Cambiar de asesoría sin perder el histórico

Lo que es tuyo y te puedes llevar

La documentación contable y fiscal de tu empresa es tuya, la tenga quien la tenga. Antes de cerrar la relación conviene pedir por escrito y comprobar que llega:

• Los libros contables del ejercicio en curso y de los anteriores, en un formato que se pueda abrir sin el programa de la asesoría.
• Los modelos presentados con su justificante de presentación.
• El balance de sumas y saldos a la fecha del traspaso, con el detalle que compone cada saldo.
• Las cuentas anuales depositadas y los libros legalizados.
• Los datos maestros: clientes, proveedores y su histórico de operaciones.

El momento del año importa

El cambio limpio es a cierre de ejercicio: los saldos están cerrados y el asesor nuevo arranca con un punto de partida sin ambigüedad. El segundo mejor momento es a cierre de trimestre, con los modelos ya presentados.

Cambiar a mitad de trimestre es posible, pero obliga a repartir la responsabilidad de un mismo periodo entre dos despachos, y ahí es donde se cuelan los huecos.

Las tres preguntas que conviene hacer antes de firmar

• ¿Quién firma y presenta? Conviene saber el nombre de la persona colegiada que asume la responsabilidad, no solo el del despacho.
• ¿En qué formato me devolveréis los datos si algún día me voy? Si la respuesta es vaga, ya sabes cómo será la salida.
• ¿Qué pasa si Hacienda requiere algo de un año que llevabais vosotros? Debe estar claro por escrito quién responde y hasta cuándo.

El error más caro: no solapar

Cortar con la asesoría antigua el mismo día que empieza la nueva deja un periodo sin nadie que responda. Merece la pena solapar unas semanas, aunque cueste, para que quien se va pueda aclarar dudas de lo que hizo.

Es el mismo principio que en una migración de sistema: la convivencia temporal no es un lujo, es lo que evita el agujero.

Este artículo es orientativo y no sustituye al criterio de un profesional sobre tu caso concreto.