Control de stock y contabilidad: por qué tu beneficio puede ser falso
El almacén es dinero tuyo que ya has pagado y que todavía no cuenta como gasto. Eso significa que el número que pones en el inventario cambia tu resultado del mes sin que hayas vendido una unidad más. Aquí ves cómo se valora, qué son las mermas, qué descuadra el almacén y por qué un inventario mal llevado te da un beneficio que no existe. Con el ERP y la gestoría en la misma cuota, desde 149 €/mes.
En dos frases. El stock se valora con un criterio estable, normalmente FIFO (primera entrada, primera salida) o precio medio ponderado, y el valor del almacén al cerrar entra directamente en tu resultado. Si no controlas las compras, las ventas, las devoluciones y las mermas, el almacén dice que tienes más de lo que hay y tu beneficio sale mejor de lo que es.
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El almacén es dinero, no un listado de productos
Cada unidad de tu estantería es dinero que pagaste y que todavía no es un gasto: solo lo es cuando vendes esa unidad. Por eso el valor del inventario al cerrar entra de lleno en tu resultado del año.
La idea, en dos líneas
Compras 100 unidades: tienes existencias, no un gasto.
Vendes una: pasa a coste del producto vendido.
FIFO o precio medio: los dos métodos y en qué se diferencian
Ninguno de los dos es mejor: son dos formas de responder a qué unidades has vendido cuando has comprado lotes a precios distintos. El criterio, eso sí, no se cambia cada mes.
Criterio
Qué hace
Cómo te afecta
FIFO
Da por vendido primero lo que compraste primero
Con precios que suben, el coste de lo vendido es más bajo, el beneficio parece mayor y el almacén queda más alto
Precio medio ponderado
Calcula un coste medio de todo lo que tienes
Suaviza las subidas y bajadas: el resultado se mueve menos entre meses
Compras 100 unidades a 4 € y 100 a 6 €, y vendes 100. Con FIFO el coste es 400 € y quedan 600 € en el almacén; con precio medio el coste es 500 € y quedan 500 €. Mismos datos y 100 € de diferencia en el resultado del mes.
Mermas, roturas y muestras: el gasto que casi nadie apunta
Una merma es producto que tenías y ya no está: roto, caducado, perdido o quedado para una muestra. Es una pérdida real, reconocerla empeora el resultado y por eso se apunta tarde o no se apunta.
El inventario físico aparece con una diferencia que nadie explica y se ajusta a ciegas.
Cuando el ajuste entra, el resultado cae de golpe y parece del mes en que se descubre.
Con las devoluciones pasa lo mismo: el dinero vuelve y la unidad debe volver al almacén. El drama no es la merma, es el ajuste de 2.000 € de enero que nadie puede desglosar.
Las cinco cosas que descuadran un almacén
Compras sin albarán
La mercancía entra de verdad y no entra en el sistema.
Envíos que no dan de baja
El pedido sale desde otra herramienta y la unidad sigue contando.
Kits como producto único
Para el sistema son componentes: su stock nunca baja.
Traspasos y marketplaces
Mercancía que ya no está en casa y sigue en el inventario.
Devoluciones sin alta
El cliente cobra y la unidad no vuelve al almacén.
Un solo sistema para stock y contabilidad.Los traspasos se apuntan aunque la mercancía sea tuya.Cada compra entra con su albarán.
El punto de partida es el mismo en los cinco casos: un inventario al empezar, el sistema ajustado a la realidad y cada movimiento apuntado.
Cómo llega tu almacén al resultado (y al impuesto)
Al cerrar el año, lo que compraste menos lo que vendiste es lo que tienes, y vale lo que dice el inventario. Si está inflado, has declarado un beneficio que no tienes y que paga impuestos. Si tienes producto dañado sin dar de baja, sigues contando como riqueza algo que no vas a vender.
El almacén y la contabilidad no son dos listas que sincronizar: son dos vistas del mismo dato. Si cada venta da de baja su unidad y cada merma se apunta con su motivo, el cierre de existencias es una lectura; si no, cada enero hay dos días de arqueología. La foto general está en contabilidad para ecommerce.
¿Por qué el stock cambia el beneficio si no he vendido nada más?
Porque lo que tienes en el almacén es dinero pagado que todavía no es gasto: solo lo es cuando vendes la unidad. Si valoras esas unidades de otra forma, mueves el coste de las vendidas y el resultado cambia sin haber vendido más.
¿FIFO o precio medio ponderado, qué elijo?
Los dos son válidos. Elige uno, déjalo escrito y no lo cambies a mitad de ejercicio. Si tus compras suben de precio, FIFO muestra más beneficio y deja el almacén valorado más alto. Elegir cada mes el método que más conviene deja la contabilidad sin valor para decidir.
¿Qué hago con los productos rotos o caducados?
Darlos de baja del almacén y reconocer la pérdida en la contabilidad. Es incómodo, porque empeora tu resultado, pero es real: el producto ya no está y tu dinero se ha ido. Lo que no se sostiene es un almacén que dice 40 unidades y tiene 32.
¿Cada cuánto tengo que contar el almacén?
Cuenta completa, al menos al cerrar el ejercicio, porque ese número entra en tus cuentas anuales. Durante el año, lo práctico es contar por familias o por los productos de más valor de forma rotativa y comparar con el sistema: la diferencia entre los dos números es la información.
Vendo en un marketplace y él me manda el stock. ¿Está en mi contabilidad?
No, y es un descuadre habitual: tu mercancía está en sus almacenes, pero sigue siendo tuya. Si no la tienes en tu inventario, tu contabilidad dice que tienes menos existencias de las que hay. Ese stock se valora igual que el del almacén de al lado.
¿Cambiar de programa de stock me va a arreglar el descuadre?
Solo si además cambias el proceso: cada compra registrada, cada venta que da de baja la unidad, cada devolución que vuelve y cada merma apuntada. Un programa nuevo con los mismos atajos da el mismo descuadre, con más informes. Lo que lo arregla es que stock y contabilidad sean el mismo sistema, desde 149 €/mes.
Que el almacén y las cuentas digan lo mismo
30 minutos para revisar cómo estás valorando el inventario, qué bajas se te están escapando y cómo dejar que el stock y la contabilidad sean el mismo dato.
