Conciliar Stripe y PayPal: por qué tu banco no cuadra con tu tienda
Sumas las ventas del mes en tu tienda, abres el banco y los números no se parecen. Casi nunca es un error: la pasarela ya se ha quedado su comisión, ha descontado los reembolsos, ha cobrado la gestión de algún contracargo y te ha ingresado el neto de cientos de pedidos en una sola transferencia. Aquí ves por qué pasa y cómo se apunta cada movimiento para cuadrar a fin de mes. Con el ERP y la gestoría en la misma cuota, desde 149 €/mes.
En dos frases. El banco de tu tienda nunca cuadra con las ventas porque el banco solo ve el neto que llega después de comisiones, reembolsos, contracargos y reservas, y encima llega agrupado. La forma de cuadrarlo no es comparar banco con ventas, sino apuntar las ventas por un lado, comisiones y devoluciones por otro, y dejar que la liquidación cierre la diferencia.
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Los seis motivos por los que la diferencia es normal
Estas son las seis cosas que se meten entre tus ventas y tu banco. Ninguna es un error.
La comisión
Cobra por cada cobro y lo resta antes de mover el dinero: no ves ese importe separado.
La liquidación agrupada
Un pedido de 39,90 € va dentro de una transferencia de 8.400 €.
Las reservas
Retiene parte del saldo como garantía: dinero tuyo que no está en el banco.
Los reembolsos
Se descuenta de los cobros siguientes: no sale de tu cuenta y el banco no la refleja.
Los contracargos
El cliente discute el cargo: se retira el importe y te cobran una gestión.
El cambio de divisa
El cobro llega convertido: la diferencia es financiera, no una venta de menos.
Comparar ventas contra banco es perder todas las tardes que dediques a cuadrar. Lo correcto es ventas contra extracto de la pasarela, y banco contra liquidación.
Cómo se apunta cada movimiento
La tercera columna de esta tabla es la que arregla el 90 % de los descuadres.
Movimiento
Qué es en realidad
Cómo se apunta
Pedido cobrado
Lo que ha pagado tu cliente
Ingreso por ventas con su IVA. Nunca el neto
Comisión
El precio del servicio de cobro
Gasto, con la liquidación como justificante
Reembolso
Una venta que se deshace
Menor ingreso con su IVA, y el producto de vuelta
Contracargo
Un cobro retirado más una gestión
Se da de baja la venta y la gestión va a gasto
Reserva
Dinero tuyo que aún no ha viajado
Derecho de cobro contra la pasarela. No es un gasto
Liquidación
El cobro de lo que te debían
No es un ingreso: cierra la cuenta puente
Diferencia de cambio
La conversión de moneda
Gasto o ingreso financiero, fuera de las ventas
Fíjate en la cuenta puente: ahí va el dinero cobrado que aún no ha llegado a tu banco. Al cerrar el mes tiene que quedar lo que la pasarela te debe.
El error de base: apuntar el ingreso del banco como venta
Es el error más común y el más caro: apuntar como ventas el dinero que entra al banco hace que declares menos ventas y pierdas las comisiones.
Con números redondos: cobras 10.000 € en pedidos, la pasarela descuenta 300 € de comisiones, 200 € de un reembolso y 50 € de gestión, y te abona 9.450 €. La contabilidad correcta tiene 10.000 € de ventas, 200 € menos por la devolución y 350 € de gastos.
Así los tickets emitidos no coinciden con el IVA declarado y las comisiones desaparecen del resultado. La misma idea está detrás de digitalizar las facturas.
Cuadrar el mes en cuatro pasos
Cierra las ventas
Por pedido o por resumen diario de tickets, con su IVA: ese es tu importe de ventas.
Descarga el extracto
Cobros, comisiones, reembolsos, contracargos, reservas y liquidaciones.
Compara las tres columnas
Pedidos menos comisiones, reembolsos y contracargos debe dar las liquidaciones más lo retenido.
Apunta la liquidación
Entra contra la cuenta puente: lo que quede en ella es lo que te debe la pasarela.
¿Por qué el importe que me ingresa la pasarela no coincide con las ventas del día?
Porque la pasarela no te ingresa las ventas: te ingresa el neto. De cada pedido se queda su comisión, descuenta los reembolsos, cobra la gestión de los contracargos y puede retener parte del saldo. Y agrupa muchos pedidos en una sola transferencia.
¿Las comisiones de la pasarela son un gasto de la empresa?
Sí. Son un gasto del negocio con su justificante, que es la liquidación o el extracto de la pasarela. Lo que no puede pasar es que se queden fuera por apuntar solo el importe que llega al banco: así declaras menos ventas y pierdes el gasto.
¿La reserva que me retiene la pasarela es una pérdida?
No. Ese dinero es tuyo y está pendiente de cobro: en tu contabilidad es un derecho a cobrar contra la pasarela, no un gasto. La pérdida sería apuntarlo como si no existiera y descubrir el descuadre cuando la reserva se libera.
Me han hecho un contracargo. ¿Cómo se apunta?
El importe del pedido se da de baja como venta y la gestión que te cobra la pasarela va como gasto. Si ganas la disputa y te devuelven el dinero, se apunta al contrario. Lo que no vale es dejarlo sin apuntar esperando a ver cómo acaba.
¿Puedo apuntar solo la liquidación mensual y no el detalle?
Puedes, y es el atajo que descuadra la contabilidad. La liquidación no es una venta: es un cobro. Si la apuntas como ingreso, tus ventas del año no coinciden con los tickets emitidos ni con el IVA declarado, y las comisiones desaparecen de los gastos.
¿Y si vendo en otra moneda con la pasarela?
Cada venta se registra en tu moneda de cuenta con el importe facturado al cliente, y la diferencia con lo que llega convertido al banco es una diferencia de cambio: gasto o ingreso financiero. Si lo mezclas con las ventas, el margen deja de significar lo que crees.
Deja de cuadrar el banco contra las ventas
30 minutos para ver cómo entra hoy tu dinero de la pasarela y cómo dejarlo apuntado solo, con las comisiones y las devoluciones en su sitio.
