Cambiar sin parar la empresa

Los cuatro puntos que se acuerdan antes de tocar nada

Datos. Clientes, proveedores, artículos y saldos se traen con su histórico, no como un saldo inicial suelto. Un saldo sin historia detrás es un número que nadie puede defender ante una inspección.

Convivencia. Un periodo en que el sistema antiguo sigue vivo en solo lectura, para consultar y comparar. No es un lujo: es lo que evita el agujero de los primeros meses.

Reversión. Un punto de retorno definido antes de empezar, no improvisado a mitad. Si a las tres semanas algo no funciona, tiene que estar escrito qué se hace.

Formación. El equipo trabaja en un entorno de pruebas con datos reales antes del cambio. Aprender con la empresa en marcha es la forma más cara de aprender.

Cuándo conviene cambiar

El cambio limpio es a cierre de ejercicio: los saldos están cerrados y el sistema nuevo arranca con un punto de partida sin ambigüedad. El segundo mejor momento es a cierre de trimestre, con los modelos ya presentados.

Cambiar a mitad de trimestre es posible, pero reparte la responsabilidad de un mismo periodo entre dos sistemas, y ahí es donde se cuelan los huecos.

De dónde se suele venir

De un ERP genérico que lleva años acumulando módulos que nadie sabe explicar. De una hoja de cálculo que creció hasta ser crítica. De un programa de facturación que hace su parte pero no habla con la contabilidad. Y, muchas veces, de las tres cosas a la vez.

Ninguno de esos casos es excepcional. Lo excepcional sería encontrarse una empresa cuyo sistema hace exactamente lo que necesita.