Cambiar de gestoría sin quedarte a medias

Tu contabilidad es tuya, no del gestor

Parece una tontería, pero es el origen de muchos miedos. Llevas años enviando facturas, nóminas y extractos a tu gestoría. Ellos los guardan, los presentan y a veces parece que ese archivo les pertenece. No es así.

La contabilidad es tuya. Los justificantes, los contratos, las escrituras, los libros obligatorios y todos los documentos que se han presentado en tu nombre ante la administración también son tuyos. Tu gestoría tiene la obligación de entregártelos cuando los pidas. Y no debería ponerte pegas.

¿Qué puedes llevarte exactamente?

• Toda la documentación contable: facturas recibidas y emitidas, extractos bancarios, libros de IVA, de IRPF o de sociedades.
• Toda la documentación fiscal: declaraciones presentadas, recibos, providencias, respuestas de la agencia tributaria.
• Toda la documentación laboral: nóminas, contratos de los empleados, seguros sociales, partes de alta y baja.
• Los contratos que hayas firmado con tu gestoría para revisar qué servicios estaban incluidos y hasta cuándo.
• Los certificados digitales o claves que hayas dejado en su poder, si es que los tenían. Si no, tendrás que pedir su revocación para que no queden accesibles.

No hace falta que te lleves una caja de cartón. En la práctica, casi todo está en formato electrónico. Pide una copia completa en un archivo ordenado y con los formatos estándar. Y hazlo por escrito, con acuse de recibo. Así, si algo se pierde por el camino, la responsabilidad queda clara.

Y ojo: si tu gestoría se niega a entregarte la documentación, no estás ante un problema de confianza, sino ante un incumplimiento. No hace falta que te pongas agresivo, pero sí firme.

El momento del año importa más de lo que crees

Cambiar de gestoría no es como cambiar de compañía de teléfono. Hay fechas fiscales que se repiten cada trimestre y cada año. Si haces el cambio en plena vorágine de declaraciones, es fácil que algo se caiga por el camino.

Lo ideal es cambiar justo después de presentar el último modelo del trimestre. Así la anterior gestoría cierra un ciclo y deja un cajón ordenado. La nueva empieza con un punto de partida limpio, sin la presión de tener que preparar una declaración en dos días.

Evita los meses finales del año si tienes una sociedad con un cierre contable complejo. Y también la campaña de la renta, tanto da que seas persona física como administrador de una empresa. Es un momento en que las gestorías van con el agua al cuello. Si llegas con una mudanza encima, no te van a atender como mereces.

Si tu negocio tiene estacionalidad, piensa también en eso. Un autónomo que trabaja sobre todo en verano hará mejor en cambiar en otra época. No hay una fecha universal válida. Hay un buen criterio: busca un hueco de varias semanas sin obligaciones fiscales próximas. Y si tu caso es especial, pregunta a la gestoría que quieres contratar antes de firmar; ella te dirá cuál es el mejor momento.

Un caso típico: el que decide cambiarse en diciembre porque regulariza su situación. Empieza el año nuevo con una nueva gestoría que no conoce su historia y en un par de semanas tiene que presentar los últimos modelos del año anterior. Resultado: trabajo de urgencia, errores y malos humores. No lo hagas.

Qué preguntar antes de firmar con la nueva gestoría

Escoger gestoría no debería ser solo por el precio. Es una relación larga y con consecuencias si algo falla. Antes de firmar, tienes que preguntar cosas concretas. No te quedes en lo que pone en su web.

