Migrar de Odoo sin parar la empresa

El error de plantearlo como un corte

La mayoría de las migraciones se plantean como un salto: el viernes se apaga el sistema viejo, el lunes se enciende el nuevo. Suena limpio y casi nunca lo es. Los datos tardan más de lo previsto, aparecen casos que nadie contempló, y el lunes hay que facturar igual.

La alternativa es tratar la migración como un periodo, no como un instante. Durante unas semanas los dos sistemas coexisten: el antiguo en solo lectura, para consultar y comparar; el nuevo operando. Nadie se queda sin poder mirar un dato del año pasado.

Los datos se traen con su histórico

Hay una tentación grande al migrar: arrancar con saldos iniciales y olvidarse del pasado. Es rápido y es un error caro. En cuanto llega la primera reclamación de un cliente sobre una factura de hace dos años, alguien tiene que volver a levantar el sistema viejo.

Lo que conviene traer completo:

• Clientes y proveedores con sus datos fiscales y su histórico de operaciones.
• Artículos con referencias, incluidas las referencias que usa cada cliente, que suelen vivir en la cabeza de comercial.
• Saldos contables con el detalle que los compone, no solo el total.
• Facturas emitidas y recibidas del ejercicio en curso y del anterior, como mínimo.

El punto de retorno se define antes, no a mitad

Antes de empezar hay que escribir tres cosas: qué condiciones harían abortar la migración, quién toma esa decisión, y cuánto se tarda en volver atrás. Si esas tres respuestas no existen por escrito, la vuelta atrás se improvisa el peor día posible.

El equipo practica antes, con datos reales

Formar al equipo con datos de ejemplo no sirve de mucho. Las dudas reales aparecen con los casos reales: el cliente que factura a tres sedes, el artículo que se vende por unidades y se compra por cajas, el proyecto que se imputa a dos centros de coste.

Un entorno de pruebas cargado con una copia de los datos de verdad resuelve la mayoría de esas dudas antes de que cuesten dinero.

Señales de que todavía no toca migrar

No todo problema con un ERP se arregla cambiándolo. Si lo que falla es que nadie ha definido los procesos, el sistema nuevo va a heredar el mismo desorden en tres meses. Y si el equipo está en plena temporada alta, la migración va a competir con el trabajo real y va a perder.