Cuando una empresa te contrata un curso para su plantilla, la mitad del trabajo no es dar clase: es que la formación se pueda bonificar sin que nadie tenga que reconstruir papeles meses después. Este checklist te deja comprobar en cinco minutos cuáles de los diez puntos tienes cubiertos y cuáles te faltan, sin registro y sin que nadie te llame.
En dos frases. En la formación bonificada, quien encarga el curso y lo bonifica es la empresa cliente, no la academia: ella tiene el crédito sobre sus cotizaciones y tú facturas la formación. Este checklist te da diez comprobaciones —quién encarga, qué se firma y qué se guarda— para saber si tu curso está listo antes de empezar, con el primer paso a dar.
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Comprobación orientativa sobre los diez puntos de gestión del curso. El detalle de tu caso se mira con los papeles delante.
Esta herramienta compara lo que marcas con una lista de diez comprobaciones; no es asesoramiento fiscal ni laboral individual. Aquí no hay cifras de crédito ni porcentajes: esa información es de cada empresa y se consulta en la fuente oficial enlazada al final de la página.
Cómo se usa este checklist
Un punto por cada comprobación que marques, diez en total, sin puntos que valgan doble ni parciales: firmar la asistencia no arregla que nadie haya confirmado el crédito antes de empezar.
Los diez puntos se leen en tres momentos, y el orden importa porque cada uno depende del anterior.
Antes de empezar, puntos 1, 2 y 10Quién encarga y bonifica, si esa empresa está al corriente de pagos y si el crédito está confirmado antes de fijar la fecha.
Durante el curso, puntos 3 a 8Comunicar el inicio en plazo, programa y objetivos por escrito, asistencia firmada, evaluación del aprovechamiento, costes documentados y los requisitos del formato si es teleformación.
Después, punto 9Guardar todo durante el periodo exigido. Es el que casi nadie marca y el único que no se puede arreglar a posteriori.
La empresa cliente
Es la que encarga, la que tiene el crédito sobre sus cotizaciones y la que bonifica el curso.
La academia
Impartes el curso y lo facturas, con el detalle de los costes y un programa que coincida con lo que facturas.
El expediente del curso
Programa con objetivos, asistencia firmada por cada alumno, evaluación y facturas: se archiva desde el primer día.
Los diez puntos, uno a uno
Quien encarga y bonifica es la empresa cliente. El crédito vive en sus cotizaciones: tú impartes el curso y lo facturas. Si un cliente te pide aparecer tú como responsable de la bonificación, ese curso tiene un problema antes de empezar.
La empresa está al corriente de pagos. Una empresa con deudas con la Seguridad Social o con Hacienda puede perder la bonificación de esa formación. No es tu obligación auditarla, pero pregúntalo antes de reservar fechas.
La comunicación del inicio, dentro de plazo. La formación programada se comunica antes de empezar, no al terminar: primero se comunica y después se fija la fecha.
El programa y los objetivos, por escrito. Qué se imparte, cuántas horas, a quién y con qué objetivos. Un temario en una presentación no vale como programa.
Control de asistencia firmado. Cada alumno firma su asistencia y en teleformación hay que registrar que ha estado conectado. Un control reconstruido tres meses después es una debilidad, no un documento.
Evaluación del aprovechamiento. Un test, un ejercicio o una prueba práctica por alumno: lo que se evalúa es si aprendió lo que el programa decía que iba a aprender.
Costes y facturas documentados. La factura del curso con su detalle y los costes que la empresa necesite para su expediente. Si factura, contabilidad y nóminas están en el mismo sitio, el expediente se arma solo.
Requisitos específicos de la teleformación. El formato online tiene sus propias exigencias además de las comunes: fíjalas con la empresa antes de grabar el primer vídeo.
Conservación de la documentación. Programa, asistencia, evaluaciones, facturas y comunicaciones se guardan mientras puedan ser requeridas: lo que no existe no se reconstruye.
El crédito disponible, confirmado antes de empezar. Se confirma con la empresa, no con la academia, y la referencia oficial para consultarlo es Fundae, enlazada en las fuentes.
