Generador de informe mensual por sede: una página con los números del mes
Cuando el negocio tiene varias sedes, el informe deja de ser un gesto y se convierte en el único modo de saber qué pasa en cada una. Mete las ventas del mes, los costes, la plantilla, las operaciones y un comentario, y esta herramienta calcula el margen bruto, el resultado del centro, las ventas por empleado, el ingreso medio por operación y el coste fijo por operación, y escribe el informe de la sede listo para copiar y mandar.
En dos frases. Con siete datos de una sede (ventas, costes directos, costes fijos, plantilla, operaciones y un comentario del mes) esta herramienta calcula su margen bruto, su resultado, la productividad por empleado, el ingreso medio por operación y el coste fijo que arrastra cada operación. El resultado es un informe de una página que puedes copiar en el portapapeles y pegar en tu correo o en tu documento del mes.
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Escribe el informe de la sede
Como lo llama tu equipo. Aparecerá en el titular del informe.
Facturación de esa sede en el mes, sin IVA. Valor de ejemplo, edítalo con el tuyo.
Lo que va con las ventas: material, compras, comisiones, personal variable de la sede. Valor de ejemplo, edítalo con el tuyo.
Alquiler, personal fijo, seguros, suministros y cuotas de esa sede. Valor de ejemplo, edítalo con el tuyo.
Personas que trabajan en esa sede, en número entero. Valor de ejemplo, edítalo con el tuyo.
Clientes atendidos, tickets, citas o servicios: siempre la misma unidad. Valor de ejemplo, edítalo con el tuyo.
Dos líneas sobre lo que ha pasado: qué ha funcionado, qué ha fallado, qué toca el mes que viene. Opcional.
Revisa los campos marcados: hay un valor que no tiene sentido.
Rellena los datos y pulsa «Calcular» para ver el resultado aquí, con su desglose.
Margen bruto0 €
Resultado del centro0 €
Ventas por empleado0 €
Ingreso medio por operación o cliente0 €
Coste fijo por operación o cliente0 €
Cálculo con los datos del mes que has introducido. Importes sin IVA: el IVA que cobras no es ingreso tuyo, lo recaudas.
Esta herramienta calcula con tus datos; no es asesoramiento contable individual. El informe es un resumen de gestión de una sede, no un documento contable: las cuentas anuales salen de tu contabilidad.
Cómo se calcula el informe de la sede
El informe tiene dos partes: las cuentas del mes, que dicen si la sede gana, y la actividad, que dice con qué esfuerzo lo consigue. Las cinco cifras salen de siete datos y se comparan mes a mes con la misma fórmula.
1. Cuenta del mes
Ventas, costes directos, margen bruto, costes fijos y resultado del centro, con su porcentaje sobre ventas.
2. Actividad
Plantilla de la sede, operaciones del mes, ventas por empleado, ingreso medio y coste fijo por operación.
3. Comentario y conclusión
Lo que ha pasado el mes, en dos líneas, y la frase que resume si la sede cubre o no sus costes.
Las cinco cifras y su fórmula
Margen bruto: ventas − costes directos. Lo que deja la actividad de la sede antes de pagar su estructura.
Margen bruto sobre ventas: margen bruto ÷ ventas × 100. El porcentaje permite comparar sedes de tamaños distintos.
Resultado del centro: margen bruto − costes fijos de esa sede. Si sale negativo, la sede no se paga ni a sí misma.
Ventas por empleado: ventas ÷ plantilla de la sede. Es la medida de productividad que se compara entre sedes sin discutir sobre personal.
Ingreso medio por operación: ventas ÷ operaciones o clientes del mes.
Coste fijo por operación: costes fijos ÷ operaciones o clientes del mes.
Coste directo: va con cada venta
El material, la comisión y el coste de la mercancía.
La parte variable de la plantilla, si la tienes medida así.
Coste fijo: se paga aunque no vendas
El alquiler, los seguros, las cuotas y los contratos del personal de estructura.
Si metes el alquiler en los directos, el margen bruto sale más bajo y el resultado del centro deja de cuadrar con la realidad.
Ejemplo completo con los números que vienen cargados
Sede con 62.000 € de ventas, 21.000 € de costes directos, 24.000 € de costes fijos, 6 empleados y 480 operaciones en el mes.
