Subcontratas y freelances en una agencia: retención, IVA y papeles en regla
Casi ninguna agencia saca todos los proyectos con plantilla propia: entra un freelance para el diseño, otra agencia para el desarrollo y un especialista para la campaña. Un colaborador sin alta censal, o con una factura que no describe el trabajo real, te deja sin deducir el gasto; y si depende de ti en todo, se convierte en un problema laboral con facturas de por medio. Facturas, IVA soportado y retenciones van en el mismo sitio desde 149 €/mes.
En dos frases. Contratar a un freelance o a otra agencia es lo normal, pero su factura tiene que llegar bien: a tu nombre, con el trabajo descrito, con su IVA y, cuando corresponda, con la retención de IRPF descontada, que ingresas tú como pago a cuenta de su impuesto. Si el colaborador no está dado de alta o la factura no describe el trabajo real, no puedes deducir el gasto, y el riesgo de que su situación acabe siendo tu problema es todo tuyo.
Antes de que alguien empiece: contrato, documentación comprobada y cómo va a facturar.
Cómo factura cada tipo de colaborador
El mismo tratamiento para todos origina la mitad de los errores.
No. Sin factura no tienes gasto deducible: ese dinero sale de tu cuenta, no entra en tu contabilidad como coste y acabas pagando impuesto sobre un beneficio que no has tenido. La factura tiene que estar a tu nombre, describir el trabajo real y llevar los datos completos del que la emite.
¿Tengo que practicarle retención a mi colaborador?
Depende del tipo de trabajo y de cómo esté dada de alta su actividad. La retención es un pago a cuenta de su IRPF y la fija el Reglamento del IRPF, no tu criterio. Si te corresponde practicarla, la calculas sobre la base de la factura, se la descuentas del pago y la ingresas tú con el modelo 111.
¿Qué papeles le pido antes de que empiece?
Su alta censal, el certificado de estar al corriente con Hacienda, su situación de alta como autónomo o la escritura si es una sociedad, el seguro de responsabilidad civil si su trabajo lo exige y el contrato firmado con el alcance del trabajo. Se piden una vez y se revisan cada año.
Si es un freelance que factura desde otro país, ¿cambia algo?
Cambia, y bastante: la factura de un colaborador de otro país de la UE puede ir sin IVA español por la inversión del sujeto pasivo, con su NIF-IVA y su mención. Ese caso tiene su propia página, porque aplicarle las reglas de un autónomo español es el camino rápido a un error.
¿Y si el freelance trabaja solo para mí?
Que esté dado de alta como autónomo no cambia la realidad del trabajo. Si depende de ti en todo, trabaja en tus instalaciones, con tus herramientas y tu horario y no tiene riesgo propio, la relación puede considerarse laboral aunque haya facturas por medio. Eso se revisa con alguien de laboral antes de que crezca.
¿Cómo controlo que mis colaboradores estén al día?
Con un expediente por colaborador y una revisión anual: alta censal, certificados al corriente, seguro vigente y contrato. En Contaes esas facturas entran en el mismo ERP que tu contabilidad, así que el gasto, su IVA y la retención quedan cuadrados en el mismo sitio sin rehacer nada.
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