Deducciones I+D+i para startups: cómo documentarlas para no perderlas
Si tu equipo ha construido este año algo que antes no existía, ese trabajo tiene una salida fiscal: las deducciones por I+D e innovación tecnológica bajan la cuota del Impuesto sobre Sociedades. El problema casi nunca es la deducción, es la prueba: llega la revisión y no hay papeles que la sostengan.
En dos frases. Las deducciones por I+D e innovación tecnológica reducen la cuota del Impuesto sobre Sociedades de tu startup, pero no se conceden por lo que explicas, sino por lo que puedes demostrar: proyecto, personal, horas, gastos y resultados. Documentado mientras el trabajo pasa, la deducción se defiende; reconstruido en enero, se cae. Desde 149 €/mes llevamos tu contabilidad, tu modelo 200 y el archivo de proyectos en el mismo sitio.
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En esta página
Qué deducciones existen y cuál puede aplicar tu startup
Tres puertas, y si desarrollas producto propio puedes entrar por más de una. Todo se aplica al presentar el modelo 200.
Tipo de proyecto
Qué tienes que poder enseñar
I+D: algo que no existía
Hipótesis, pruebas y prototipos, también los fallidos
Innovación tecnológica
Cambio introducido y comparación con la situación de partida
Personal dedicado
Titulación, contrato y horas por proyecto
Gastos vinculados
Factura a nombre de la sociedad, con fecha y concepto
Entra en la deducción
Un problema técnico sin solución conocida.
Una mejora sustancial de producto, proceso o método.
No entra
Mantener el producto en pie y corregir errores.
Tecnología estándar y trabajo ya resuelto.
Cómo se documenta un proyecto para que no se caiga
Seis piezas, escritas mientras el proyecto avanza.
Ficha de proyecto
Problema técnico, motivo y responsable.
Diario de trabajo
Versiones, pruebas y cambios de enfoque.
Reparto de horas
Horas por persona y proyecto, mes a mes.
Gastos vinculados
Licencias y subcontratas con factura y proyecto.
Resultados
Qué funciona hoy y qué se descartó.
Decisión y cierre
Quién aprobó seguir, parar o cambiar de línea técnica.
Con el ERP delante, la memoria se arma con datos. Si algo se nos escapa, responde la garantía antisanciones.
Qué añade la Ley de Startups si eres empresa emergente
El expediente se cierra con meses de antelación, no la última semana del año.
Deducción y ayuda pública, juntas
Si una subvención cubre el mismo gasto, míralas juntas o justificarás dos veces el mismo euro. Se vigilan desde el gestor de ayudas.
Retribución con acciones, aparte
Reglas fiscales propias de la empresa emergente, en un expediente distinto al de la deducción.
Los cuatro errores que más deducciones tiran
Ninguno viene de la ley.
Llamar I+D a todo
El día a día del producto no es I+D.
Horas de memoria
Un porcentaje fijo no cuadra con las nóminas.
Gastos sin proyecto
Lo que no va a un proyecto es gasto general.
Tirar lo que falló
Sin intentos fallidos no hay incertidumbre que probar.
Lo que cuesta llevar esto por separado
Nadie te cobra por la deducción: te cobran cada pieza por su lado.
80–200 €/mesPresenta impuestos, no memorias de proyecto
7,50–29,50 €/mesGuarda facturas, no horas ni decisiones técnicas
Entre 87,50 y 229,50 €/mes de dos proveedores que no hablan entre ellos. En Contaes, todo en la misma suscripción desde 149 €/mes.
Qué significa para ti
1. Identifica proyectos, no tareas.
Sin nombre, fecha y problema técnico no existe.
2. Apunta las horas cada mes.
Quince minutos al cerrar el mes bastan.
3. Guarda lo que falló.
Los intentos descartados prueban la incertidumbre.
4. Separa ayuda y deducción.
Explica qué tramo va por cada vía.
Cada mes sin ficha de proyecto es un mes de deducción que se convierte en cuota.
¿Puedo deducir si solo desarrollamos software para clientes?
Sí, si el proyecto tiene incertidumbre técnica real: problemas que no se resuelven aplicando lo que ya existe en el mercado. Desarrollar una funcionalidad nueva con tecnología conocida, o mantener en pie lo que ya tienes, no entra. La prueba es la misma en los dos casos: hipótesis, pruebas y resultados.
¿Cuánto me baja la cuota?
Depende de tu base imponible, del tipo que te aplique y de la parte del gasto que esté documentada. No es una cifra que se pueda decir sin tus números: la calculadora de deducción por I+D+i te da el orden de magnitud con tus propios datos. Lo que cambia el resultado de verdad es el archivo: sin papeles, la cifra es cero.
Hicimos el proyecto el año pasado y no guardamos nada. ¿Se puede arreglar?
Se puede reconstruir en parte con el repositorio, las facturas y las horas del equipo, pero cada mes que pasa cuesta más y el expediente queda más débil. Lo práctico es abrir la ficha del proyecto que tienes en marcha ahora y no volver a llegar tarde al siguiente.
¿Cuánto tiempo hay que guardar la documentación?
Mientras Hacienda pueda revisar el ejercicio, es decir, los años que no hayan prescrito. En la práctica el archivo se conserva y se repasa cada año: no se tira al presentar la declaración.
¿Esto lo hace mi asesoría o tengo que hacerlo yo?
En una asesoría tradicional la memoria del proyecto suele caer de tu lado, porque quien conoce el trabajo técnico eres tú. En Contaes el ERP va dentro de la misma suscripción que la contabilidad: las facturas y las horas ya están registradas y el expediente se arma con esos datos. Desde 149 €/mes y con el traspaso desde tu gestoría actual sin coste.
Que la deducción esté cuando Hacienda la pida
30 minutos con alguien que habla el idioma de una startup de software. Revisamos tus proyectos de este año y te decimos qué se puede documentar, aunque no sea con nosotros.
