Verifactu en restauración: qué cambia en la caja de un bar
En un restaurante, lo que cambia con Verifactu no es el ticket: es el sistema que lo emite. Cada venta deja un registro que no se puede alterar ni borrar, encadenado con el anterior, y el ticket lleva un código QR. Esta página cuenta qué significa para una caja de bar y dónde mirar la fecha que te toca.
En dos frases. Verifactu no cambia cómo facturas ni los impuestos que pagas: cambia cómo se registra cada venta en tu sistema informático, para que quede una huella que no se pueda modificar y que una venta anulada no desaparezca. En un bar significa que el programa que emite los tickets tiene que generar un registro por cada uno, encadenado con el anterior, con un código QR en el ticket, y que un sistema que no cumpla esos requisitos no puedes seguir usándolo.
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En esta página
Qué cambia y qué no cambia en la caja de un restaurante
Lo que no cambia: sigue habiendo ticket, siguen los mismos tipos de IVA y quien factura eres tú. Lo que cambia es todo lo que ocurre por debajo del ticket.
Cada venta, un registro
Datos de la operación, identidad del sistema y fecha y hora exactas.
Encadenados
Cada uno se cierra con un código del anterior: si alguien toca uno, se nota.
QR en el ticket
El ticket y la factura llevan QR y, según la modalidad, la leyenda correspondiente.
Anular no es borrar
No eliminas el ticket: emites un registro de anulación unido al de alta.
Si tu caja permite borrar un ticket y volver a emitirlo como si nada, ese sistema no encaja con la norma: el marco general está en Verifactu para empresas.
El registro de facturación, explicado sin jerga
Es una libreta con hojas numeradas y cosidas: no puedes arrancar una sin que se note. El registro de alta se genera al emitir el ticket; el de anulación, cuando esa operación deja de valer. Y no sustituye al ticket de papel: el registro no es la factura.
Series sin huecos: por qué ya no vale «borro el ticket y lo repito»
El Reglamento de facturación ya pedía numeración correlativa en cada serie; la normativa de sistemas informáticos añade que los registros no tengan saltos sin anotar.
Cobrar dos veces en un ticket
La venta se anota cuando se emite; el arreglo se hace con el sistema.
Anular y volver a empezar
Se emite el registro de anulación y queda la traza de los dos.
Cambiar el número a mano
Cada serie tiene que ser su propia secuencia: nada de retocar el contador.
El cierre de caja pasa de ser una reconstrucción a ser un control.
Qué pasa con el TPV que ya tienes
La respuesta depende de tu caso, y conviene saberlo antes de llamar a nadie.
Tu situación
Qué toca hacer
Tu TPV es de un fabricante que sigue actualizándolo
Pedir la versión adaptada y actualizar: normalmente sin cambiar la máquina
Tu TPV es antiguo y su fabricante no lo actualiza
Hay que cambiar de sistema, y cuanto antes lo sepas, más margen para elegirlo con calma
Emitías los tickets con una hoja de cálculo
Una hoja de cálculo no es un sistema de facturación: necesitas software que emita los registros
Pensabas usar la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria
Sirve para facturas completas, no para facturas simplificadas: no encaja en un bar
La obligación es de quien emite la factura, o sea tuya, no del fabricante: «es que me lo vendieron así» no te protege. Las comprobaciones están en la checklist de Verifactu para restaurantes.
Las dos formas de cumplir: VERI*FACTU o guardar los registros en tu sistema
VERI*FACTU
Encadena los registros y además los remite a la Agencia Tributaria.
El QR permite validar fiscalmente la factura.
NO VERI*FACTU
Conserva los registros en el sistema emisor, con firma electrónica.
El QR comunica la factura cuando se requiere.
En las dos, el sistema tiene que poder exportar los registros si se le requieren y tiene que haber una declaración con la modalidad elegida: pídelo por escrito a quien te venda el software.
Tu fecha: el calendario se ha ido ajustando
El calendario de adaptación se ha ido ajustando desde la aprobación de la norma y la Agencia Tributaria publica notas informativas cuando cambia el plazo: aquí no vas a leer una fecha copiada de un blog.
La ficha oficial de la Agencia Tributaria
Con la nota informativa del plazo y las preguntas frecuentes actualizadas: es el enlace del final de la página.
Tu proveedor, por escrito
Pregunta en qué modalidad trabajas y con qué versión.
No lo dejes para la semana antes: cambiar el sistema de caja afecta a la carta, al cierre y a la formación del personal. Comprobar si tu ticket sale con QR lo resuelves esta tarde.
Qué significa para ti
Hazlo esta semana
Mira un ticket de ayer: ¿lleva QR?, ¿el número sigue la serie sin saltos? Pide después a tu proveedor que confirme la modalidad por escrito.
Lo que no puedes dejar pasar
Comprar un TPV de segunda mano sin saber si su fabricante lo actualiza, o cambiar de sistema sin formar al personal.
Depende de tu proveedor. Si sigue actualizando el sistema, lo normal es que te llegue por una actualización de software, sin cambiar la máquina. Si es un TPV antiguo cuyo fabricante ya no lo mantiene, tendrás que cambiar de sistema. La forma de saberlo es una pregunta concreta a tu proveedor: en qué modalidad trabajas y con qué versión. Pide que te lo confirme por escrito.
¿Qué pasa si mi programa no está adaptado?
Que no puedes seguir usándolo para facturar cuando te toque: la obligación de usar un sistema que cumpla los requisitos es del que emite la factura, o sea tuya, no del fabricante del programa. Y no vale escudarse en que te lo vendieron así. Por eso el trabajo de esta semana es comprobar en qué situación está tu sistema y, si no cumple, planificar el cambio con tiempo.
¿Puedo usar la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria?
Para un bar, no. Esa aplicación existe para quien no tiene ningún sistema informático de facturación y exige identificar por completo al destinatario, así que solo admite facturas completas y no sirve para facturas simplificadas. Y en hostelería casi todo lo que emites es ticket. Si tu volumen es de tickets, necesitas un software que los emita y genere sus registros.
¿Cuándo me toca exactamente?
El calendario se ha ido ajustando desde la aprobación de la norma y la Agencia Tributaria ha publicado notas informativas ampliando el plazo de adaptación, así que aquí no vas a leer una fecha que se quede vieja. La que manda es la de la ficha oficial de sistemas informáticos de facturación, que tienes enlazada al final de esta página, junto con sus preguntas frecuentes actualizadas. Si además te confirmas con quien te lleva la facturación, cierras la duda del todo.
¿Esto tiene algo que ver con la factura electrónica?
Son dos cosas distintas que se cuentan juntas. Verifactu va del registro: cómo se anota cada venta en tu sistema y qué se comunica a la administración. La factura electrónica va del formato y del envío entre empresas. En hostelería, el día a día es sobre todo tickets, así que lo que más te va a tocar es la parte del registro y del QR. Lo que no cambia es cómo se guardan las facturas de tus proveedores: eso va por otro camino, el de digitalizar las facturas.
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