¿Cómo preparar una previsión de tesorería para los próximos meses?

Por qué la tesorería manda y el beneficio espera

Puedes tener una empresa rentable sobre el papel y aun así morir en el intento por falta de liquidez. Pasa más de lo que parece: vendes, facturas, pero el cliente paga a 90 días. Mientras tanto, tú tienes que pagar a proveedores, nóminas y autónomos. Si no sabes cuándo entra y sale el dinero, cualquier imprevisto te obliga a pedir un crédito urgente, a retrasar pagos o a descontar facturas con condiciones malas.

La previsión de tesorería no es un documento para entregar al banco. Es una herramienta tuya, de uso interno, que te dice: en marzo me faltan 12.000 euros. Y si lo sabes en enero, puedes hacer algo. Si lo descubres el 15 de marzo, ya es tarde.

No necesitas ser contable. Solo necesitas una hoja de cálculo y media hora al mes. Aquí tienes un método sencillo para montarla y, sobre todo, para usarla cuando las cosas se tuercen.

Primero: separa lo que ya sabes de lo que estimas

Una previsión de tesorería mira al futuro, pero se apoya en dos tipos de datos muy distintos:

• Datos seguros: cobros y pagos ya comprometidos. Por ejemplo, una factura que vence el día 30 o una cuota de leasing domiciliada.
• Estimaciones: ingresos por ventas que esperas cerrar, gastos variables, compras que aún no has pedido. Aquí no hay certeza, hay hipótesis.

Lo primero que tienes que hacer al montar la previsión es no mezclarlos. Si los juntas, no sabes si el número final es una obligación o un deseo. Te recomiendo una columna para cada mes y dos bloques bien diferenciados: uno de cobros y otro de pagos.

Dentro de cada bloque, ordena los conceptos: clientes, devoluciones de IVA, subvenciones... Por el lado de los pagos: proveedores, nóminas, seguridad social, impuestos, alquiler, suministros y, sobre todo, el pago del autónomo. Ese lo olvida todo el mundo.

Cómo estimar ingresos sin contar con lo que no depende de ti

La parte difícil son las ventas. Si tienes un negocio con estacionalidad, lo sabes. Si es nuevo, lo tienes que asumir: tu primera previsión va a ser poco precisa. No pasa nada. La precisión llega con los datos de los primeros meses y con la costumbre de revisar cada semana.

Para estimar los ingresos, usa dos criterios:

• La cartera de pedidos ya confirmada, aunque no esté facturada.
• La tendencia de los últimos meses, corregida por la estacionalidad y por campañas concretas que tengas previstas.

Una cosa importante: distingue entre facturación y cobro. Si vendes a 30 días, la factura de enero se cobra a finales de febrero o en marzo. Por tanto, no apuntes el ingreso en enero. Apúntalo en el mes en que el cliente te va a transferir el dinero. Parece una tontería, pero es la causa número uno de descuadres.

Si un cliente suele pagar con retraso, no seas optimista. En la previsión, retrasa el cobro al mes real. Es preferible que luego entren antes y tengas más margen, a que te lleves un susto por una previsión hinchada.

Para los pagos, aplica la misma lógica. Un gasto no se apaga cuando lo pides, sino cuando vence. Y si trabajas con proveedores habituales, mira cómo se comportan: ¿te cobran a 60 días o te insisten a los 15? Eso también se nota.

Una plantilla sencilla para empezar hoy

No hace falta un software complejo. Una hoja de cálculo con columnas de meses y filas de conceptos es suficiente. Esto sería un esquema válido:

Mes 1 | Mes 2 | Mes 3 | Mes 4 | Mes 5 | Mes 6

• Cobros previstos
• Clientes (facturas emitidas)
• Clientes (pedidos estimados)
• Otros cobros (ayudas, devoluciones, IVA)
• Total cobros
• Pagos previstos
• Proveedores y compras
• Nóminas y autónomos
• Seguridad social e impuestos
• Alquiler, suministros, seguros
• Otros gastos fijos
• Total pagos
• Saldo del mes (cobros - pagos)
• Saldo acumulado (lo que vas arrastrando)

La fila clave es la última: el saldo acumulado. Es lo que te dice si necesitas pedir dinero antes de que llegue un pico de gastos. Si ves que en el mes 4 el saldo se vuelve negativo, ahí está el aviso.

No hace falta que la plantilla sea bonita. Lo importante es que la entiendas y que la actualices con frecuencia. Diez minutos cada semana valen más que un día entero de análisis al año.

