¿Cómo contabilizo las facturas pendientes de recibir al cierre del ejercicio?

El clásico del cierre: la factura que llega tarde

Estamos a 31 de diciembre. Ha hecho el inventario, revisa la contabilidad, y le falta un gasto importante: el abogado le pasó una minuta por un pleito que está llevando. El trabajo se hizo en diciembre, pero la factura no llegará hasta enero. O el gestor le avisa de que una asesoría le pasará su factura de diciembre en febrero. ¿Qué hace? ¿No contabilizar ese gasto hasta que llegue? ¿Esperar a que llegue y luego corregir el cierre?

La respuesta corta: debe contabilizarlo ahora, aunque no tenga la factura. La contabilidad no funciona por el criterio de caja, sino por el principio del devengo. Usted registra los gastos e ingresos cuando se producen, no cuando se cobran o se pagan. Y eso incluye los gastos pendientes de facturar a cierre del ejercicio.

Si no lo hace, su cuenta de resultados mostrará un gasto de menos y un beneficio de más. Pagará más impuestos de lo que toca y sus cuentas no reflejarán la realidad. Justo lo que quiere evitar.

El principio del devengo en el día a día

El Plan General Contable lo dice claro: los gastos e ingresos se imputan al ejercicio en que se devengan, con independencia de la fecha de pago o cobro. “Devengar” significa que el servicio o la entrega se ha realizado, aunque no se haya facturado o cobrado.

Piense en la luz. Usted consume electricidad en diciembre, pero la factura le llega en enero. ¿Ese gasto es de diciembre o de enero? Es de diciembre, porque el consumo se ha producido en diciembre. La factura solo es el documento que lo acredita.

Con sus proveedores habituales pasa igual: si le prestan un servicio en diciembre, el gasto es de diciembre. Da igual que el PDF llegue el 5 de enero o el 3 de febrero.

El problema surge cuando no tiene ni la factura ni un documento equivalente. ¿Cómo sabe que existe el gasto? Por el contrato, por el encargo, por el trabajo realizado. Habrá recibido un email, un presupuesto, una orden. Eso es suficiente para registrar el gasto y la deuda correspondiente.

El asiento de “factura pendiente de recibir”

En el Plan General Contable existe una cuenta específica para esto: la 609. Se llama “trabajos, suministros y servicios pendientes de recibir” o, en la práctica, “facturas pendientes de recibir”. Se utiliza para contabilizar gastos del ejercicio cuya factura no ha llegado a 31 de diciembre.

El asiento que debe hacer, por ejemplo, por un servicio de 1.000 euros más el impuesto correspondiente, sería:

Debe: Cuenta de gasto (por ejemplo, 623 Servicios de profesionales independientes) por el importe neto. Debe: H.P. IVA soportado por la cuota de IVA. Haber: Cuenta 609 por el total (base más IVA).

Con ese asiento ya tiene el gasto en el ejercicio y también la deuda con el proveedor. La cuenta 609 es una cuenta de pasivo que compensa la falta de factura. No la confunda con una deuda normal. Es una vía temporal.

Si el servicio está recibido pero no facturado, es obligatorio hacer este apunte. Si usted trabaja con estimaciones, haga una estimación razonable. No espere a tener la factura exacta: la cifra puede ajustarse cuando llegue.

Y ahora, ¿qué pasa cuando llega la factura?

La factura llegará en enero, febrero o incluso más tarde. Es posible que el importe coincida con su estimación o que difiera. También puede ser que el IVA no sea el mismo porque el tipo aplicable haya cambiado (esto ocurre a veces con cambios normativos). Sea como sea, debe corregir el asiento anterior.

La mecánica es sencilla: revierte la provisión y contabiliza la factura real.

Primero, da de baja la cuenta 609. Si estimó 1.000 y la factura llega por 1.000, el asiento sería: debe 609 por 1.000, y en contrapartida abona la cuenta 609 al haber. No, perdón: eso sería un asiento interno sin sentido. Hay que explicarlo mejor.

