Cobrar antes sin perder al cliente

La deuda se mide en días, no en euros

En el despacho veo todos los días empresas que solo persiguen las facturas grandes. Se olvidan de la de 300 euros de hace ocho meses. Mal hecho.

Una factura con tres meses de antigüedad tiene mucho menos recorrido que una de hace veinte días. Cada día que pasa, tu posición se debilita: el cliente se acostumbra a deberte, encuentra otro proveedor y pierde la vergüenza.

Lo pequeño olvidado se convierte en lo grande que un día no cobras.

• Lleva un listado de facturas por antigüedad, no por importe.
• Ataca primero la más vieja, aunque sea ridícula.
• Si un cliente te debe tres facturas de plazos distintos, empieza por la que venció antes.

Da igual que sea un cliente excelente. Cuando no paga, deja de ser excelente: se convierte en un riesgo.

Pacta por escrito, aunque te parezca feo

"Llevamos diez años con esta forma de trabajar." Esa frase no vale para cobrar. Si no lo tienes escrito, el compromiso del cliente es débil.

En el contrato o en la hoja de encargo tiene que estar claro cuándo pagas y cómo pagas. No vale un "a 60 días" ambiguo. Hay que decir: la factura se paga a los sesenta días naturales desde su emisión, por transferencia, a la cuenta indicada.

Las condiciones deben estar cerradas antes de empezar a trabajar. Reabrir la conversación después de la entrega es ponerte en una posición incómoda.

Además, acostumbra a tus clientes a recibir un documento que lo confirme. La factura proforma o el presupuesto aceptado ya son un contrato. Que no haya sorpresas con el plazo.

Una factura impagada no es un problema de dinero, es un problema de información. Te avisa de algo que está fallando en la relación.

El recordatorio antes del vencimiento: la mejor herramienta

No tienes que esperar a que la factura venza para empezar a perseguirla. Envía un aviso dos o tres días antes. Un correo breve vale más que cualquier reclamación posterior.

Ese correo no es una amenaza. Es una cortesía profesional: "Te recuerdo que la factura X de importe Y vence el viernes. Si necesitas cualquier dato, dímelo".

Con eso consigues dos cosas. Que tu factura no pase desapercibida en el montón. Y que el cliente que no tiene intención de pagar se ponga nervioso antes de lo previsto.

• Establece una rutina: cada lunes, revisa los vencimientos de la semana siguiente.
• Envía el recordatorio con tiempo para que te puedan responder.
• Pide confirmación de recepción en el correo.

Si el cliente te dice que no tiene efectivo, ya lo sabes antes de que venza. Has ganado semanas de margen.

El cliente grande que paga tarde

Todos tenemos un cliente gordo que se salta el plazo. La excusa es la misma: "Es el que da volumen". Y sí, da volumen, pero también te obliga a financiarle el negocio.

Que pague tarde no es gratis. Si tú pagas a tus proveedores a treinta días y tu cliente grande te paga a noventa, la diferencia la pones de tu bolsillo.

La solución no es no trabajar con él. Es cambiar las reglas del juego por escrito.

Primero, dentro de la empresa del cliente hay, al menos, dos personas: el que compra y el que paga. Habla con el que paga, no solo con el de compras. El comercial te dirá que todo va bien. El de administración te dirá la verdad.

Segundo, negocia algo a cambio del retraso. Por ejemplo, incluye en el contrato un calendario de pagos con cuotas o un plan de pago fraccionado. No aceptes que te diga "ya lo iremos viendo".

También puedes ofrecer descuento por pronto pago. En lugar de reclamar, premia al que cumple: un 2 % o un 3 % de descuento por pagar en menos plazo. Es rentable si el interés de tu banco te cobra más por descubrir el impago.

Y si el cliente grande abusa de forma sistemática, haz números. Con margen del 10 % y retrasos de noventa días, cada mes que tardas en cobrar te come el margen. A veces, no compensa.

Saber cuándo dejar de servir

Hay un momento en que la deuda deja de ser un problema puntual y se convierte en un hábito. Cuando eso pasa, tienes que tomar una decisión.

Si un cliente supera el plazo fijado en más del doble, y encima no responde a tus recordatorios, deja de servirle. Sin un pago al día o un plan de regularización firmado, cada nueva venta es una deuda más, no una venta.

Nadie quiere perder un cliente. Pero hay que preguntarse cuánto te cuesta conservarlo. Un cliente que paga tarde te obliga a pedir préstamos para pagar tus nóminas. Ese es el coste real.

Antes de cortar, haz un intento formal de cobro. Notifica al cliente, por escrito, que si no regulariza la situación, cancelarás los servicios pendientes. La mayoría de impagos puntuales se resuelven en esta fase.

Y si no se resuelve, déjalo. Tu tiempo también vale. Un cliente que no paga no es un cliente, es una factura con patas.

La regla de oro

No esperes a que la deuda sea vieja para actuar. No pienses que la factura pequeña desaparece sola. No confundas paciencia con debilidad.

Pacta desde el principio. Avisa antes de que venza. Clasifica por antigüedad. Y no sirvas a quien no paga.

Cobrar antes no es presionar al cliente. Es saber qué quieres y pedirlo con educación. El buen cliente no se va por eso. Al contrario, agradece trabajar con alguien que cuida su tesorería.