Cómo ajustar la previsión ante escenarios imprevistos

Una previsión de tesorería no es una bola de cristal. Es un modelo que te ayuda a reaccionar rápido cuando cambia el escenario. La clave está en tener preparados tres escenarios, no uno:

• Escenario realista: el que usas de base, con tus estimaciones más probables.
• Escenario pesimista: ¿qué pasa si las ventas caen un 20%? ¿Y si un cliente grande retrasa el pago dos meses? Reduce los cobros estimados, no los confirmados.
• Escenario optimista: si un proyecto sale antes de lo previsto o un cliente paga a tiempo, ¿cuánto colchón te queda?

Con el escenario pesimista, hay que jugar con la fecha de los pagos. Ese proveedor que te ofrece descuento por pronto pago: ¿de verdad te conviene si luego no llegas a fin de mes? A veces es mejor pagar unos días más tarde, aunque suponga un pequeño recargo, que quedarte sin liquidez para pagar las nóminas.

Otra costumbre útil es marcar en el calendario las fechas de los impuestos trimestrales. El ITP, el IVA, los pagos fraccionados del IRPF o del Impuesto de Sociedades: todos ellos son pagos grandes y previsibles. No puedes decir que no lo sabías. Están en el calendario fiscal cada trimestre. Una previsión hecha solo con los gastos corrientes y sin estos pagos no sirve de nada.

Cómo revisar y ajustar la previsión cada semana

La previsión de tesorería no se hace una vez y se olvida. Se convierte en útil cuando la miras con frecuencia. Mi recomendación es una revisión semanal de diez minutos:

• Marca los cobros y pagos que ya se han producido.
• Desplaza al mes siguiente aquellos que se hayan retrasado.
• Añade los nuevos gastos o pedidos que hayas conocido esa semana.
• Compara el saldo acumulado real con el previsto. Si se desvía más de un 10%, pregúntate por qué.

Si ves que el saldo acumulado se acerca a cero o pasa a negativo, tienes opciones. La primera, negociar con proveedores: alargar plazos de pago es habitual y no cuesta nada pedirlo. La segunda, pedir a clientes que acorten plazos de cobro o que paguen una parte por adelantado en pedidos grandes. La tercera, buscar financiación a tiempo: una póliza de crédito se negocia mejor antes de que la necesites. Si esperas a estar en números rojos, cualquier entidad te pondrá condiciones peores.

También conviene que tengas un colchón objetivo, aunque sea pequeño. Digamos: “quiero tener siempre al menos el equivalente a dos meses de gastos fijos de saldo”. Ese número es tu tranquilidad. Si ves que vas a caer por debajo, actúa antes de que ocurra.

El error que cometen casi todos los autónomos

Confundir tesorería con cuenta de pérdidas y ganancias. La cuenta de resultados te dice si ganas dinero. La tesorería te dice si puedes pagar las facturas este mes. No son lo mismo y no tienen por qué coincidir.

Puedes tener un trimestre con beneficios y una caja vacía porque aún no has cobrado las ventas de ese trimestre. O al revés: tener caja llena porque cobraste una factura grande y, sin embargo, estar vendiendo a pérdida. La tesorería no valora si vendes bien o mal: solo te avisa de cuándo llega el dinero y cuándo se va.

Por eso mismo, cuando hagas la previsión no mezcles tampoco los conceptos. Una amortización no es un pago; un impago de un cliente no es una pérdida contable inmediata. En tesorería, lo único que importa es: ¿entra? ¿sale? ¿cuándo?

Ponla en marcha esta tarde

Ahora mismo tienes dos opciones. La primera es seguir como estás y esperar que los impagos no lleguen. La segunda es abrir una hoja de cálculo y apuntar los cobros y pagos que ya conoces para los próximos tres meses. Con eso ya tienes el primer borrador. Luego añades las estimaciones y, a partir de ahí, ya tienes un documento vivo que irás ajustando.

No busques la perfección. Una previsión aproximada a tiempo es mucho más útil que un análisis exacto cuando ya es tarde. Empieza con tres meses de horizonte: es un plazo lo bastante corto para que las estimaciones sean fiables y lo bastante largo para que puedas reaccionar a tiempo.

Si necesitas ayuda, una gestoría puede revisar tus números, ayudarte a montar el modelo y recordarte los pagos trimestrales. Pero esto no es algo que solo deba hacer tu asesor: es la herramienta que te permite dormir tranquilo sabiendo que no te va a saltar un descubierto. Que no te pille el mes de agosto con el IVA a la vuelta de la esquina y la caja temblando.

Información general: este artículo ofrece pautas orientativas, pero cada negocio tiene particularidades. Ante una decisión concreta, revisa tu situación con un asesor.