41.000 €Margen bruto, un 66,13 % sobre ventas
17.000 €Resultado del centro, un 27,42 % sobre ventas
10.333,33 €Ventas por empleado
50,00 €Coste fijo por operación
Cada cliente deja 129,17 € de ingreso medio y arrastra 50,00 € de estructura: la diferencia, 79,17 €, es lo que cubre los costes directos y deja el margen del mes. Si el mes que viene bajan las operaciones y los costes fijos no se mueven, el coste fijo por operación sube y el margen se estrecha sin que nadie haya tocado los precios.
Qué no es este informe
No es la contabilidad: es un resumen de gestión de una sede, sin impuestos, sin amortizaciones y sin el detalle de cada apunte. Las cuentas anuales salen de la contabilidad, y de ellas sale el resultado contable. Si el informe de la sede y la contabilidad no coinciden, manda la contabilidad, y la diferencia casi siempre está en un coste apuntado en la sede equivocada.
Qué significa para ti
Un informe por sede, con los mismos campos y todos los meses: la comparación solo funciona si las cifras se calculan igual en todas partes. En cuanto cada sede manda el suyo con sus criterios, tienes datos para justificar decisiones, no para tomarlas. Por eso cada sede necesita su propio centro de coste en la contabilidad y no una cuenta de gastos común donde todo se mezcla.
Compara la rentabilidad de tus locales
Las cuatro sedes con los mismos números, en una sola pantalla.
Y llévalo en el idioma del equipo de esa sede: no un balance, sino el coste fijo por operación, las ventas por empleado y el comentario del mes. Son tres cifras que cada persona entiende y puede mover, y con las que se pactan objetivos para el mes siguiente.
Lo que de verdad pide una decisión es la tendencia: un margen del 27 % está bien o mal según lo que diera esa sede en los tres meses anteriores. Para eso hacen falta las ventas y los costes separados por sede en tu contabilidad: con las sedes separadas desde el primer día, el centro de coste por sede y los indicadores por local se leen en cinco minutos, sin arqueología en las facturas. La herramienta para hacerlo sin hojas de cálculo es un software pensado para varias sedes: facturación, gastos y contabilidad separados y la gestoría detrás, desde 45 €/mes si eres autónomo y 149 €/mes si es una SL, sin permanencia.
Preguntas que nos hacen sobre el informe de una sede
¿Qué diferencia hay entre margen bruto y resultado del centro?
El margen bruto son las ventas menos los costes directos: lo que deja la actividad de la sede antes de pagar su estructura. El resultado del centro es el margen bruto menos los costes fijos de esa sede. El primero sirve para comparar sedes entre sí, porque no depende del alquiler ni de la plantilla fija de cada una; el segundo dice si la sede, con sus costes, gana o pierde dinero.
¿Qué cuenta como operación o cliente en este informe?
La unidad con la que trabaja esa sede: un cliente atendido, un ticket, una cita, una mesa o un servicio prestado. Lo importante es usar siempre la misma unidad, mes a mes, porque el ingreso medio por operación y el coste fijo por operación solo tienen sentido si los cuentas igual. Si un mes cuentas clientes y otro tickets, la serie se rompe y el informe deja de comparar nada.
¿Por qué me interesa el coste fijo por operación?
Porque enseña la palanca que no se ve en la cuenta de resultados: con los mismos costes fijos, cada operación que suma baja ese coste unitario y cada operación que falta lo sube. Es la cifra que explica por qué una sede con la misma facturación que otra puede ganar menos: tiene menos operaciones y, por tanto, costes fijos peores por cada una. Cuando el coste fijo por operación lleva tres meses subiendo, el problema no es el precio: es el volumen.
¿Puedo usar este informe para presentar cuentas?
No. Esto es un informe de gestión de una sede, escrito con los datos que tú introduces, para tu equipo y para ti. Las cuentas anuales salen de la contabilidad, se formulan, se aprueban y se depositan en el Registro Mercantil, y el impuesto se calcula sobre el resultado contable, no sobre este documento. Si el informe de la sede contradice la contabilidad, la que manda es la contabilidad: revisa de dónde sale la diferencia antes de tomar decisiones.
Con varias sedes, ¿tengo que hacer cinco informes?
Sí, uno por sede y con los mismos campos, y después uno del grupo sumando las cifras de todas. Ese es el orden que funciona: primero cada sede con sus propios costes y después la suma. Lo que no funciona es repartir los costes a ojo entre sedes y luego comparar: si el reparto cambia cada mes, el informe deja de servir para decidir y solo sirve para justificar lo que ya has decidido.
Un informe por sede, con los números de tu contabilidad
30 minutos con alguien que lleva negocios con varias sedes cada mes. Te decimos qué necesitas, aunque no sea con nosotros.
