Cuentas anuales y depósito: plazos y qué pasa si se olvida

Por el equipo de Contaes · Publicado el 20 de septiembre de 2026 · Última revisión: 20 de septiembre de 2026

Qué son las cuentas anuales de una sociedad

Las cuentas anuales son el retrato económico de tu ejercicio, y no son un documento que se hace porque lo pida la gestoría: la obligación es de toda sociedad de capital. Se componen de tres documentos obligatorios más uno que aparece cuando procede:

• El balance: lo que la sociedad tiene y lo que debe en la fecha de cierre, ordenado en activo y pasivo. Es una foto, no una película.
• La cuenta de resultados: lo que has ganado o perdido en el ejercicio. Es el documento que un inversor mira primero, porque es donde se ve si el negocio funciona.
• La memoria: las explicaciones que acompañan a los números: criterios contables aplicados, detalle del inmovilizado, situación con socios y administradores, y todo lo que hay que contar para que las cifras se entiendan.
• El estado de cambios en el patrimonio neto: cuando procede, y explica cómo se ha movido el patrimonio de la sociedad en el ejercicio.

Lo que no son: las cuentas anuales no son la declaración de la renta de la sociedad ni un resumen que se hace una vez al año con prisa. Son un documento público. Una vez depositadas quedan en el Registro Mercantil y cualquiera puede consultarlas: un banco, un proveedor que te va a dar crédito, un inversor que está mirando tu sector, o tu competencia.

Eso tiene una consecuencia práctica que conviene entender antes de formularlas: las cuentas no se escriben para quedar bien, se escriben para ser ciertas. Un balance abultado para impresionar a un banco es un problema de verdad, no un truco de presentación.

Quién las formula y quién las aprueba

La formulación corresponde a los administradores de la sociedad, y el plazo es de tres meses desde el cierre del ejercicio. Formular es un acto obligatorio y con fecha: si se cumplen esos tres meses sin formular, la sociedad está incumpliendo, y ese incumplimiento consta. Si acabas de montar la sociedad, esto entra en tu calendario desde el primer ejercicio cerrado: los trámites de una SL no terminan cuando te dan la escritura.

Formular no es aprobar, y ahí está el error más común. La junta general de socios tiene los seis meses siguientes al cierre para aprobarlas. Entre formulación y aprobación hay un acto societario que no se puede saltar: la junta tiene que reunirse, de ella sale un acta y sin esa aprobación no hay depósito posible.

Los libros contables van por otro reloj, más corto: se legalizan en los cuatro meses siguientes al cierre, con independencia de cuándo se celebren la formulación y la junta. Son dos calendarios en paralelo y la gente los confunde. Si el cierre es el 31 de diciembre, tus libros tienen que estar legalizados antes de que apruebes las cuentas.

La secuencia completa, con plazos

Todo se cuenta desde la fecha de cierre de tu ejercicio, no desde una fecha fija del calendario. Con un cierre el 31 de diciembre, esta es la secuencia tal y como cae:

Paso	Quién	Plazo desde el cierre
Formulación de las cuentas anuales	Los administradores	3 meses siguientes al cierre (31 de marzo, con cierre el 31 de diciembre)
Legalización de los libros contables	La sociedad	4 meses siguientes al cierre (30 de abril, con cierre el 31 de diciembre)
Aprobación de las cuentas	La junta general	6 meses siguientes al cierre (30 de junio, con cierre el 31 de diciembre)
Depósito en el Registro Mercantil	Los administradores	El mes siguiente a la aprobación (julio, con cierre el 31 de diciembre)

Si tu ejercicio no cierra en diciembre, las cuatro fechas se desplazan con el cierre, pero el orden no cambia nunca. Puedes tener el mismo mes la legalización de libros y la aprobación de cuentas, y eso es normal: lo que no puede pasar es depositar antes de aprobar o aprobar sin haber formulado.

Ese es el motivo por el que esta parte de la contabilidad no se puede dejar «para el verano». Formular cuentas exige tener el ejercicio cerrado y conciliado, y eso es trabajo de contabilidad, no de papeleo. Si el cierre de diciembre no está cuadrado en marzo, no hay cuentas que formular: hay una prórroga que nadie te ha concedido. Todo lo que va antes de la junta está en el detalle de la contabilidad mensual.

El depósito en el Registro Mercantil

El depósito es el acto que hace públicas tus cuentas y, en la práctica, el más sencillo de los cuatro: se presenta de forma telemática, con certificado digital, y el modelo de presentación del Registro Mercantil se rellena con los datos que ya tienes. No hay que llevar papeles a una oficina, ni pedir cita, ni esperar una revisión presencial.

El depósito tiene un coste de tasas registrales. No es un gasto grande, pero es un gasto, y conviene tenerlo contado en el presupuesto del año junto al resto de trámites societarios.

Lo que se deposita es la misma información con la que ya has cerrado el ejercicio: si la contabilidad está bien llevada, el depósito es una presentación de minutos. Si no lo está, es donde se descubre. Un depósito que no cuadra con lo presentado a Hacienda es una diferencia que alguien va a tener que explicar más adelante, y siempre cuesta más trabajo con el ejercicio cerrado que durante el año.

Y una cosa que sorprende a quien monta su primera sociedad: el depósito no depende de tener actividad. Una sociedad sin movimiento, sin facturas y sin empleados sigue teniendo que depositar sus cuentas del ejercicio. La obligación va con la forma jurídica, no con la facturación.

