Escáner de facturas. La factura del proveedor entra sin teclearla

Teclear facturas de compra es el trabajo más repetitivo de una administración pequeña, y el que más errores de clasificación produce. Es exactamente el tipo de tarea que debe hacer una máquina y revisar una persona.

Cómo funciona

La factura llega en PDF, en foto o por correo a una dirección del sistema. Se lee proveedor, fecha, número, base, tipo y cuota de IVA, retención si la hay, y las líneas de detalle.

Con eso se propone el asiento: cuenta de gasto, tipo de IVA y proveedor. Quien revisa ve el documento original al lado de la propuesta, así que comprobar cuesta segundos.

Por qué la revisión no sobra

Una lectura automática acierta la mayoría de veces y falla algunas. El problema no es el fallo: es el fallo silencioso. Por eso lo leído se propone, no se aplica, y lo que el sistema no ve claro lo marca en vez de rellenarlo a ojo.

Lo que se corrige mejora la propuesta siguiente para ese mismo proveedor, que suele mandar siempre el mismo formato.

Qué incluye

✓Lectura de PDF, imagen y correo entrante
✓Extracción de proveedor, fechas, importes, IVA y retención
✓Líneas de detalle cuando el documento las trae
✓Propuesta de cuenta contable y tipo de IVA
✓Documento original siempre visible junto a la propuesta
✓Marcado de lo dudoso en vez de relleno a ojo

Con qué se conecta

Un módulo suelto no resuelve gran cosa. Lo que cambia el trabajo del día es que lo que entra por un sitio salga ya hecho por el otro.

Comprases donde más se usa, con las facturas de proveedor
Personallos tickets de gasto entran por el mismo camino
Contabilidadlo aprobado se convierte en apunte con su documento enlazado

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