Contabilidad para ecommerce: pedidos, facturas y plazos del año
Una tienda online no factura como una consultora: las ventas son cientos de tickets, el dinero llega agrupado por pasarelas y hay devoluciones, stock y a veces un marketplace de por medio. La contabilidad es la misma de siempre, pero cuatro detalles mal llevados te dan un beneficio falso y un trimestre descuadrado. Con el ERP y la gestoría en la misma cuota, desde 149 €/mes.
En dos frases. En una tienda online cada venta a un particular se documenta con una factura simplificada, el dinero entra agrupado por pasarelas y el almacén es dinero parado. La contabilidad es la de siempre: ventas por su importe real, comisiones y envíos como gasto, y devoluciones y stock en el periodo que toca.
0%
En esta página
Un pedido no es una factura
La venta a un particular se documenta con una factura simplificada, el ticket de siempre. No hace falta factura completa por pedido salvo que el cliente la pida, pero el registro de esos tickets, con su serie y numeración, sí es obligatorio.
El pedido
Lo que ha hecho tu cliente en la tienda. No es un documento contable.
El ticket
La factura simplificada es la venta documentada, y ese es tu ingreso.
El cobro de la pasarela
Dinero, no una venta. Se apunta con sus comisiones y sus devoluciones.
Quién factura a quién según dónde vendas
Cambia quién documenta la venta al cliente final y quién te factura a ti.
Dónde vendes
Quién factura al cliente final
Qué apuntas tú
Tu web, a un particular
Tú, con factura simplificada
La venta con su IVA y la comisión de cobro
Tu web, a una empresa
Tú, con factura completa y sus datos fiscales
La venta, el IVA y el documento que pida el cliente
Un marketplace
El marketplace
Tu venta al marketplace y la comisión que él te factura, que es gasto tuyo
Tu web con envío desde un proveedor
Tú
Tu venta y la factura del proveedor, que es coste y no comisión
Tu web a un particular de la UE
Tú
La venta con el IVA del país de destino y su declaración aparte
La trampa del marketplace
Apuntar solo el neto que te ingresa deja la facturación corta y borra la comisión, que es gasto tuyo.
Comisiones y portes son gastos tuyos, no ventas de menos.
Pasarelas. Al banco llega el neto, con la comisión restada.Stock. Un inventario mal valorado da un beneficio falso.Portes. Pagado por ti y cobrado al cliente: dos apuntes.
Qué descuadra el cierre del año
Ninguna de estas cinco cosas es un fraude: son despistes que cuestan dinero.
Contabilidad hecha a mano
Pedidos que no dan de baja el stock: el almacén no existe.
Devoluciones del último trimestre apuntadas como venta del primero.
Ventas con IVA de otro país mezcladas con las nacionales.
Comisiones de pasarela y marketplace sin apuntar en todo el año.
Envíos pagados por ti y cobrados al cliente, como lo mismo.
Todo en el mismo sistema
La venta entra una vez, con su IVA y su país.
Comisión y porte quedan como gasto, y el stock cuadra el mismo mes.
Eso lo hace un ERP para pymes, incluido desde el primer plan. Si valoras cambiar de programa, en software de contabilidad comparamos lo que de verdad necesitas.
¿Tengo que hacer una factura por cada pedido de la tienda?
En las ventas a particulares, cada venta se documenta con una factura simplificada, que es el ticket de toda la vida, y no hay que emitir una factura completa por cada pedido salvo que el cliente la pida. Lo que sí es obligatorio es el registro de esos tickets, con su serie y su numeración, y poder reconstruirlo. Muchos programas de tienda lo generan solos.
¿Qué apunto si vendo en un marketplace?
Dos cosas y en dos direcciones. Tu venta: tú facturas al marketplace, no al cliente final. Y la comisión del marketplace, que es un gasto tuyo y te factura él. Si apuntas solo lo que te ingresa, tu facturación queda corta y la comisión desaparece de tus cuentas.
¿Cada cuánto se presenta el IVA de una tienda online?
El modelo 303 se presenta del 1 al 20 de abril, julio, octubre y enero, y dentro de él van tus ventas y tus gastos del trimestre. El resumen anual del IVA se presenta una vez cerrado el ejercicio. Si vendes a empresas de la UE o a particulares con IVA de otro país, hay declaraciones adicionales y lo repasamos contigo antes del primer trimestre.
Las devoluciones de diciembre que entran en enero, ¿dónde van?
Van al periodo en que se devuelve el dinero, no al de la venta: se apuntan como menor ingreso con su regularización de IVA y el producto vuelve al almacén. Apuntarlas en el trimestre de la venta porque cuadre mejor descuadra dos trimestres a la vez.
¿Con la tienda en Shopify o PrestaShop tengo bastante?
La tienda te da los pedidos y, como mucho, un informe de ventas. No te da el resultado, ni el IVA separado por país, ni el stock valorado, ni el detalle de las comisiones: por eso acabas exportando a una hoja de cálculo cada mes. Si la tienda y la contabilidad hablan entre ellas, ese trabajo se va a cero.
¿Podéis llevarlo si vendo desde varios países?
Sí, y es donde más rentable sale tenerlo montado: las ventas entran separadas por país con su IVA, la ventanilla única sale de esos datos y las nacionales van al modelo 303. Desde 149 €/mes con el ERP incluido, o 45 €/mes si facturas como autónomo sin empleados.
Tu tienda, tu almacén y tus impuestos en el mismo sistema
30 minutos para ver qué se descuadra hoy en tu contabilidad de ecommerce y cómo dejarlo apuntado solo cada mes.
