ERP para clínicas: qué tiene que hacer el software de tu centro
Un programa de clínica tiene que hacer tres cosas a la vez: agendar, cobrar y dejar que la contabilidad lea todo eso sin que nadie lo copie a mano. Aquí tienes lo que debe resolver, lo que cuesta tenerlo por piezas y cuándo no necesitas un software completo, con el ERP y la gestoría en la misma cuota desde 149 €/mes.
En dos frases. El software de una clínica tiene que resolver la ficha y la historia clínica, la agenda de cada gabinete, los presupuestos de tratamiento y los cobros de cada pagador, y después llevar esa misma información a la facturación y a la contabilidad sin volver a escribirla. Si tienes eso, el software sobra a partir del segundo programa que no habla con el primero.
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En esta página
Las seis cosas que tiene que hacer (y cómo se nota que no las hace)
Lo que tiene que hacer
Por qué
Cómo se nota que no lo hace
Guardar la información clínica con permisos
Son datos de categoría especial: solo debe verlos quien tiene que verlos
Todo el mundo entra con el mismo usuario y no queda registro de nada
Agendar por gabinete y por profesional
La ocupación decide si un gabinete se paga o no
La agenda es un papel que se tacha a mano
Presupuestar tratamientos y fases
Lo que se queda sin aceptar es tu trabajo del mes que viene
El presupuesto vive en un documento aparte y se pierde el seguimiento
Cobrar por pagador: particular, aseguradora o empresa
Cada uno tiene su formato y su momento de pago
Los cobros de mutuas se siguen en una hoja de cálculo
Facturar con IVA o sin él, con su mención
Cada servicio se clasifica según su finalidad y la factura tiene que reflejarlo (lo desarrollamos en IVA en servicios sanitarios)
Todo se emite con la misma plantilla y nadie revisa cada línea
Llevar la facturación y los cobros a la contabilidad
Los impuestos se calculan sobre esos datos, no sobre un resumen trimestral (el día a día está en contabilidad para clínicas)
Cada trimestre se reenvía el mismo Excel y el margen se mira a ojo
Lo que hay que buscar
No el programa con más funciones, sino el que no duplica datos.
Cuándo NO necesitas un software completo
Te basta lo que tienes
Trabajas solo, con una agenda sencilla.
Cobras casi todo al paciente, en el mostrador.
No vendes bonos ni financias tratamientos.
Toca montarlo bien
Facturas a aseguradoras: aceptadas, rechazadas y pendientes.
Vendes bonos y no sabes qué sesiones quedan.
Hay más de un gabinete.
Financias tratamientos y entra un tercero a pagar.
Si con lo que tienes te llega, te lo decimos en la llamada.
¿Puedo quedarme con mi programa de gestión y cambiar solo la contabilidad?
Sí, siempre que el programa te deje sacar la información y que ese paso no lo tengas que hacer tú a mano cada mes. Lo que hay que evitar es el puzle: agenda en un sitio, cobros en otro y contabilidad en un tercero. Si los datos se pueden conectar, no hace falta cambiarlo todo de golpe.
¿Puedo facturar a una mutua y a un particular desde el mismo programa?
Sí, y es lo que debería pasar. Cambia el formato de la factura, los datos que hay que incluir y el momento del cobro, pero el trabajo que has hecho es el mismo. Lo importante es que cada pagador tenga su cuenta y su saldo, para que sepas qué te debe una aseguradora sin abrir una hoja aparte.
¿La historia clínica se puede guardar en la nube?
Se puede, y es lo habitual, pero no es una decisión libre de consecuencias: los datos de salud son de categoría especial y exigen medidas de seguridad y un contrato con el proveedor que trate esos datos por ti. Ese contrato no vale con copiar el de la web: hay que firmarlo y saber qué cubre.
¿Y con Verifactu, tengo que cambiar de programa?
Si emites facturas, el sistema que usas tiene que cumplir los requisitos que fija el reglamento de sistemas informáticos de facturación, y el calendario de aplicación se ha ido ajustando. La ficha oficial está enlazada al final de esta página. Antes de cambiar de programa por este motivo, confirma el estado y la fecha que te afecta.
¿De verdad necesito un ERP o me vale con una hoja de cálculo?
Con una agenda sencilla, cobro al mostrador y un solo profesional, una hoja de cálculo bien hecha puede aguantar. Deja de aguantar cuando entran aseguradoras, cuando vendes bonos, cuando hay más de un gabinete o más de una persona cobrando. Ese es el momento de montarlo bien, no cuando ya nadie sabe qué se ha facturado.
Tu agenda, tus cobros y tus impuestos, en el mismo sitio
30 minutos para ver qué necesita tu centro de verdad y si el ERP te ahorra trabajo. Te lo decimos aunque la respuesta sea que no.