El crédito vive en las cotizaciones de la empresa, no en la academia.La factura del curso va con el detalle de sus costes.El expediente se archiva desde el primer día.
Lo que hay que acordar por escrito con la empresa
Quién encarga y quién bonifica: la empresa, con la academia solo facturando el curso.
Quién comunica el inicio de la formación y con qué antelación respecto a la primera clase.
El listado de documentos que va a pedir, acordado en el mismo correo en el que confirmas la fecha.
El IVA de tus cursos
Mira si el curso va exento o sujeto antes de emitir la factura.
El punto que se olvida es el 9. Un curso impecable con la documentación sin archivar se convierte en un problema si alguien lo revisa dos años después. Guarda programa, asistencia, evaluaciones y factura el mismo día en que acaba el curso.
Qué significa para ti
Si marcas los diez, tu parte está cubierta. Si marcas siete o más, lo que falta suele ser documentación de última hora: el programa por escrito y el control de asistencia firmado son los dos puntos que más se postergan y los dos que peor se arreglan después.
Si marcas entre cuatro y seis, la gestión de la formación vive repartida entre tu cliente, la facturación y una carpeta en el escritorio: eso no se arregla con más disciplina, se arregla teniendo programa, asistencia y factura en el mismo sitio. Si marcas tres o menos, empieza por el punto 1 y por el 10, en ese orden: son los dos que dependen de tu cliente y los dos que bloquean todo lo demás.
Aquí no vas a encontrar importes de crédito ni porcentajes de bonificación: dependen de la empresa, de su plantilla y de lo que haya cotizado, y cambian. Ese dato se confirma con la empresa y con la referencia oficial. En Contaes la facturación, la contabilidad y las nóminas van en la misma suscripción, con gestor asignado, y el precio de cada plan está en los planes de Contaes; el resto de herramientas del sector, en las herramientas de Contaes.
¿Por qué la academia no puede bonificar la formación?
Porque la bonificación se aplica sobre las cotizaciones a la Seguridad Social de la empresa que manda a su gente a formarse, y esa empresa es la que tiene el crédito. Tú facturas el curso; ella lo bonifica. Si alguien te ofrece firmar tú la documentación, está pidiéndote que asumas una gestión que no es tuya y que puede acabar en tu facturación.
¿Cuánto crédito tiene la empresa cliente?
No hay una cifra general: depende de lo que haya cotizado esa empresa y de su plantilla, y por eso no la vas a encontrar en esta página ni en ningún resumen del sector. Lo que sí puedes hacer es pedir a la empresa que confirme su crédito disponible antes de fijar la fecha de inicio. La referencia oficial para esa consulta es Fundae, y está enlazada en las fuentes de esta página.
¿Qué documentación me va a pedir la empresa?
Como mínimo, el programa del curso con objetivos por escrito, el control de asistencia firmado por cada alumno, la evaluación del aprovechamiento y la factura con el detalle de los costes. Si es teleformación, además hay requisitos propios del formato que conviene cerrar antes de empezar y no después. Acuerda el listado con la empresa en el mismo correo en el que confirmas la fecha.
¿Cuánto tiempo hay que guardar la documentación?
El periodo que exige la normativa, que no es el mismo para todo: hay documentación laboral, contable y fiscal con plazos distintos. La regla práctica es conservarla mientras pueda ser requerida y no destruirla antes de tiempo, porque un curso de hace tres años se puede revisar. Lo que no se puede es reconstruir un control de asistencia firmado que ya no existe, así que se archiva desde el primer día.
¿Esto sustituye a mi asesor?
No. El checklist te dice si tu curso tiene cubiertos los diez puntos de gestión, pero no valida tu caso concreto ni revisa la documentación de la empresa. Si tienes dudas sobre quién comunica qué, sobre teleformación o sobre la facturación del curso, eso se mira con los papeles delante antes de empezar la formación.
Que el expediente de cada curso se genere solo
30 minutos para repasar tus diez puntos con los papeles delante y decidir qué te falta de verdad, aunque no sea con nosotros.
