Contabilidad SaaS: cómo se contabilizan tus suscripciones
Vendes software por meses y tu contabilidad no puede funcionar como la de una tienda. Una factura anual cobrada en enero no es ingreso de enero, la baja de marzo no borra la factura de enero, y tu MRR puede crecer mientras tu caja está quieta.
En dos frases. En un negocio de suscripciones la contabilidad no sigue a la factura ni al cobro: sigue al tiempo durante el que el servicio está disponible. Una factura anual de 1.200 € se convierte en 100 € de ingreso cada mes y el resto vive como ingreso anticipado hasta que el mes pasa. El MRR, la facturación y la caja son tres números distintos, y los tres tienen que cuadrar en el mismo mes.
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Facturar no es cobrar, y cobrar no es ingresar
Tu ingreso del mes es el servicio ya prestado, no lo que entró en el banco.
Lo que pasa
Ingreso contable del mes
Qué se mueve en caja
Cliente mensual, pago domiciliado
El importe completo del mes
Entra el día 5, sin deuda pendiente
Cliente anual: 1.200 € cobrados en enero
100 € cada mes hasta diciembre
1.100 € son ingreso anticipado
Ese cliente se da de baja en junio
El ingreso se corta en junio
Lo cobrado de más se devuelve
Sube de plan el día 16 del mes
La parte del mes al precio nuevo
Se factura la diferencia por los días
Descuento del primer año
Se reparte entre los meses que cubre
Entra el importe neto
El dinero está en tu banco y todavía no es tuyo. El IVA no se prorratea: va con la factura.
Los cuatro números que tienes que separar
Casi todos los errores vienen de mezclarlos en la misma hoja.
MRR, facturación, ingreso contable y caja, cada mes.
Preguntas que nos hacen antes de decidir
Si cobro el año entero por adelantado, ¿tengo que repartir el ingreso?
Sí. El ingreso se reparte por meses, aunque el dinero esté en tu cuenta desde enero. Lo que ya has facturado y todavía no has prestado es un ingreso anticipado: en tu balance es dinero que debes al cliente, no beneficio tuyo. El IVA, en cambio, no se prorratea: va con la factura y se declara cuando la emites.
¿El MRR tiene que cuadrar con la contabilidad?
No son el mismo número: el MRR mide tu cartera recurrente y la contabilidad, el servicio prestado en el mes. Hay que reconciliarlos cada mes, porque si el MRR sube y el ingreso contable no, normalmente hay una factura anual o un cambio de plan de por medio.
¿Cómo apunto una factura anual de 1.200 € cobrada en enero?
Como ingreso del mes solo 100 €, y los 1.100 € restantes como ingreso anticipado, que se sueltan a razón de 100 € al mes hasta diciembre. Si el cliente se da de baja en junio, el importe de los meses que no vas a prestar se devuelve o se compensa.
¿Y si un cliente no me paga? ¿Cuándo lo doy por perdido?
Mientras no se cobre, el ingreso del mes no cambia: lo que aparece es un saldo pendiente que se acumula y se ve envejecer. Cuando se decide dar la deuda por incobrable, se regulariza con tu gestor, y esa decisión hay que documentarla, no tomarla cambiando el número a mano.
¿Cuánto cuesta llevar esto con una hoja de cálculo y una asesoría?
Depende de lo que pagues hoy por las dos piezas. La asesoría que te lleva la contabilidad va de 80 a 200 €/mes y el programa de suscripciones, de 7,50 a 29,50 €/mes. Con el ERP y la contabilidad en la misma suscripción, desde 149 €/mes, el prorrateo se calcula solo.
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