El asiento de reversión y registro simultáneo se hace así. Cuando tenga la factura, en el nuevo ejercicio:

Debe: Cuenta 609 por el importe estimado (anula la deuda temporal). Haber: Cuenta 410 Acreedores por prestaciones de servicios (o la cuenta de proveedor que use) por el total de la factura, y luego los ajustes.

En realidad, lo habitual es un único asiento en el que:

Debe: Cuenta 609 por el importe que tenía pendiente (para cancelar esa cuenta). Debe o Haber: Cuenta de gasto por la diferencia entre lo estimado y lo real (si es mayor o menor). Debe o Haber: H.P. IVA soportado por el IVA real. Haber: Cuenta 410 Acreedores por el total de la factura.

Puede parecer complicado, pero si su gestor le hace la contabilidad, él lo hará sin despeinarse. Usted solo necesita entender el porqué.

Un ejemplo práctico para verlo claro

Supongamos que estamos a 31 de diciembre. Usted sabe que su asesoría le va a pasar una factura por servicios de noviembre y diciembre, pero aún no ha llegado. Estima que serán 1.000 euros más IVA. Hace el asiento con la 609.

En enero le llega la factura por 1.050 euros más IVA. La diferencia es de 50 euros. Solo tiene que ajustar esos 50. No hace falta “reabrir” el ejercicio anterior. Es un ajuste en el ejercicio actual contra una cuenta de gasto si el gasto es mayor, o de ingreso si es menor.

Hay quien prefiere contabilizar la diferencia directamente contra reservas cuando la factura llega después de aprobarse las cuentas anuales, pero eso es un matiz que solo se usa en casos extremos. Déjelo en manos de su gestor. La regla general es la que le he contado.

Si la factura no llegara nunca, deberá mantener la cuenta 609 y, cuando tenga certeza de que no va a llegar, darla de baja. Pero eso ya es otra historia.

Errores frecuentes que debe evitar

Uno: olvidar contabilizar la factura pendiente porque “total, llegará en enero y la meto entonces”. Así está trasladando gasto de un ejercicio a otro y falseando el resultado.

Dos: contabilizar la factura en el ejercicio siguiente y luego rectificar las cuentas anuales ya presentadas. Eso no se hace. No puede cambiar el cierre de diciembre a posteriori. Por eso se usa la cuenta 609: para dejar el gasto en el ejercicio correcto sin esperar a la factura.

Tres: usar la cuenta 609 para gastos que realmente no se han devengado. Si el servicio aún no se ha prestado, no puede contabilizar el gasto. Un anticipo no es un gasto, es un pago anticipado.

Cuatro: confundir la 609 con la cuenta de periodificación. La 609 es para servicios recibidos y no facturados. La periodificación es para gastos pagados por adelantado. Son conceptos diferentes.

La importancia de un buen cierre contable

El cierre del ejercicio no es solo presentar unos papeles. Es la base del impuesto de sociedades, de la declaración de la renta si es autónomo, y de las cuentas que verán su banco o un inversor. Un gasto sin contabilizar a 31 de diciembre puede suponer pagar más impuestos de lo que le corresponde. Y encima tendrá que defender el error ante Hacienda si le pregunta por qué su contabilidad no cuadra.

No se juegue el cierre. Haga un listado a final de año de los servicios recibidos de los que no tenga factura. Hable con sus proveedores habituales. Pídales una nota de gasto o simplemente estime el importe según lo que haya trabajado. Su gestor le ayudará a hacerlo bien.

Con Contaes el cierre duele menos (o eso intentamos)

En Contaes llevamos años haciendo cierres para autónomos y pymes. Sabemos que diciembre es un mes de muchas cuentas y pocas horas. Por eso nuestro equipo se encarga de revisar las facturas pendientes, proponer los asientos de periodificación y dejar el cierre listo para presentar. Usted solo tiene que pasarnos su documentación y nosotros nos ocupamos del resto. Pero si prefiere hacerlo usted mismo, este artículo le servirá de guía.

Recuerde: esto es información general, no un consejo personalizado. Cada negocio tiene sus particularidades. Consulte siempre con su asesor o gestor antes de tomar decisiones contables o fiscales.