Qué es el cierre fiscal y cómo preparar los impuestos de diciembre

Qué es el cierre fiscal

El cierre fiscal es el proceso de revisar todas las operaciones del año para comprobar que los impuestos que vas a declarar son correctos. No es un formulario que se presenta el 31 de diciembre, sino un trabajo previo. Consiste en mirar lo que has facturado, lo que has gastado y lo que has pagado por adelantado a Hacienda, y en ajustar las diferencias antes de que toque presentar las declaraciones.

No lo confundas con el cierre contable. La contabilidad busca que el balance cuadre; el cierre fiscal busca que la base imponible de tus impuestos sea la correcta. Para un autónomo o una pyme, los dos van unidos, pero no son lo mismo.

¿Y por qué en diciembre? Porque el año fiscal de la mayoría de los negocios coincide con el año natural. El día 31 de diciembre se cierra el período a declarar. Lo que hagas hasta esa fecha cuenta para este ejercicio. Lo que hagas después, cuenta para el siguiente. Por eso conviene anticiparse.

Los pagos fraccionados que te juegas en enero

Si eres autónomo en estimación directa, cada trimestre presentas el pago fraccionado de IRPF. El correspondiente al último trimestre se calcula con los datos de octubre, noviembre y diciembre, pero se declara ya empezado el año siguiente. Si en diciembre dejas pasar facturas sin registrar o no has apuntado todos los gastos, ese pago fraccionado saldrá mal.

No se trata de pagar antes para pagar menos. Se trata de que la base sea real. Un pago fraccionado bajo puede parecer una victoria, pero luego llega la declaración de la renta y la diferencia se cobra con intereses. Mejor pagar lo que corresponde en su momento.

Si tu negocio es una sociedad, en diciembre muchas empresas tienen que hacer un pago fraccionado del Impuesto sobre Sociedades. No todas, y no siempre, porque depende del resultado de los trimestres anteriores y de la modalidad. Pero si tu asesoría o tu gestoría te pide información a principios de diciembre, es por esto.

El objetivo del cierre fiscal no es que pagues menos por arte de magia. Es que pagues lo que debes, ni más ni menos, evitando sorpresas de última hora.

El IVA: regulariza antes de que se cierre el año

El IVA es un impuesto que se declara por trimestres, pero el derecho a deducir el IVA de tus compras tiene un límite: el plazo para incluir una factura en la declaración. Si en diciembre recibes una factura de un proveedor con fecha de este año, esa factura debe entrar en el IVA de este año. Si la dejas para después, puedes perder la deducción o acabar regularizando de forma forzada.

Hay dos tareas importantes en diciembre:

• Revisar las facturas recibidas: ¿Tienes todas las facturas de tus proveedores? ¿Están bien emitidas, con todos los datos? ¿Alguna tiene la fecha del año anterior que no habías incluido?
• Revisar las facturas emitidas: ¿Has facturado todo lo que has vendido? ¿Hay algún trabajo que se terminó y no tiene factura? ¿Alguna factura rectificativa pendiente?

También conviene mirar los gastos con IVA deducible. Hay gastos que la Agencia Tributaria considera no deducibles, incluso si son reales y necesarios. Por ejemplo, las multas y sanciones no llevan IVA deducible. Las comidas de negocios, pueden tener límites y condiciones. Las facturas de un coche no siempre son deducibles al cien por cien. Diciembre es el momento de repasar esos apuntes y apartar lo que no vas a poder meter en la declaración.

Gastos no deducibles y ajustes extracontables

Cuando llega el cierre fiscal aparece un término que asusta más de lo necesario: el ajuste extracontable. Es una corrección que haces fuera de tu contabilidad para calcular la base imponible. La contabilidad puede reflejar un gasto, pero Hacienda puede no aceptarlo como deducción. Entonces, para calcular el impuesto, tienes que sumarlo de nuevo en la declaración.

