Documentación de subcontratas: qué pedir y qué te juegas
De cada subcontrata que entra en tu obra tienen que salir once documentos, y los que caducan son los que te protegen: el error es pedirlos una vez y guardarlos en un cajón. En Contaes cada subcontrata va con su factura, desde 149 €/mes.
En dos frases. De cada subcontrata que entra en tu obra tienen que salir once documentos: los que prueban que está de alta y cotiza por quien manda, los dos certificados de estar al corriente, y todo lo de prevención, formación y vigilancia de la salud. Si falta, no pierdes un papel: pierdes la prueba, y en una inspección o en un accidente la carga de la prueba la tiene quien contrató.
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Qué pides depende de quién entra en la obra
Empresa con trabajadores propios
Alta, afiliación y TC2 del periodo.
Seguro de responsabilidad civil.
Formación, EPIs y reconocimiento.
Contrato, alcance, precios y plan de seguridad.
Autónomo solo o gremio de una persona
Alta y registro profesional si su actividad lo exige.
Preguntas que nos hacen con la subcontrata ya en obra
¿Qué le pido a una subcontrata antes de que entre en la obra?
Alta y número de afiliación, TC2 del último periodo, seguro de responsabilidad civil y de convenio, registro firmado de formación en prevención y entrega de equipos de protección, reconocimiento médico, los dos certificados de estar al corriente (Hacienda y Seguridad Social), el contrato con su alcance y sus precios, la adhesión al plan de seguridad y salud de la obra y, si la subcontrata a su vez subcontrata, su registro de subcontratación.
¿Cuánto me vale el certificado de estar al corriente?
Tiene un plazo de vigencia corto y caduca, así que el que pediste en el primer mes no te sirve para la última certificación. La forma de trabajar que no falla es pedir uno nuevo antes de cada pago relevante y guardarlo con su fecha. Es el documento que puede librarte de responder de la deuda de otro.
¿Y si la subcontrata es un autónomo solo?
Cambian dos papeles y siguen faltando los demás. El autónomo aporta su alta y su registro profesional cuando su actividad lo exige, su seguro de responsabilidad civil y su formación y vigilancia de la salud según el trabajo que hace. Sigue haciendo falta el contrato con el alcance y los precios, y sigue haciendo falta el certificado de estar al corriente: un autónomo también puede deber dinero a Hacienda o a la Seguridad Social.
¿Tengo que pedir los papeles a la subcontrata de mi subcontrata?
Sí, y es la parte que más se descuida. En una obra puede haber varios escalones y la responsabilidad de saber quién está trabajando es de quien contrata. Por eso se mantiene el registro y el libro de subcontratación: si hay una inspección o un accidente, lo primero que hay que reconstruir es la cadena completa, con nombres y fechas.
Si falta un papel y hay un accidente, ¿qué pasa?
Que el papel se pide y no está. La carga de la prueba la tiene quien contrató, y no sirve decir que se pidió: hay que poder enseñarlo. Las infracciones en el orden social se tipifican en la normativa sancionadora y las deudas de cotización del subcontratista pueden acabar reclamándose a quien contrató si no acreditó haber pedido los certificados. Aquí no ponemos importes: lo que importa es que el documento exista y esté fechado.
¿Esto viene con la gestoría o es un programa aparte?
Viene dentro de la misma suscripción: la documentación se guarda con la ficha de cada subcontrata, su factura entra en la contabilidad y, si la subcontrata factura como persona física, la retención se ingresa con el modelo 111 y se declara en el resumen anual. Desde 149 €/mes si eres sociedad y 45 €/mes si eres autónomo, sin licencias ni módulos aparte.
