cosas distintas.
Si pagas un gasto que va a nombre del otro, decide hoy cómo se documenta. El calendario del modelo 115 y del 303 de ese local está en IVA y retención del alquiler.
¿Quién paga el IBI del local, el dueño o el inquilino?
El recibo va a nombre de quien figura en el catastro, es decir el propietario, y el contrato puede pactar que lo asuma el inquilino. Si es así, hay que decidir cómo se le repercute y con qué documento, para que sea gasto en su contabilidad y cobro en la del propietario. Pagarlo sin documento no lo convierte en gasto de nadie.
La fianza, ¿la declaro como ingreso?
No. La fianza es una garantía que se devuelve cuando termina el contrato sin incidencias: no es una renta cobrada por adelantado ni un gasto del inquilino. Hay que tratarla como garantía y controlarla, porque se mueve de tesorería y su devolución tiene que cuadrar. Lo que sí es ingreso es la renta, con su IVA si lo lleva.
He reformado el local antes de alquilarlo. ¿Es gasto del año?
Depende de si la obra deja el local como estaba o le añade algo. La reparación es gasto del ejercicio; la mejora se suma al valor del inmueble y se reparte entre varios años: eso es amortizar. Meterlo todo como gasto del primer año es una de las correcciones habituales en una revisión.
¿Puedo traspasar el local a otra persona?
Depende de lo que diga el contrato: si se permite, a quién y con qué condiciones. Para quien traspasa es una transmisión con su resultado, y el propietario tiene que revisar quién responde de la renta y qué pasa con la fianza.
Firma el local con los efectos contables claros
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