Qué mira Hacienda cuando pide los libros

Primero: ¿qué son "los libros" para Hacienda?

Cuando un inspector pide "los libros", no se conforma con el Libro Diario. Quiere ver toda la documentación que sostiene la contabilidad. Hablamos de facturas emitidas y recibidas, extractos bancarios, contratos, tickets, justificantes de pago, y cualquier papel que explique un movimiento.

A ti te suena a archivo. Para Hacienda es una cadena: cada apunte contable debe enlazar con un documento, y ese documento debe ser válido. La revisión no es aleatoria: busca huecos, saltos y contradicciones.

La numeración: facturas sin saltos

Lo primero que miran es si las facturas están correlativas. Emites la factura 12 y la siguiente es la 14. ¿Dónde está la 13? Puede que la anularas. Pero si no has guardado la factura anulada y su justificante, parecerá que ocultas una venta.

Lo mismo pasa con las recibidas: entra una factura de un proveedor y luego otra con número anterior. Si tu proveedor se ha equivocado de serie, mal asunto si no puedes explicarlo.

Un error común en las pymes es tener dos talonarios o usar el mismo número en el programa dos veces porque uno se borró. Si al imprimir la factura falló y la reimprimiste con otro número, la primera copia, aun rota, debe conservarse.

La regla es sencilla: toda la numeración, incluidos huecos y anulaciones, debe estar documentada. Si no, Hacienda puede presumir que hay ventas no declaradas que financian gastos personales.

El cuadre entre libros y modelos

Después mira si lo que declaraste en los modelos coincide con lo que reflejan tus libros. El ejemplo clásico es el IVA.

Si en el modelo 303 del primer trimestre declaraste 12.000 euros de base imponible de ventas, tu libro de facturas emitidas tiene que sumar esa misma cantidad. Y tu libro de gastos debe justificar las cuotas deducibles que te restaste.

No hace falta que todo cuadre a céntimo porque haya ajustes, pero debes poder explicar cada diferencia. Si aparece un gasto de 1.000 euros en el libro y en la declaración del IVA te dedujiste 210 euros, ¿qué factura es esa? Si no la encuentras, el gasto se puede caer entero.

También revisan el IRPF: los pagos a cuenta, las retenciones de empleados y profesionales. Es muy fácil desviarse un mes y no actualizar el libro. Cuando llega el requerimiento, cada falta de concordancia se convierte en una sospecha: cobras facturas que no declaras o pagas gastos personales desde la empresa.

Gastos deducibles: la factura no basta

Aquí la gente se confía. Creen que por tener una factura ya es deducible. Hacienda mira el contenido, no solo el papel.

Una factura de un restaurante a nombre de la empresa, con NIF y domicilio, puede no valer si es una comida de cumpleaños con amigos. ¿Cómo lo sabe el inspector? Porque tiene criterios: qué día es, cuántos asistentes pone en el ticket, si el gasto es recurrente, si está relacionado con clientes o proveedores reales.

Para que un gasto sea deducible tiene que estar justificado en cuanto a su necesidad para la actividad. No vale "era una comida con un posible cliente" si no hay un correo, un contrato o una agenda que lo respalde.

Otro ejemplo claro: el carburante. Hacienda admite el gasto de gasoil si el vehículo está afecto a la actividad. Pero si usas el mismo coche para todo, la deducción puede ser parcial. Si no llevas un registro de kilómetros o del uso, el inspector aplicará prudencia y te lo podrá quitar.

También vigilan las facturas de proveedores que están en paraísos fiscales o que son poco conocidos. No es que estén prohibidas, pero la carga de la prueba la tienes tú: tienes que demostrar que el servicio existió y que su precio era de mercado.

El rastro de cada apunte hasta su documento

Imagina que en tu libro contable hay un asiento: "Gastos de oficina" 300 euros. El inspector pide su justificación. Si tardas cuatro semanas en encontrar la factura, te lo anotará en el acta.

Peor si el apunte se generó porque el banco te pasó un recibo de un seguro y lo contabilizaste sin saber qué era. Cuando piden la póliza, no la encuentras, y el recibo no dice qué cubre. El gasto se convierte en no deducible porque no puedes acreditar su origen.

Hacienda no solo mira que exista un papel. Mira que el papel corresponda al asiento. Si el asiento dice "pago a proveedor" con 500 euros, y el extracto bancario dice 450 porque te hicieron un descuento, tiene que estar anotado ese descuento. Si no, no cuadra.

Los apuntes deben tener una trazabilidad completa: cuándo se registró, de qué factura viene, cómo se pagó, y si el pago fue en metálico, qué justificante hay. En operaciones de más de 3.000 euros, el pago en efectivo ya no es deducible. Esa norma sigue dando sorpresas a muchos.

Antes de que llegue el requerimiento

No esperes a la carta. Haz una revisión anual de tus libros aunque no tengas obligación de auditoría. Puedes hacerla en enero, antes de presentar el último trimestre.

Revisa que cada factura emitida tenga su número correlativo. Guarda las anuladas con su motivo. Comprueba que las facturas recibidas tienen NIF, domicilio, base e IVA bien desglosado. Si una no pasa el filtro, no la contabilices como deducible; o pide otra al proveedor antes de cerrar el ejercicio.

Concilia los extractos bancarios con tu libro de gastos. Una vez al mes basta. Cada movimiento del banco debe tener su asiento o su explicación. Si te sobra un recibo domiciliado sin identificar, es un foco de problema.

Digitaliza todo. No sirve de nada tener la contabilidad en un programa si el justificante está en una caja llena de papeles. Necesitas localizar cualquier factura en menos de cinco minutos. Escaneada y nombrada por fecha y proveedor, perfecto.

Aprovecha también para revisar si has incluido gastos personales entre los de la empresa. Es más frecuente de lo que parece: un viaje, una comida, un capricho con tarjeta de empresa. No pasa nada si lo detectas y lo sacas a tiempo. Pasa mucho si lo detecta Hacienda y te lo considera una retribución no declarada.

La mejor respuesta a un requerimiento no es una defensa brillante: es llegar antes con los papeles en orden.

Cuando recibas la notificación, respira y actúa con método. Reúne los libros obligatorios, las facturas, los extractos y los contratos. Mira si el requerimiento menciona períodos concretos o conceptos específicos. Si algo no cuadra, no intentes esconderlo: explícalo en un escrito con la documentación que lo aclare.

Y una última advertencia: la contabilidad no es un trámite. Es la memoria de tu empresa. Si la llevas con orden, no tendrás que sudar cuando Hacienda llame a la puerta.