Plantilla de presupuesto de obra: cómo hacerla sin perder dinero
Un presupuesto de obra no es una lista de precios con el nombre del cliente arriba. Es una medición, un conjunto de partidas con su precio unitario y una capa de gastos generales, beneficio e imprevistos que decide si la obra te deja dinero o te lo quita. Casi todas las obras que se pierden se pierden en el presupuesto, antes de empezar. Aquí tienes la estructura completa, un ejemplo con números redondos y los cinco errores que comen el margen. El ERP que lleva tus facturas guarda esas partidas, desde 149 €/mes.
En dos frases. Un presupuesto de obra se construye de abajo arriba: primero mides y pones las partidas con su precio unitario, después añades gastos generales, beneficio e imprevistos, y solo al final el IVA y la retención. El error que hunde el margen casi siempre es el mismo: un precio unitario que no incluye lo que cuesta de verdad ejecutarlo.
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Primero se mide. Después se pone el precio
La medición se hace en la obra, no en el despacho: el muro que no está a plomo, la instalación vieja que hay que retirar, el acceso por donde no entra un camión. Midiendo sobre el plano, el presupuesto sale corto.
Columna
Qué va dentro
Se usa para
Descripción de la partida
Qué se ejecuta y con qué material, con referencia
Que nadie discuta qué estaba incluido
Unidad de medida
m2, m3, ml, kg o unidad
Medir y certificar lo ejecutado
Cantidad
Las unidades medidas en la obra, no de memoria
Calcular el importe y ver desviaciones
Precio unitario
Lo que cuesta ejecutarla: material, mano de obra, maquinaria y parte de los indirectos
Saber si ganas o pierdes en cada partida
Importe
Cantidad por precio unitario
Sumar el total de las partidas
Esa tabla es la plantilla; el resto del presupuesto son capas encima. Si quieres el cálculo hecho, el generador de presupuesto de obra te da la base, el total y el neto.
Las capas que van encima de las partidas
La suma de partidas es lo que cuesta ejecutar la obra, no lo que cobras. Entre una cifra y otra hay cuatro capas, y cada una tiene su justificación.
Capa
Qué cubre
De dónde sale
Error típico
Gastos generales
La estructura que no se imputa a una partida: oficina, vehículos, encargado, medios auxiliares
Tu coste anual de estructura entre las obras simultáneas
Poner un porcentaje heredado que no tiene que ver con tu estructura
Beneficio industrial
Lo que gana la empresa por ejecutar la obra
Tu decisión, con el punto de equilibrio delante
Bajarlo a cero para ganar el presupuesto y descubrirlo al certificar
Imprevistos
Lo que aparece al abrir y no estaba en el plano
Lo que te costaron los imprevistos de tus últimas obras
No ponerlos y financiarlos con el beneficio
IVA
El impuesto que se suma a la base y que ingresa la empresa
Lo que el cliente descuenta y entrega a Hacienda a cuenta de tu IRPF
La que te corresponda según tu caso
Confundirla con un descuento o con una retención de garantía
El neto que vas a cobrar
La retención de profesionales se calcula sobre la base y la ingresa el cliente a cuenta de tu IRPF: el neto es el total menos esa retención.
Un presupuesto que no distingue estas capas es un número, y no se defiende cuando el cliente pregunta por qué ha subido una partida.
Un ejemplo con números redondos
Los importes y los porcentajes son de ejemplo, para ver cómo se apilan las capas: los tuyos salen de tu estructura.
Suma de partidas, del ejemplo
80.000 €
Gastos generales, 10 % en el ejemplo
8.000 €
Beneficio industrial, 6 % en el ejemplo
4.800 €
Imprevistos, 4 % en el ejemplo
3.200 €
Base imponible, del ejemplo
96.000 €
La diferencia entre la suma de partidas y la base son 16.000 € que no están en ninguna partida: si no las pones, las pagas tú.
El precio unitario es donde se gana o se pierde
Copiar el precio unitario de otro presupuesto es la causa número uno de obras que se pierden desde el primer día.
