KPIs por local: los ocho números que comparas entre tus sedes
Con varios locales, la caja del grupo puede estar bien mientras una de las sedes pierde dinero cada mes sin que nadie lo mire. Estos son los ocho números que se calculan con lo que ya tienes: la caja, las facturas, las nóminas y los gastos de cada local. Ninguno necesita un departamento de datos ni un programa de cuadros de mando aparte. Con el ERP y la gestoría en la misma cuota, desde 149 €/mes.
En dos frases. Los indicadores por local son los ocho números que se comparan entre sedes: ventas por hora abierta, ticket medio, coste de personal sobre ventas, margen por unidad, ocupación, merma, rotación y resultado por centro. Se calculan con la caja y la contabilidad del mes, no con un departamento de datos: si los datos salen del mismo sistema, el informe de cada sede está listo el mismo día que cierras el mes.
0%
En esta página
Los ocho números, de un vistazo
Se calculan con datos que ya tienes y se entienden sin formación financiera. La última columna es la que importa.
Indicador
Cómo se calcula
Cuándo se mira
Qué decides con él
Ventas por hora abierta
Ventas del mes entre las horas que el local ha estado abierto
Cada mes
Si el local está lleno o solo está abierto: horarios, días de cierre y turnos
Ticket medio
Ventas del mes entre el número de operaciones (tickets, mesas, servicios)
Cada mes
Precios, combinaciones de producto y formación del equipo
Coste de personal sobre ventas
Sueldos más seguridad social entre las ventas del local
Cada mes
Refuerzos, turnos y si el equipo se paga con lo que se vende
Margen por unidad
Precio de venta menos coste directo, por unidad, y su versión en porcentaje
Mensual o trimestral
Qué línea, servicio o familia merece más espacio
Ocupación
Unidades ocupadas entre unidades disponibles (mesas, sillones, plazas, metros)
Semanal
Si el espacio trabaja o es escaparate: reservas, lista de espera, capacidad
Merma
Producto perdido entre producto comprado, en importe
Semanal
Compras, conservación, raciones y errores que se repiten
Rotación
Cuántas veces al año vendes lo que tienes en el almacén; sin stock, cuánta gente entra y sale del equipo
Cada mes
Cuánto comprar de cada cosa y cuánto cuesta que se vaya la gente
Resultado por centro
Todos los ingresos del local menos todos sus costes, los directos y su parte de los comunes
Cada mes
Lo que de verdad importa: seguir, cambiar el local o cerrar
El orden de la tabla no es casual
Los cuatro primeros se leen en el informe mensual y se deciden despacio.
Si no cuadra con la suma de la sociedad, los otros siete son adornos. Cómo se imputa cada coste: centros de coste por sede.
Cómo montarlos sin un departamento de datos
La mayoría de los negocios con varias sedes tienen a alguien con una hoja de cálculo y poco tiempo. Estas reglas hacen que el informe salga igual cada mes.
Los datos, del mismo sistema
Ventas, gastos y nóminas salen del mismo programa. Si cruzas exportaciones, discutes los números.
Un día fijo al mes
El mismo siempre, con las facturas de proveedores ya metidas.
Una página por sede
Los mismos ocho números, en el mismo orden y con el mes anterior al lado.
Porcentajes antes que euros
El resultado sobre ventas se compara entre locales de tamaños distintos.
El error que se repite es acabar con un Excel por local, con su formato y su criterio. El informe de cada sede está en el generador de informe por sede.
Comparar dos locales que no se parecen es una trampa
Tus locales no son gemelos: uno tiene más paso, otro más metros, otro abre menos horas. Estas precauciones evitan conclusiones falsas.
Lo que sí dice algo
Cada sede contra su historial: tres meses bajando es un aviso.
Un local nuevo contra su objetivo, no contra el maduro de al lado.
La sede que se desvía del grupo en dos indicadores a la vez.
Lo que no dice nada
Comparar euros entre un local grande y uno pequeño.
Leer el coste de personal de un local de tardes igual que el de uno abierto mañana y noche.
Usar el informe como ranking entre sedes.
Ni gemelos ni comparables. Cada sede tiene su tamaño y su horario.Mira la tendencia. Una sede que mejora desde el fondo es buena señal.Los cuatro, con semáforo. Está en el comparador de rentabilidad por local.
Qué significa para ti
Lo que montas este mes
Los ocho indicadores por escrito con su fórmula, una página de informe por sede, un día fijo en el calendario y una lista corta de decisiones por local.
Lo que no tienes que hacer tú
Exportar caja, ventas y nóminas de cada sede para juntarlas, ni montar un cuadro de mando aparte para números que ya están en el ERP.
¿Tengo que mirar los ocho números desde el primer mes?
No. Empieza por dos: el resultado por centro y el coste de personal sobre ventas. Con esos dos ya sabes si una sede gana dinero y si su equipo se paga solo. Después añade ticket medio y ventas por hora abierta.
Mis locales son muy distintos, ¿me sirve compararlos?
Comparar euros entre un local grande y uno pequeño no dice nada. Compara porcentajes sobre ventas y cada sede contra su propio historial: si el margen baja tres meses seguidos, ese es el aviso. Sirve para ver tendencias, no para hacer un ranking.
¿Puedo calcular esto con el TPV y una hoja de cálculo?
Puedes, y muchos empiezan así. El problema es el tiempo: cada mes hay que exportar caja, ventas, nóminas y gastos de cada sede y cuadrarlos con la contabilidad. Cuando se hace a mano, un mes se hace y tres no.
¿Cada cuánto se revisan estos indicadores?
El resultado por centro y el coste de personal, cada mes. La ocupación y la merma, cada semana: son los que se corrigen rápido. El ticket medio y las ventas por hora abierta, cada mes, que es cuando decides horarios y turnos.
¿Quién tiene que mirar estos números?
Tú o la persona que lleva los locales, con un día fijo al mes, siempre el mismo. Un informe de una página por sede, los mismos ocho números y una línea escrita con lo que ha cambiado. Sin esa rutina, los indicadores son un adorno.
Si un local sale mal en los números, ¿lo cierro?
Eso es una decisión, no un indicador. Antes de cerrar mira si la sede floja tira de clientes que compran en las otras, si su problema es de coste o de ventas y si esos costes se pueden tocar. El informe te quita la duda de si el problema existe.
Ocho números, una página por sede y un día fijo al mes
30 minutos para montar los indicadores de tus locales con los datos que ya tienes. Te decimos qué necesitas, aunque no sea con nosotros.
