Contabilidad para clínicas: cuando el dinero no entra el mes que trabajas
Una clínica no cobra como una tienda: cobra al particular en el mostrador, a la aseguradora cuando ella revisa y por bonos que se consumen durante meses. Si solo apuntas lo que entra en el banco, tus cuentas dirán que has ganado en un mes en el que no has ganado nada. Aquí tienes cómo se lleva sin desfases, con el ERP y la gestoría desde 149 €/mes.
En dos frases. En una clínica el dinero entra en un mes y el trabajo se hace en otros: la mutua paga cuando revisa, el bono se cobra por sesiones que aún no has dado y la caja diaria mezcla efectivo, tarjeta y financiación. Llevarlo bien es separar el cobro del ingreso, tratar a cada aseguradora como un cliente con su cuenta y cerrar la caja todos los días.
0%
En esta página
Por qué la caja de una clínica no dice lo que ganas
Cuatro formas de cobrar conviven en el mismo mostrador.
Lo que entra
Qué es en realidad
Cuándo cuenta como ingreso
Consulta cobrada al particular
Una venta del mes, ya cerrada
El mes en que la haces
Bono de diez sesiones
Un cobro adelantado por trabajo pendiente
A medida que se consumen las sesiones
Factura a una mutua o aseguradora
Una venta del mes con cobro aplazado
El mes en que prestaste el servicio
Tratamiento con financiación
Una venta del mes que cobra un tercero por ti
El mes en que prestas el servicio
Devolución de un bono no consumido
Dinero que nunca fue tuyo
Nunca: se devuelve y se ajusta
La regla: el devengo
El ingreso va al mes en que prestas el servicio, no en el que cobras.
Cobrar a mutuas y aseguradoras: un cliente más, con sus reglas
Paga a su ritmo, con su formato y sus líneas revisadas.
Una cuenta por aseguradora
Su saldo y su antigüedad de deuda.
Conciliación línea a línea
Lo aceptado, lo rechazado y lo pendiente.
Rechazo definitivo
Anulada y rectificativa, con su ajuste.
Fuera del cierre de caja
El cierre es de hoy; la mutua, cuando paga.
Bonos, packs y sesiones: dinero de hoy, trabajo de los próximos meses
El dinero ya está en tu caja y la deuda sigue viva.
Bien apuntado
Cobro adelantado que se hace ingreso sesión a sesión.
Caducidad y devolución, escritas antes de venderlo.
Bonos vivos vigilados: sesiones sin usar son devoluciones esperando.
Como venta del mes
El mes de la venta parece excelente.
Los siguientes parecen malos sin motivo.
La caja diaria: cerrar el día, no el mes
Efectivo contado
El cajón, cuadrado antes de cerrar.
Datáfono
El total de tarjeta del día.
Transferencias
Cada una con un nombre detrás.
Financiación
Conciliada con la operación que la generó.
Los pagos a cuenta no son ingresos: son anticipos. El descuadre suele ser un cobro apuntado en el día que no era.
Personal sanitario y gabinetes: quién trabaja aquí y cómo se le paga
En nómina
Alta, nómina y jornada: el salario más lo que paga la empresa.
Facturando por sesiones
Un gasto del centro, con IVA y retención cuando toca.
¿Cómo apunto un bono de diez sesiones que he cobrado hoy?
Como un cobro adelantado, no como un ingreso completo. El dinero está en tu caja, pero el trabajo no está hecho: el ingreso se apunta según se consumen las sesiones, y lo que queda pendiente es una deuda con el paciente que tienes que tener controlada. Si lo apuntas todo el primer día, el mes de la venta parece buenísimo y los siguientes parecen peores sin motivo.
Tengo facturas de una mutua de hace meses sin cobrar. ¿Eso es ingreso?
Sí: el ingreso es del mes en el que prestaste el servicio, no del mes en el que cobras. Lo que falta no es un ingreso, es un derecho de cobro que tienes que reclamar. Por eso la aseguradora se lleva como un cliente con su cuenta aparte, con el detalle de lo facturado, lo aceptado y lo rechazado.
¿De verdad hay que cuadrar la caja todos los días?
Un cierre diario de dos minutos ahorra un fin de mes de dudas. En una clínica el cobro entra por efectivo, tarjeta, transferencia y financiación externa, y el descuadre casi nunca es un problema grave: es un cobro apuntado en el día equivocado. Cuando cada día está cuadrado, el mes se cierra en una tarde.
¿Los profesionales que me facturan por horas son autónomos o trabajadores?
Esa decisión no se toma por comodidad ni por lo que firma cada uno: depende de cómo se organiza el trabajo y de quién asume los medios. Tiene consecuencias en Seguridad Social y en la relación laboral, así que se revisa con quien te lleva la parte laboral antes de contratar o de aceptar la primera factura.
¿Necesito cambiar de programa para llevar bien esta contabilidad?
No necesitas un programa distinto, necesitas que la facturación, los cobros y la contabilidad estén en el mismo sitio. Si la agenda vive en una herramienta, los bonos en una hoja de cálculo y las facturas en otra, cada mes hay que montar el puzle a mano. Cómo se resuelve eso está en software para clínicas.
Que la contabilidad cuente lo que pasa en tu centro
30 minutos para ver cómo entran hoy tus cobros y qué cambiaríamos con el ERP y la gestoría.
