Rentabilidad por cliente: ¿te deja dinero o te lo quita?
Facturar mucho no es ganar dinero. Un cliente con una cuota alta puede estar pagando tu estructura y nada más, y casi nunca se descubre mirando la facturación del mes. Esta calculadora cruza lo que facturas, las horas que le dedicas y tus costes, y te dice el margen real que te deja cada cliente.
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Cálculo orientativo con tus datos. El coste por hora es el que has introducido, no una media del sector.
Esta herramienta calcula con tus datos; no es asesoramiento fiscal individual. El resultado depende del coste por hora que pongas: si lo cambias, cambia toda la lectura.
Cómo se calcula
Son dos restas y un umbral: lo que cuesta atender al cliente, lo que queda de lo facturado y el punto a partir del cual deja de costarte dinero.
Coste del tiempo
Las horas dedicadas al mes por tu coste por hora interno.
Costes directos
Licencias, subcontratas o desplazamientos que solo pagas por él.
Margen
Facturación menos lo anterior: en euros, en porcentaje y por hora.
Umbral
La facturación mínima a partir de la cual deja de costarte dinero.
Ejemplo con los valores cargados: 40 horas por 25 € son 1.000 €, más 200 € de costes directos, dan 1.200 € de coste al mes.
Ejemplo con los valores de la calculadora, no una media del sector. El umbral son esos 1.200 €; para un 20 % de margen hay que facturarle 1.500 €, porque el margen se calcula sobre el precio y no sobre el coste.
El coste por hora es donde se falla. Con el sueldo bruto te dejas la cotización, el software y el tiempo que no factura, y el margen que veas será imaginario. Sale de tus costes fijos entre las horas facturables de verdad: es la cuenta de la calculadora de precio/hora para tu agencia.
Qué significa para ti
Por encima del 30 %
- Sostiene la estructura de la agencia.
- Merece inversión: más atención y mejores condiciones.
Del 0 % al 15 %
- Una ronda de cambios de más se lleva el beneficio del mes.
- Toca plan: subir la cuota o cerrar el alcance.
Un cliente en negativo tiene una conversación pendiente, y antes conviene saber de dónde viene el agujero: si viene de las horas, se arregla con alcance cerrado; si viene del precio, hay que subir la cuota y asumir el riesgo de perderlo. En proyectos largos, ese control es lo único que te dice si el margen está donde creías (cómo facturar proyectos largos).
¿Y si el problema es tu coste por hora?
Sácalo con tus costes fijos y vuelve aquí con el número bueno.
Lo que tienes que recordar
- Facturar mucho no es ganar: el margen por hora compara clientes de tamaños distintos.
- El alcance que crece sin precio nuevo es como un cliente rentable deja de serlo.
- Revisa las cuentas grandes cada trimestre, no una vez al año.
Para que la cuenta sea un sistema y no una foto, el tiempo dedicado tiene que vivir donde viven las facturas: un ERP con la contabilidad dentro, con la ficha del cliente unida a sus números (CRM y ERP juntos) y todo incluido desde 149 €/mes.
Fuentes oficiales
- Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación
- Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido
- Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital
Preguntas que nos hacen sobre la rentabilidad por cliente
¿Qué meto en costes directos del cliente?
Todo lo que pagas solo por ese cliente: licencias que le instalas, subcontratas, banco de imágenes, fotografía, hosting dedicado, kilómetros o desplazamientos. Si el gasto desaparecería al perder al cliente, es un coste directo. Lo que pagarías igual con o sin él (la oficina, el software de la casa, la gestoría) ya está dentro de los costes fijos y no se repite aquí.
¿Cómo saco mi coste por hora interno?
Divide tus costes fijos mensuales entre las horas que tu equipo puede facturar de verdad. Si no lo tienes calculado, la calculadora de precio/hora para tu agencia lo hace en un minuto. Mientras no lo tengas, un coste por hora inventado a la baja es peor que no hacer la cuenta: el margen que veas será más bonito y más falso.
¿Qué margen es razonable por cliente?
En servicios, un cliente por debajo del 15 % de margen no aguanta un imprevisto: una revisión de más, una ronda de cambios o un retraso de pago se llevan el beneficio del mes. Entre el 15 % y el 30 % el cliente es rentable pero con poco aire; por encima del 30 %, tienes margen para invertir en la relación y para absorber errores.
Tengo un cliente que pierde dinero. ¿Lo dejo?
Antes de decidirlo, mira si pierde por precio o por horas. Si pierde por precio, hay conversación: subir la cuota o cambiar el alcance. Si pierde por horas, es un problema de gestión que se arregla con alcance cerrado y control de tiempos. Lo que no funciona es esperar a que cambie solo: un cliente que pierde dinero hoy suele perderlo también el mes que viene, y además ocupa el tiempo que necesitas para los que sí lo dejan.
¿Un cliente rentable puede dejar de serlo?
Sí, y pasa casi siempre por la misma puerta: el alcance crece y la cuota no. Cada petición extra que entra sin precio nuevo baja el margen de la hora hasta que el cliente que celebrabas deja de dejar dinero. Por eso conviene revisar la rentabilidad de los clientes grandes cada trimestre y no una vez al año.
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