Estas son las preguntas que haría un asesor con años de experiencia:

• ¿Quién será la persona responsable de mi expediente? Necesitas saber a quién llamar, no a un call center.
• ¿Qué software usan y tendré acceso a mis documentos? Porque si no tienes acceso, seguirás dependiendo de que te pasen la información cuando les parezca.
• ¿Qué obligaciones llevan ellos y cuáles tendré que gestionar yo? Por ejemplo, hay gestorías que presentan los modelos de IVA pero que no llevan las nóminas. Mejor saberlo antes.
• ¿Cómo se hace el traspaso desde mi gestoría actual? Algunas ofrecen un servicio de acogida en el que se encargan de pedir toda la documentación. Otras te dicen que ya te las apañes.
• ¿Qué ocurre con las notificaciones electrónicas pendientes? Si en la gestoría anterior tenían la autorización para recibirlas, habrá que revocarla y darla de alta en la nueva.
• ¿Qué pasa con los plazos que ya están en curso? Por ejemplo, si tienes un requerimiento de Hacienda a la vuelta de la esquina, la nueva gestoría tiene que saberlo y asumirlo antes de firmar.
• ¿Tienen un seguro de responsabilidad civil? Si se equivocan, que puedas reclamar. Es bueno preguntarlo.
• ¿Cuánto me costará el traspaso en sí? Porque hay gestorías que cobran una cuota especial para ponerse al día con el histórico.

No firmes nada sin tener claro si la nueva gestoría va a pelear por tu documentación o si simplemente va a esperar a que llegue. La gestión del cambio es parte del servicio, no un favor.

Solapa unas semanas: es la única manera de no quedarte a medias

Hay quien intenta hacer el cambio en un día: termina con una gestoría y al día siguiente empieza con la otra. Eso puede funcionar en negocios muy sencillos, pero más habitualmente que lo pagas caro.

La razón es que la gestoría anterior tiene conocimientos que solo están en su cabeza: cómo se calculaban las provisiones, si hay un acta anterior que condiciona el IVA, por qué se hizo una regularización extraña el año pasado. Eso no aparece en los papeles. Y de pronto, la nueva se encuentra con un expediente sin explicaciones.

Lo sensato es que las dos gestorías se solapen durante unas semanas. No hace falta que trabajen juntas todos los días, pero sí que haya un período de traspaso en el que la nueva pueda llamar a la anterior para preguntar. Ese tiempo también te sirve a ti para comprobar que no se queda nada en el tintero: una autoliquidación pendiente, una notificación del catastro, un cambio de domicilio fiscal.

¿Cómo se hace con elegancia? Se avisa a la gestoría actual con tiempo, sin malas caras. Se le pide una carta de cese en la que se indique el momento en que dejan de tener tu autorización para presentar documentos. Y se autoriza a la nueva a contactar con la anterior para que le entregue el expediente completo.

Eso sí: atento a los plazos. No puedes tener dos gestorías presentando declaraciones por ti a la vez. El cese de la autorización de la anterior y el alta de la nueva tienen que estar bien coordinados. Aquí no vale improvisar.

Otro error habitual: el que cambia de gestoría y olvida actualizar su domicilio fiscal o sus datos censales. Las cartas de Hacienda no perdonan. Si sigues recibiendo notificaciones en el buzón electrónico asociado a la gestoría anterior, te lo puedes perder. Revisa ese punto antes de dar el salto.

No te vayas con una sonrisa y sin un documento

Haz una lista con todas las obligaciones que tienes en curso. Entrégasela a la nueva gestoría desde el primer día. Y pide que te confirmen por escrito que han revisado tu situación y que no ven nada raro. Si luego aparece una sorpresa, sabrás quién debía haberlo visto.

Cambiar de gestoría es un movimiento sano. Si lo haces porque necesitas un servicio más ágil, porque quieres digitalizarte o porque no hay suficiente comunicación, adelante. Tu empresa está en juego y tienes derecho a rodearte del equipo adecuado.

Y no tengas miedo de hacer preguntas que parecen torpes. Mejor quedar en evidencia una vez que arrastrar un error fiscal durante años.

Esto es información general, no un consejo jurídico o fiscal adaptado a tu caso. Consulta siempre con un profesional antes de tomar decisiones que afecten a tus obligaciones.