Facturar por hitos un proyecto largo: cuándo emitir cada factura
Un proyecto de branding, una web o una campaña que dura seis meses no se factura al final: se factura por hitos, con un anticipo al arrancar y una factura por cada entregable aceptado. Así el dinero entra mientras trabajas y no cinco meses después, cuando ya has pagado tres nóminas. Si además facturas todo de golpe, el IVA de medio año cae en un solo trimestre. La facturación y el IVA de tu agencia van en el mismo sitio desde 149 €/mes.
En dos frases. Facturar por hitos es partir un proyecto largo en entregables y emitir una factura al cerrar cada uno, empezando por un anticipo. Así cobras mientras trabajas y el IVA se reparte por trimestres, en lugar de aguantar cinco meses sin facturar y juntar todo el IVA del proyecto en una sola declaración.
La respuesta corta a «¿cuándo puedo facturar?» es: cuando has entregado el hito y el cliente lo ha aceptado. No cuando acaba el proyecto. Y si has pactado un anticipo, antes de empezar.
Un proyecto de 24.000 €, facturado de dos maneras
Mes 0 · anticipo6.000 € + IVA al firmar.
Mes 2 · primer hito6.000 € + IVA con la conformidad escrita.
Mes 4 · segundo hito6.000 € + IVA con la entrega.
Mes 6 · cierre6.000 € + IVA al cerrar y traspasar.
Así entra la caja
Una factura cada dos meses.
Un solo hito en riesgo.
Si facturas todo al final
Cinco meses los financias tú.
El IVA de medio año, en un trimestre.
Cómo se define un hito que se pueda facturar
Un hito no es «mes 3»: se entrega y se puede aceptar o rechazar.
Hito
Qué se entrega
Cuándo se emite
Arranque
Plan de trabajo firmado
Al firmar
Hito 1
Identidad visual aprobada
Con la conformidad
Hito 2
Web en producción
Con la web publicada
Cierre
Formación y traspaso de accesos
Al entregar la documentación
La conformidad, por escrito: un correo con un «recibido y validado» evita discutir la entrega después.
El IVA de cada hito y el de los anticipos
El modelo 303 se presenta del 1 al 20 de abril, julio, octubre y enero: lo que decide el trimestre es cuándo se devenga cada factura, y en el anticipo cuenta el cobro.
Cobras un anticipo al firmar
El IVA nace al cobrarlo.
Al modelo 303 de ese trimestre.
Entregas un hito y facturas
El IVA nace con la entrega.
Se reparte, no se apila.
En la factura final se descuenta el anticipo: el mismo dinero no se factura dos veces.
Montarlo por piezas sale por 424 €/mes por separado; con el plan de 149 €/mes va todo junto.
Preguntas que nos hacen antes de decidir
¿Cuándo puedo facturar un anticipo de un proyecto?
Cuando lo acuerdes con el cliente y lo cobres. El anticipo se factura antes de empezar, y esa factura lleva su IVA igual que las demás. Lo importante es que después, en la factura final, se descuente lo ya facturado en concepto de anticipo: el mismo dinero no se factura dos veces.
¿Y si el cliente quiere una sola factura al final?
Se puede, pero entonces ese proyecto lo financias tú. Un proyecto de 24.000 euros repartido en cuatro hitos te va dando caja cada dos meses; en una sola factura al final, cinco meses de trabajo salen de tu bolsillo y el IVA se te junta en un solo trimestre.
¿Puedo facturar un hito sin la conformidad del cliente por escrito?
Puedes, si tu contrato dice que el hito se entiende aceptado al entregarse y el cliente no lo rechaza en un plazo. Lo que no conviene es facturar sin nada: si el cliente discute la entrega, discute también la factura. Un correo de conformidad por escrito resuelve la discusión entera.
¿Cuánto IVA tengo que adelantar si facturo por hitos?
El IVA de cada factura se declara en el trimestre en que se devenga, y en los anticipos cuenta el momento del cobro. Lo que adelantas lo recuperas cuando cobras del cliente, porque el IVA no es dinero tuyo: solo pasa por tu cuenta. Si facturas todo al final, adelantas igual pero más tarde y todo junto.
¿Sirve esto para un retainer mensual?
Sí. Un retainer es la versión fácil del hito: una factura al mes por el servicio del mes, con su IVA y su fecha. Aquí el problema es el contrario, que no se facture hasta que el cliente pide la cuenta del año. La regla es la misma: factura el periodo cerrado, no el acumulado.
¿Qué pasa si el proyecto se para a mitad?
Solo facturas lo que ya está entregado y aceptado, y eso es exactamente lo que te permite un contrato por hitos. Si el proyecto era una entrega única, te quedas sin facturar trabajo que ya has hecho y con la conversación de cobrarlo por otra vía. Por eso el hito protege también cuando las cosas se tuercen.
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