Verifactu cambia cómo tiene que emitir las facturas un restaurante: registro inalterable, series sin huecos y tickets con los datos que tocan. Esta herramienta te deja comprobar en cinco minutos cuáles de los diez puntos cumples ya y cuáles te faltan, sin registro y sin que nadie te llame.
En dos frases. Verifactu es la norma que obliga a que el programa con el que facturas cumpla unos requisitos: que las facturas no se puedan cambiar sin dejar rastro, que la numeración no tenga huecos y que el sistema pueda enviar los registros a la Agencia Tributaria. Este checklist te da diez comprobaciones para saber si el tuyo lo cumple, con el resultado y el primer paso a dar.
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Comprobación orientativa sobre los diez puntos del checklist. El detalle de tu caso se mira con tu programa delante.
Esta herramienta compara lo que marcas con una lista de diez comprobaciones; no es asesoramiento fiscal individual. El detalle normativo está en la fuente oficial enlazada al final de la página.
Cómo se puntúa este checklist
Un punto por cada comprobación que marques, diez en total, sin puntos que valgan doble ni parciales: cubrir nueve no arregla la décima.
Cada punto se contesta mirando dos sitios: la máquina o el programa con el que facturas y lo que hace el personal cuando cobra. En un restaurante la facturación sale de varios sitios a la vez, y por eso este checklist falla más en negocios con barra que con escritorio.
El programa
Tiene que emitir los registros del reglamento y poder actualizarse: pregunta en qué versión está.
El personal que cobra
Da igual lo bien que cumpla el sistema si quien anula una comanda no sabe qué hacer con ella.
Los sitios donde facturas
TPV del salón, barra, comanda y reparto: cuanto más repartida está la facturación, más puntos fallan.
Los diez puntos, uno a uno
Un programa que cumple los requisitos. Tiene que emitir los registros de facturación del reglamento y poder actualizarse: pregunta en qué versión está.
Facturas que no se cambian sin dejar rastro. Una factura emitida no se modifica ni se borra sin constancia de quién y cuándo.
Series y numeración sin huecos. La anulación deja registro, no borra el número. En muchos restaurantes hay una serie por TPV y huecos de años de anulaciones a mano.
Tickets y facturas simplificadas. La mayoría de tus operaciones son tickets y también entran en el sistema, con los datos de su tipo.
Datos del cliente cuando pide factura con NIF. La factura completa lleva nombre o razón social, NIF, domicilio y desglose.
Conservación y acceso a los registros. Tienen que poder consultarse y mostrarse: la pregunta no es si están, sino quién entra y desde dónde.
QR o referencia cuando corresponde. Depende de la modalidad en la que esté tu sistema, así que lo primero es saber en cuál estás.
Personal formado. Cuatro reglas: cómo se emite, cómo se anula, qué se hace con la factura que pide el cliente y a quién se avisa cuando falla.
Copia de seguridad. Tiene que existir, hacerse sola y haberse probado restaurándola: un disco que muere el viernes deja el sábado sin facturación.
Qué hacer si el sistema falla. Es el punto que casi nadie tiene escrito y el único que se usa en pleno servicio: qué se emite, cómo se registra y quién lo anota.
La factura no se cambia sin dejar rastro.La barra es donde más falla la facturación.Los registros se conservan y se pueden mostrar.
Llama a tu proveedor
Pregunta por escrito en qué versión está su sistema y cómo se actualiza.
Comprueba el registro
Intenta modificar una factura ya emitida: si puedes y no queda constancia, ese programa no cumple.
Revisa las series
Cada anulación tiene que quedar registrada, no borrada: busca números que falten en cada TPV.
Forma al personal
Cómo se emite, cómo se anula y a quién se avisa cuando falla, con el protocolo escrito.
Los dos puntos que más se repiten
La formación de quien cobra: da igual el programa si el camarero no sabe qué hacer con una comanda anulada.
El protocolo de avería: es el único punto que se usa de verdad un día de servicio.
El IVA de cada servicio, separado
Lo que se sirve y lo que va para llevar, listo para el modelo 303.
El punto que se olvida es el 10. Un sistema conforme y un servicio sin protocolo de avería siguen dejando facturas sin registrar. Escríbelo en una hoja, ponlo en la pared de la barra y no dependas de que el encargado se acuerde.
Qué significa para ti
Con siete puntos o más, lo que falta suele ser personal: la formación y el protocolo de avería son los dos que más se repiten en los restaurantes que ya tienen un buen programa. Entre cuatro y seis, el problema casi siempre es el mismo: la facturación vive en dos sitios distintos y eso no se arregla cambiando de programa, se arregla poniendo la facturación y la contabilidad en el mismo sistema. Con tres o menos, empieza por el punto 1: saber en qué versión está tu sistema es la conversación que desbloquea el resto.
Sobre las fechas: el calendario se ha ido ajustando y depende del tipo de empresa, así que la referencia buena es la ficha oficial de la Agencia Tributaria, enlazada abajo. Si todavía facturas a mano o con plantillas, el paso previo es digitalizar las facturas. En Contaes el sistema de facturación y la gestoría van en la misma suscripción: facturas sin límite, contabilidad, IVA y nóminas desde 249 €/mes para una sociedad de hostelería con hasta cinco empleados. Los planes están en los planes de Contaes.
¿Verifactu me obliga a cambiar el programa de facturación?
No siempre: depende de si el sistema que usas ya cumple los requisitos. La pregunta que tienes que hacerle a tu proveedor es si su versión emite los registros de facturación con los requisitos del reglamento y si puedes actualizarla. Si te dice que no, esa máquina o ese programa no te va a valer.
¿Cuándo tengo que tenerlo listo?
El calendario de entrada en vigor se ha ido ajustando y depende del tipo de empresa, así que no te fíes de una fecha que hayas leído de pasada. La referencia buena es la ficha oficial de la Agencia Tributaria sobre sistemas informáticos de facturación, enlazada en las fuentes de esta página. Lo que puedes hacer hoy es repasar los diez puntos: la adaptación es la misma se aplique cuando se aplique.
¿Me valen los tickets de la máquina registradora?
Valen si el sistema que los emite cumple los requisitos del reglamento: registro inalterable, series sin huecos y, cuando le corresponde, la referencia y el QR en el documento. Una máquina que no se puede actualizar no puede cumplirlos. Pregunta al fabricante por su versión y por cómo se actualiza.
¿Esto sustituye a mi asesor?
No. El checklist te dice si tu facturación tiene los diez puntos cubiertos, pero no revisa tus libros ni te dice si tu caso concreto está bien resuelto. Si tienes dudas con tu programa, con la numeración de series o con los tickets, eso se mira con tus números delante.
¿Cuánto cuesta tener esto cubierto?
La comprobación, nada: el checklist es gratis y no necesitas registro. Llevarlo al día es otra cosa. En Contaes la facturación y la gestoría van en la misma suscripción, desde 249 €/mes para una sociedad de hostelería con hasta cinco empleados y nóminas incluidas.
Que la facturación de tu restaurante no dependa de que nadie se acuerde
30 minutos con alguien que te dice qué te falta de verdad, aunque no sea con nosotros. Trae el programa que usas y salimos de dudas.
