Traspasar actividad a una SL: qué cambia de nombre y cómo se hace el corte
Constituir la sociedad es la parte fácil. El traspaso es otro trabajo: contratos, licencias, seguros, dominios, pasarelas y cuentas que cambian de titular, clientes a los que avisar y una fecha a partir de la cual factura otro NIF. Bien preparado no pierdes un cobro; improvisado acabas con dos NIF al mismo cliente. Como autónomo seguimos por 45 €/mes; ya como sociedad, desde 149 €/mes.
En dos frases. El traspaso se hace con un corte claro: lo prestado hasta la fecha de cambio se factura con tu NIF de autónomo y lo que viene después con el NIF de la sociedad. Alrededor de ese corte hay que cambiar de nombre contratos, licencias, seguros y cobros, avisar antes a los clientes y conservar los papeles del periodo anterior.
La actividad no se muda de golpe: se corta en una fecha. Antes facturas tú; después, la sociedad.
Qué hay que cambiar de nombre, uno por uno
La lista que se olvida: cada línea cuesta un cobro o un gasto.
Elemento
Cuándo se cambia
Qué pasa si se olvida
Facturas y series
El día del corte.
Dos NIF al mismo cliente.
Ficha de proveedor del cliente
Dos o tres semanas antes.
La factura nueva queda parada.
Contratos con clientes
Antes de la primera factura.
El contrato sigue a tu nombre.
Cuenta bancaria y domiciliaciones
El día del corte.
Los cobros entran en tu cuenta personal.
Dominios, hosting y software
Antes de la renovación.
Pagas la sociedad con tu tarjeta.
Licencias y autorizaciones
Con quien las emitió.
Hay licencias que no se transmiten.
Seguro de responsabilidad civil
Antes de la primera factura.
Cubre a la persona, no a la sociedad.
Pasarelas de pago y TPV
Antes del primer cobro.
El dinero entra a nombre equivocado.
Proveedores y compras recurrentes
Al siguiente pedido.
Gastos de la sociedad a tu nombre.
Local, vehículo y móvil
Cuando la titularidad lo permita.
Ajustes al cerrar el año.
Marca y nombre comercial
Con la sociedad constituida.
Facturas con una marca que no es suya.
Altas y bajas administrativas
En el plazo del trámite.
Requerimientos por alta o baja.
Contratos y licencias.Cuenta y cobros de la empresa.Seguro y expediente.
Cómo se factura el corte, según el caso
Ya entregado, pendiente de cobro
Se cobra con la factura ya emitida.
Proyecto a medias
Lo prestado hasta el corte con tu NIF.
Cuota mensual o mantenimiento
El mes del cambio lo emite quien prestaba el servicio.
Manda cuándo se presta el servicio, no cuándo se cobra.
Nunca dos veces lo mismo. Facturar el mismo trabajo con los dos NIF acaba en recargos.
La secuencia del cambio, en el calendario
Lo que funciona es fechar las cosas.
Un mes antesFecha del corte y clientes avisados.
Dos semanas antesLicencias, seguros y pasarelas.
La semana del corteAlta censal de la sociedad.
El día del corteCambio de NIF en la facturación.
El primer mesSin facturas repetidas ni cobros cruzados.
Alta censal de la sociedad
El modelo 036 le da el NIF con el que factura.
Cambios en tu actividad
Baja o cambio censal como autónomo, en plazo.
Primera factura nueva
Con el aviso ya dado al cliente.
Los papeles que hay que conservar del periodo como autónomo
Libros y facturas
Ingresos, gastos y facturas del periodo.
Gastos a caballo
Recibos de un mes pagados en otro.
Últimas declaraciones
Lo presentado como autónomo.
Contratos antiguos
Por si alguien discute qué se contrató.
Qué significa para ti
Lo que tienes que recordar
Elige la fecha del corte antes de constituir nada.
Constituimos desde 500 € con precio único y nos encargamos del corte: alta censal, arranque de la facturación y contabilidad de los dos periodos. La sociedad al día, desde 149 €/mes.
¿Puedo pasar las facturas que ya emití a nombre de la sociedad?
No. Las facturas emitidas se quedan como están: se corrige una factura con un error usando los mecanismos que marca el reglamento de facturación, no reemitiéndola con otro NIF. Lo que se hace es emitir la siguiente con el NIF de la sociedad y explicar el corte al cliente.
¿Qué pasa con un proyecto que tengo a medias el día del cambio?
Lo prestado hasta esa fecha se factura con tu NIF de autónomo, y lo que queda por hacer con el de la sociedad. La clave es no facturar dos veces el mismo trabajo: se reparte por lo que ya está entregado y lo que está pendiente, y se avisa al cliente antes de que llegue la segunda factura.
¿Tengo que avisar a los clientes antes?
Sí, y con tiempo. Cada cliente que te tiene dado de alta como proveedor necesita actualizar tu ficha con el NIF nuevo. Si la factura llega antes que el aviso, se queda parada en su departamento de pagos y el cobro se retrasa un mes sin que nadie tenga la culpa.
¿Puedo facturar con la sociedad desde el primer día o hay que esperar?
Desde que la sociedad existe y tiene su alta censal puedes facturar con su NIF. Lo que no conviene es solapar: mientras no tengas el alta de la sociedad en orden, sigues facturando con tu NIF de autónomo y la sociedad no emite nada.
¿Qué papeles del periodo como autónomo tengo que guardar?
Los libros de ingresos y gastos, las facturas emitidas y recibidas, los justificantes de los gastos que caen a caballo entre los dos periodos y las últimas declaraciones que presentaste como autónomo. Hacienda puede comprobarlos durante el plazo de prescripción, así que no es buena idea tirarlos cuando cambias de forma jurídica.
¿Y el local, el coche o el móvil que pagaba como autónomo?
Cada uno tiene su camino. Lo que estaba a tu nombre y va a usar la sociedad debería pasar a estar a nombre de la sociedad, con su contrato o su documentación, para que el gasto sea suyo de verdad. Si lo dejas a tu nombre y lo paga la sociedad, ese gasto no es suyo y acaba generando ajustes al cerrar el año.
Haz el corte sin perder un cliente ni un cobro
30 minutos para preparar la fecha del cambio y el arranque con el NIF nuevo.