Qué pasa si no depositas: el cierre de la hoja registral

Esta es la consecuencia que más se subestima, y es real. Si la sociedad no deposita sus cuentas anuales, el Registro Mercantil cierra su hoja registral. Y una hoja cerrada no es una nota en un fichero interno: la sociedad deja de poder inscribir nada. En la práctica significa que:

• No puedes inscribir nombramientos ni ceses de administradores. Si entra o sale un socio del consejo, la sociedad no puede reflejarlo.
• No puedes inscribir una ampliación de capital. Es decir, no puedes cerrar una ronda que ya tienes firmada.
• No puedes inscribir una disolución, aunque la sociedad haya decidido cerrar.
• Y, en general, queda bloqueado cualquier cambio que necesite pasar por el Registro para ser oponible a terceros.

A eso se suma el efecto administrativo: una sociedad con el depósito atrasado arrastra problemas en la tramitación de ayudas y subvenciones, porque muchos organismos comprueban la situación registral antes de conceder nada. Si estás pidiendo una subvención, la primera comprobación es esa: las ayudas y subvenciones se conceden a sociedades con los papeles en orden, no a la que promete arreglarlos.

La parte buena es que el depósito atrasado se arregla: se presenta lo que falta y la hoja registral se reabre. La parte mala es el tiempo que has estado bloqueado, y que ese bloqueo aparece justo cuando ibas a hacer algo importante. Por eso este plazo no se lleva en la cabeza: se lleva en el calendario, con el resto de obligaciones de la sociedad. Tienes el conjunto completo, mes a mes, en la guía del calendario fiscal de una SL.

Cuándo hace falta auditoría

No todas las sociedades están obligadas a auditar sus cuentas. La Ley de Sociedades de Capital fija en su artículo 263 tres umbrales —el total del activo, la cifra de negocios y el número de empleados— y la obligación de auditar nace cuando se superan dos de los tres. Los límites concretos están en la propia ley y cambian con las reformas, así que se comprueban cada año en lugar de darlos por hechos.

Eso significa dos cosas. La primera: la auditoría no es una etiqueta que una sociedad tenga o no tenga para siempre. Puedes quedar fuera de la obligación un ejercicio y entrar en el siguiente si creces. La segunda: la comprobación se hace sobre las cuentas que estás formulando, así que la decisión se toma antes de la junta y antes de la aprobación, no después.

Y hay un caso en el que la auditoría aparece aunque no estés obligado: si vas a levantar capital o a pedir financiación bancaria, el inversor o el banco pueden pedirte cuentas auditadas como condición. No es una obligación legal, es una condición de la operación, y se sabe con meses de antelación. Ese es el momento de hablarlo, no la semana de la junta.

Por qué una startup que va a levantar capital no puede tener el depósito atrasado

Una ronda no se cierra con una conversación: se cierra con una due diligence, y la due diligence empieza en el Registro Mercantil. Lo primero que comprueba un inversor es si tus cuentas están depositadas y al día, porque son las únicas cifras de tu sociedad que él puede verificar sin depender de lo que tú le cuentes. Un depósito atrasado no es un detalle administrativo en esa conversación: es la señal de que los números de la sociedad no están en orden.

Hay un segundo problema, más caro y más concreto. Si tu hoja registral está cerrada, no puedes inscribir una ampliación de capital. Es decir, no puedes cerrar la ronda aunque tengas el dinero comprometido: la operación no queda inscrita y el inversor no aparece como socio en el Registro. Ese atasco no se resuelve con abogados, se resuelve depositando las cuentas que faltan, y mientras eso pasa la operación está parada.

Y un tercero: una ronda cambia la estructura de la sociedad. Entran socios nuevos, cambia el órgano de administración, a veces se firma un pacto de socios. Cada uno de esos cambios necesita una inscripción, y cada inscripción es imposible con la hoja cerrada. El depósito atrasado no es un trámite olvidado: es un tapón en la tubería por la que entra tu financiación.

El fondo de la cuestión es de calendario. Son cuatro fechas al año —formular, legalizar los libros, aprobar y depositar— y ninguna depende de que tengas tiempo. Dependen de que alguien las tenga en el radar y de que la contabilidad del ejercicio esté cerrada cuando toca.

Cuánto cuesta tener esto en orden

Una asesoría tradicional cobra entre 80 y 200 €/mes por la parte fiscal y contable de una sociedad. Dentro de esa cuota van la contabilidad mensual, los impuestos y la parte societaria del año: las cuentas anuales y el depósito suelen ir incluidos, y cuando no es así es porque aparecen como una factura aparte en junio.

En Contaes las cuentas anuales y el depósito van incluidos en la suscripción, desde 149 €/mes en el plan Seed, junto a la contabilidad mensual, los modelos fiscales y el ERP completo para facturar y llevar gastos, tesorería y clientes. Con gestor asignado con nombre, garantía antisanciones y un SLA de 24 h laborables para responder. Los cuatro planes están en los precios de Contaes: 45 €/mes si eres autónomo, 149 €/mes Seed, 249 €/mes Startup con nóminas incluidas y 449 €/mes Scale para equipos de hasta veinte personas.

La consecuencia práctica es esta: el día de la junta tú solo tienes que aprobar. Las cuentas ya están formuladas, los libros legalizados, el depósito preparado y el plazo en el calendario de quien responde de él. Si eso lo llevas tú, el mes de junio y el mes de julio se te van en papeleo; si lo lleva tu gestoría, se te van en decidir el año siguiente.

Preguntas frecuentes sobre las cuentas anuales y el depósito

Fuentes oficiales

• Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital
• Registro Mercantil Central — denominaciones, depósito de cuentas y publicidad
• Colegio de Registradores de España — servicios registrales

Contenido informativo, no asesoramiento fiscal individual. Los plazos, los umbrales de auditoría y los modelos pueden cambiar: confirma siempre en el Registro Mercantil y en la sede electrónica de la Agencia Tributaria antes de presentar. Si quieres que repasemos tus cuentas con tus fechas, escríbenos a hola@contaes.com.