Anticipos, señales y pagos a cuenta: cómo se facturan

Antes de empezar: qué es cada cosa

No es lo mismo un anticipo que una señal, aunque en la práctica se confundan.

• Anticipo: es una parte del precio total que el cliente paga antes de recibir el bien o servicio. Por ejemplo, pagas el 30% para que te reserven una fecha y empiecen a trabajar.
• Señal o arras: es una cantidad que se entrega para garantizar un contrato. Hay arras confirmatorias (se descuentan del precio) y arras penales (si una parte no cumple, las pierde o las devuelve dobladas).
• Pago a cuenta: modo general de referirse a cualquier pago parcial que se imputará a una factura futura. En la práctica, funciona como un anticipo.

La clave está en la intención: si el dinero se va a descontar del precio final, estás ante un anticipo. Y en ese cobro anticipado ya nace la obligación de facturar IVA.

Cuándo nace la obligación de pagar IVA

La regla general del IVA dice que el impuesto se devenga cuando se entrega el bien o se presta el servicio. Pero hay una excepción importante: si cobras antes de entregar, el IVA se devenga en el momento del cobro, por la cantidad cobrada.

Es decir, en cuanto recibes 1.000 euros como anticipo de un trabajo que aún no has hecho, tienes que ingresar el IVA correspondiente a esa cantidad en la próxima declaración. No puedes esperar a facturar al final.

¿Qué pasa si el cliente paga la totalidad por adelantado? Lo mismo: el devengo se produce en el pago, no en la entrega. Es un supuesto de pago anticipado que la ley obliga a facturar.

Esto afecta a la liquidez, porque adelantas a Hacienda un impuesto que todavía no has cobrado íntegro. Por eso conviene planificar las cuentas y emitir siempre la factura de anticipo.

Cómo facturar el anticipo

Cuando recibes un anticipo, tienes que emitir una factura. No vale simplemente con dar un justificante de pago. Es una factura más de tu negocio, con numeración normal y todos los requisitos obligatorios.

• Identifica la operación principal: por ejemplo, “anticipo por desarrollo web para tienda online”.
• Indica la base imponible y el IVA. El tipo será el que corresponda a la operación final (el tipo general, el reducido, etc.).
• Añade la retención de IRPF si eres autónomo y el cliente es una empresa o profesional. La retención se calcula sobre la base imponible, igual que en una factura normal.
• Escribe claramente que es un anticipo o pago a cuenta.

Ejemplo real: un diseñador cierra un trabajo por 2.000 euros más IVA. El cliente paga 1.000 euros antes de empezar. El diseñador hace una factura de anticipo por una base de 1.000 euros, más el IVA, y si es empresario, la retención del IRPF. Esa factura no es un abono ni una pre-factura; es una factura válida, con su numeración y fecha.

El importe del IVA no se queda en tu bolsillo: es un ingreso para Hacienda. Puedes deducir el IVA de facturas recibidas, pero el anticipo cobrado no está sujeto a eso.

Regularización al entregar el bien o servicio

Llega el momento de la entrega y de la factura definitiva. Ahí hay que regularizar la situación.

La factura definitiva debe incluir la operación completa, con el precio total. Y sobre ese total hay que restar la base imponible del anticipo y su IVA. Así no pagas IVA dos veces por la misma cantidad.

Ejemplo continuando: el trabajo completo por 2.000 euros más IVA. El cliente ya pagó 1.000 (base) más su IVA en la factura de anticipo. En la factura definitiva pondrás el trabajo entero por 2.000, descontarás la parte ya facturada (base 1.000 y cuota de IVA correspondiente) y quedarán pendientes los otros 1.000 más su IVA. El cliente te pagará la diferencia.

La factura definitiva no puede incluir todo el IVA de nuevo como si no hubiera pasado nada. Si lo haces, estás duplicando el impuesto y el cliente te lo reclamará.

¿Y si el tipo de IVA ha cambiado entre el anticipo y la entrega? Hay que ajustarlo. El anticipo se facturó a un tipo y la operación final se devenga con el tipo vigente en ese momento. Puede salir una diferencia que se regulariza en la factura definitiva. Aquí no hay normas fijas; el ajuste se hace para que Hacienda reciba exactamente el IVA que corresponde.

También existen las facturas rectificativas. Si el anticipo se hubiera facturado por error y luego se anula, o si la operación se modifica, se emite una factura rectificativa que anula o corrige. Pero lo habitual es que el mecanismo de la resta en la factura definitiva ya deje todo cuadrado.

Señales y arras: cuando la operación se cae

Aquí la cosa cambia. Imagina que una empresa te paga 500 euros de señal para reservar una fecha para un evento. Luego el evento se cancela por causas ajenas. Esa señal puede ser una indemnización por daños y perjuicios.

Si es una arras penitenciales y la operación no se ejecuta, la señal se pierde o se devuelve doblada. Esa cantidad no es la contraprestación de una entrega de bienes ni prestación de servicios. No estás vendiendo nada. Por tanto, no hay IVA que repercutir.

Tendrías que emitir un documento que justifique la cantidad recibida, pero no una factura con IVA. Si ya hubieras emitido una factura de anticipo y luego la operación se cancela, deberías emitir una factura rectificativa para anularla y devolver el IVA ingresado.

Por tanto, antes de cobrar una señal, define bien en el contrato si es justificante de un anticipo que descontará del precio (con IVA) o una cláusula penal por incumplimiento (sin IVA).

Recomendaciones prácticas para tu día a día

• Emita siempre factura de anticipo, aunque sea por un importe pequeño. No esperes a acumular pagos.
• En la factura definitiva, identifica qué factura de anticipo estás compensando. Evita confusiones y facilita la comprobación.
• Si trabajas con varios proyectos, controla en una hoja qué anticipos quedan pendientes de regularizar. Si no lo apuntas, se te pasa.
• Cuando el cliente no es profesional, el IRPF no se aplica. Pero el IVA siempre que el vendedor sea empresario o profesional y el bien o servicio no esté exento.
• No olvides que el plazo de declaración del IVA del anticipo es el mismo que el de la declaración trimestral o mensual en la que lo cobras.

En general, cualquier pago anterior a la entrega se considera anticipo y debe facturarse con IVA. Si tienes dudas con tu caso concreto (arras, pagos fraccionados, ventas de inmuebles, operaciones a plazos), revisa la normativa y, si quieres, en Contaes podemos ayudarte a darle una vuelta.

Este artículo es información general, no sustituye un análisis de tu caso concreto. Consulta siempre con tu asesor para aplicar bien la normativa.