Casos habituales de gastos que no son deducibles:

• Multas y recargos del ámbito sancionador.
• Donativos a entidades sin ánimo de lucro no registradas como tales, o excedentes de los límites marcados.
• Aportaciones a sistemas de previsión social que excedan de lo permitido.
• Gastos personales del autónomo mezclados con los del negocio.
• Partidas contabilizadas como provisión por riesgos que después no se materializan.

No hace falta que te los sepas todos de memoria. Tu gestoría te los señalará. Pero te conviene saber que este tipo de ajustes existen para no llevarte la sorpresa cuando veas la cuota final.

Otra regularización típica de diciembre es revisar las amortizaciones. Las compras de inmovilizado no se deducen íntegramente en el año de la compra, sino que se reparten entre varios años. Si has comprado una furgoneta o un equipo informático, comprueba que la amortización está bien calculada. A veces se olvida y se está perdiendo deducción.

Calendario de obligaciones de diciembre

No te damos fechas exactas porque cada año cambian y dependen de si el día 20 cae en festivo o no. Esto es lo que toca hacer alrededor de diciembre:

• Primera quincena de diciembre: revisa la contabilidad para localizar facturas sin registrar, tanto de ventas como de compras.
• Mediados de diciembre: comprueba cuánto llevas facturado en el trimestre y calcula una estimación del pago fraccionado que te tocará presentar en enero.
• Entre el 20 y el 31 de diciembre: asegúrate de que todas las facturas del año tienen su fecha correcta. No sirve de nada recibir una factura en enero con fecha de enero si el gasto es del año anterior; tendrás que incluirlo en el año siguiente.
• Últimos días de diciembre: revisa préstamos y gastos financieros, las cuotas de leasing, los seguros y los alquileres. Mira si hay alguna prima o gasto pagado por adelantado que deba imputarse al siguiente ejercicio.

No te agobies con lo que no controlas. La mayoría de gestorías ya te mandan una lista o te piden ciertos documentos. El problema aparece cuando llegas a finales de enero sin haber avisado de una factura importante.

Lista de comprobación para el cierre fiscal

Para dejar el cierre listo sin errores de última hora, haz tu propia comprobación. Esto es lo mínimo que puedes hacer aunque no lleves la contabilidad:

• Facturas emitidas: ¿coinciden las de tu programa o tu gestoría con los ingresos que has cobrado y que todavía no has cobrado?
• Facturas recibidas: ¿tienes todas las de tus proveedores? ¿Alguna está mal puesta con la fecha de junio y aún no la habías contabilizado?
• Extractos bancarios: ¿los ingresos y pagos de la cuenta corresponden con las facturas?
• Gastos personales: ¿has pagado algo particular con la tarjeta del negocio? Apártalo y avisa.
• Cajas y anticipos: si has dado a un empleado o socio dinero para gastos, ¿tienes las facturas justificativas?
• Nóminas y seguros sociales: si tienes trabajadores, fíjate de que las cuotas de diciembre cuadran con los salarios del año.
• Provisiones: ¿hay alguna deuda o riesgo que ya sabes que no va a ocurrir? Habla con tu gestor para no arrastrar una provisión inexistente.

Después de esta revisión, te tocará esperar a enero para presentar las declaraciones. Ahí verás si has calculado bien. No esperes a que te avisen desde el despacho de que falta una factura. Mejor que sobre que no falte.

Una semana de calma en enero

Si haces la tarea ahora, en enero podrás dedicarte a vender y cobrar, que es de lo que vive tu negocio. La gestoría tendrá los datos completos y no habrá que improvisar declaraciones con facturas que llegan tarde.

Y no olvides que el cierre fiscal de un año es la base del siguiente. Los datos que declares en enero condicionan tus pagos fraccionados del año que viene y, en el caso de las sociedades, las autoliquidaciones del Impuesto sobre Sociedades. No es un trámite aislado, es la primera pieza del ejercicio siguiente.

En Contaes combinamos la gestión de este tipo de trámites con herramientas que te avisan de lo que falta. Pero como cada negocio es un mundo, este texto es solo una guía general, no un consejo fiscal a medida. Ante cualquier duda, revisa tu caso con un profesional.