El recuento anual llega tarde

En diciembre llega el susto

En muchas pymes, el recuento del almacén se reserva para el final del año. Se cierra un día, se cuenta todo, se anotan diferencias y se ajusta el stock.

Ese recuento sirve, como mucho, para cuadrar una fotografía de un solo día. El resto del año, el sistema dice una cosa y la estantería dice otra. Tú vendes, compras y calculas márgenes sobre un número que no es el real.

Ese es el problema: no es un ajuste lo que necesitas. Es conocer tu negocio durante los doce meses.

El margen que ves no es el margen que vives

Pongamos un ejemplo sencillo. Compras un artículo por 10 euros y lo vendes por 15. La cuenta de resultados dirá que ganas 5 por cada venta. Pero dentro de esa compra, hay unidades que se rompen, que se pierden o que el transportista estropea. No las has vendido, no cobras por ellas, pero las pagaste.

Si no lo contabilizas en el momento, tu hoja de márgenes sigue diciendo que cada venta te deja 5 euros. La realidad es algo menos. Cuando haces el recuento anual, descubres que de 100 unidades que compraste, solo quedan 15 en lugar de las 20 que indicaba el sistema. Entonces haces un ajuste de 5 unidades que te resta beneficio de golpe. Pero ese coste no corresponde a diciembre: se ha ido generando mes a mes.

Recuento anual: un día de caos

No solo es un dato malo. El recuento físico anual tiene otra desventaja: paraliza el almacén.

• Los pedidos se retrasan porque no puedes tocar la mercancía.
• El personal cuenta rápido y mal, sobre todo si hay prisa por cerrar.
• Se corrigen diferencias sin investigar, porque no hay tiempo de buscar la causa.

Así, acabas con un stock que parece cuadrar, pero nunca sabes por qué se descuadró. Y al año siguiente repetirás el mismo ritual.

Inventario permanente: otra forma de trabajar

Un inventario permanente no es un lujo. Significa que cada entrada y salida de mercancía se registra en el momento. Cada venta, cada compra, cada devolución, cada baja por rotura. Así el sistema siempre sabe lo que deberías tener.

¿Eres una pyme de cinco empleados? También lo necesitas. No necesitas un gran sistema. Puedes empezar con una hoja de cálculo bien llevada o con la opción de gestión de stock de tu herramienta de facturación.

Cuando alguien rompe una bombona de cristal, no basta con barrer los restos. Hay que dar de baja esa referencia en el mismo momento. Si no, estás contando una mentira dentro de tu propia contabilidad.

Recuento cíclico: contar poco, pero contar siempre

El recuento físico no desaparece. Lo que cambia es la frecuencia.

En lugar de contar todo en diciembre, se cuentan determinadas referencias cada semana o cada mes.

Por ejemplo, escoges 20 referencias al azar. Cuentas lo que hay, lo comparas con lo registrado y apuntas la diferencia. Si hay un error grande, investigas.

Las ventajas son claras:

• No detienes el almacén.
• Detectas errores pronto, cuando aún puedes corregirlos.
• Descubres malas prácticas: robos internos, proveedores que mandan menos, personal que no escanea mercancías.
• Al cierre del año no hay sorpresas, porque ya has ido ajustando.

Se puede hacer con la plantilla que tienes. No necesitas más recursos, sino más constancia.

La merma no se espera: se registra cuando ocurre

Una merma no es un descubrimiento. Es un evento que sucede en un momento concreto. Y si no lo apuntas en ese momento, contaminas todos los meses siguientes.

Piensa en un almacén donde se pierde una garrafa de aceite cada dos meses. Si lo anotas el día que pasa, cada mes su resultado refleja ese coste. Si lo esperas al recuento anual, tu resultado de enero, febrero, marzo y abril parece mejor del que es. O mides la merma cuando pasa, o la mides a ciegas.

No se trata de contar más, sino de conocer antes

El recuento anual tiene sentido para empresas con pocos movimientos o sin equipo. Pero si tu empresa tiene cinco empleados y cincuenta referencias que se mueven a diario, anotar solo en diciembre es tarde.

Convierte la toma de inventario en una rutina. No hace falta contarlo todo de golpe: cuenta cada referencia varias veces al año, priorizando las que más se mueven o más valen.

El objetivo no es contar y cuadrar. Es entender qué pasa con tu mercancía mientras pasa.

Ese es el cambio de mentalidad.