Los cinco componentes del precio unitario
Material a precio real de compra, no al de la tarifa, y con su merma.
Mano de obra al coste de empresa de la hora, no al salario bruto.
Maquinaria y medios auxiliares: alquiler, andamios o plataforma, con su tiempo en obra.
Subcontratas que ejecutan parte de la partida, con su factura y su retención.
Una parte de los indirectos: desplazamientos, residuos, limpieza y seguridad.
Material y subcontratas. A precio real, con su merma.Horas al coste de empresa. No al bruto de la nómina.Y el calendario de cobro. La obra puede ser rentable y ahogar la caja.
Los cinco errores que se comen el margen
Todos se cometen antes de firmar y ninguno se arregla después sin discutir con el cliente.
Error
Cómo se nota
Cómo se corrige
No cargar la estructura en la obra
El beneficio desaparece al pasar los gastos fijos del mes
Reparte tu coste de estructura por obra antes de poner precio
Olvidar los trabajos previos y los remates
La partida se cumple, pero la obra se alarga dos semanas sin ingreso
Presupuesta demolición, retirada, limpieza y repaso como partidas
Presupuestar sin ver la obra
Aparece lo que nadie midió y lo pagas tú para no parar
Visita, mide y lista lo que no está en el plano antes de dar cifra
No cerrar el alcance por escrito
Cada cambio se discute dos veces y el cliente cree que entra
Di qué unidades incluye cada partida y cómo se cobra un trabajo a mayores
Mirar solo el margen
La obra es rentable y la caja se ahoga a mitad de ejecución
Presupuesta con el calendario de certificaciones delante: el coste de un empleado y el material se pagan antes del primer cobro
Del presupuesto a la factura, sin teclear las partidas dos veces
El generador calcula la base, el total y el neto con tus porcentajes.
Cada precio unitario lleva su mano de obra al coste real y su merma: ahí se decide el margen. Con el alcance cerrado, cada trabajo a mayores se cobra.
Cuando la obra arranca
El presupuesto es la referencia contra la que se compara todo. Guarda lo presupuestado por partida y al cerrar sabrás cuál te costó la obra. Cómo se imputa: contabilidad para constructoras.
Preguntas que nos hacen con el presupuesto delante
¿Cuánto tengo que poner de gastos generales y de beneficio industrial?
Lo decides tú, y sale de tu estructura real: oficina, vehículos, encargado y medios auxiliares dividido entre las obras que puedes atender a la vez. Los porcentajes de esta página son un ejemplo redondo, no una regla del sector.
¿Qué diferencia hay entre presupuesto y factura?
El presupuesto es una oferta: dice lo que vas a hacer y por cuánto, antes de hacerlo. La factura es lo que ya has ejecutado. Entre las dos está la certificación, lo ejecutado en el periodo. Si facturas el presupuesto tal cual, cobras algo que todavía no existe.
Me he equivocado en una partida. ¿Puedo subir el precio a mitad de obra?
Depende de lo que hayas firmado. Con un presupuesto cerrado y sin causa prevista, el error lo asumes tú. Por eso conviene decir qué unidades incluye cada partida, qué se cobra aparte y cómo se aprueban los cambios.
¿Y las partidas que no sé si van a salir?
Ponlas con su precio unitario y una nota de que se ejecutan solo si aparecen al abrir la obra. Así el precio está acordado antes de que nadie discuta y el cliente ve que no le cuelas un sobrecoste.
¿La retención de profesionales se pone en el presupuesto?
Sí, como línea informativa. Se calcula sobre la base imponible y la ingresa el cliente a cuenta de tu IRPF, así que el neto que cobras es el total menos esa retención. Verla desde el principio evita la conversación incómoda del primer cobro.
Del presupuesto a la factura, sin volver a teclear las partidas
30 minutos con alguien que ve presupuestos de obra cada semana. Te decimos qué necesitas, aunque no sea con nosotros.
